Redovisningstekniska riktlinjer & rutiner

REX 2.0 SVENSK STANDARD FÖR REDOVISNINGSUPPDRAG Rex – Svensk standard för redovisningsuppdrag är en metodik som vi tillämpar i vår yrkesutövning i alla våra uppdrag. Med redovisningsuppdrag avses i standarden ett uppdrag där ett redovisningsföretag biträder uppdragsgivare med ekonomiadministrativa tjänster och rådgivning. Standarden baseras på en rad grundläggande principer att förhålla sig till för att utföra sitt arbete med hög kvalité. Standarden baseras på grundläggande principer för hur en redovisningskonsult ska förhålla sig till olika situationer för att utföra sitt arbete med hög kvalitet.

Grundläggande förhållningsregler Våra grundläggande förhållningsregler utgår från att hela verksamheten ska så långt det är möjligt säkerställa att REX – Svensk standard för redovisningsuppdrag efterföljs. Vi har därför övergripande principer kring kunskapsinhämtning, informationsdelning, dokumentation och beslutsvägar för att på ett tydligt sätt identifiera ansvar och förhållningssätt.  Kunskapsinhämtning För att följa redovisningsprinciperna, REX 115 Redovisningsföretagets ansvar, REX 120 Redovisningskonsultens ansvar, REX 140 Redovisningskvalité och REX 320 Kunskap om uppdragsgivarens verksamhet är kunskapsinhämtning en grundläggande del av redovisningskonsultens uppdrag.  Vår grundinställning kring kunskap om verksamheten utgår från att kunden alltid har bäst kunskap om verksamheten och besitter all information vi behöver för att utföra våra uppdrag med rätt kvalité. Utgångspunkten är därför att i de fall redovisningskonsulten inte upplever sig ha all nödvändig information ska kunden kontaktas för inhämtning av relevant information.  Kunskapsinhämtning kan röra sig om:  * Verksamhetens syfte och art * Produkter eller tjänsters användning i verksamheten * Produkter eller tjänsters värde eller användningstid Informationsdelning För att följa redovisningsprinciperna, REX 115 Redovisningsföretagets ansvar, REX 120 Redovisningskonsultens ansvar, REX 140 Redovisningskvalité och REX 650 Rapportering av väsentliga händelser är informationsdelning en grundläggande del av redovisningskonsultens uppdrag.  Vår grundinställning kring informationsspridning utgår från att kunden alltid är ytterst ansvarig för att säkerställa att lagar och regel efterföljs i verksamheten men att kunden inte alltid besitter all information om vikten av regelefterlevnad och konsekvenser. Utgångspunkten är därför i de fall redovisningskonsulten inte upplever att kunden följer gällande lagar, regler och riktlinjer ska kunden kontaktas för spridning av relevant information.  Informationsdelning kan röra sig om:  * Information om gällande lagar, regler, riktlinjer eller principer Dokumentation För att följa redovisningsprinciperna, REX 115 Redovisningsföretagets ansvar, REX 120 Redovisningskonsultens ansvar, REX 140 Redovisningskvalité, REX 210 Byrårutiner, REX 220 Redovisningskonsultens dokumentation, REX 230 Intern kvalitetssäkring och REX 650 Rapportering av väsentliga händelser är dokumentation en grundläggande del av redovisningskonsultens uppdrag.  Vår grundinställning kring dokumentation utgår från att redovisningskonsulten alltid är ytterst ansvarig för att säkerställa att dokumentation finns för att minimera tolkningar och efterhandskonstruktioner kring gällande regler, underlätta överlämning mellan redovisningskonsulter och säkerställa en hög kvalité.   Dokumentation kan röra sig om skriftlig dokumentation om: * Kommunikation, informationsdelning och korrespondens med kunden * Informationsspridning kring bristande underlag eller rutiner * Ansvarsfördelning och gällande överenskommelser mellan redovisningskonsulten och kunden. Beslutsvägar För att följa redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet, REX 160 Uppdrag i digital och automatiserad miljö, REX 210 Byrårutiner, REX 310 Antagande av uppdrag, REX 315 Omprövning av uppdrag, REX 330 Uppdragsavtal är identifiering av beslutsvägar en förutsättning för redovisningskonsultens arbete.  Vår grundinställning kring beslutsvägar utgår från att redovisningskonsulten alltid i första hand ansvarar för sina egna uppdrag. Det innebär att redovisningskonsulten bär ansvaret för att så långt det är möjligt säkerställa rätt kvalité i uppdragets utförande. I de fall det inte är möjligt för redovisningskonsulten själv att säkerställa kvalitén fördelas ansvaret vidare inom organisationen enligt gällande beslutsvägar.  * Antagande av uppdrag * Kunskap om verksamheten – Uppdragsansvarig redovisningskonsult * Kundkännedom – Uppdragsansvarig redovisningskonsult * Resursplanering – VD * Förhållande till uppdragsgivaren – Uppdragsansvarig redovisningskonsult * Arbetsmoment vid antagande av nytt uppdrag – Administratör, VD och uppdragsansvarig redovisningskonsult i samråd. * Omprövning av uppdrag * Årlig utvärdering av uppdrag och tillhörande avtal – Uppdragsansvarig redovisningskonsult * Kritisk och aktiv vägledning så att lagar och regler efterföljs – Uppdragsansvarig redovisningskonsult * Upptäcka och kommunicera brister och/eller felaktigheter i redovisning – Uppdragsansvarig redovisningskonsult * Hantering av uppkomna problem – Bokslutsansvarig redovisningskonsult som stöd till uppdragsansvarig redovisningskonsult. * Formell omprövning av uppdrag – Bokslutsansvarig redovisningskonsult. Uppdragsansvarig redovisningskonsult ansvarig för informationsdelning till Bokslutsansvarig samt VD * Avslut av uppdrag * Formell uppsägning av uppdrag – VD. Bokslutsansvarig och Uppdragsansvarig redovisningskonsult ansvarig för informationsdelning till VD. 

Varför gör vi detta? Att hålla interna system såsom byråstödet uppdaterat säkerställer kvalitet och effektivitet i vårt arbete samt minimerar risker för verksamheten, våra kunder och oss som redovisningskonsulter. Enligt REX 140 Redovisningskvalitet, ska vi säkerställa att våra tjänster utförs med hög standard. Dessutom stöttar REX 160, 210 och 230 arbetet i digitala miljöer, med byrårutiner och kvalitetssäkring, vilket gör det enklare att uppnå högt förtroende och följa gällande regelverk. Utöver redan nämnda principer så styrker också REX 120, 320, 610 och SALK 210, 220, 240 och 330 vikten av kvalitetssäkring, dokumentation och kunskap om uppdragsgivarens verksamhet.  Vad händer om vi inte följer rutinen? Om systemet inte är uppdaterat kan vi missa viktiga deadlines, lämna felaktiga uppgifter eller inte följa uppdragsavtalet korrekt. Detta kan leda till bristande kundförtroende, ökade kostnader och, i värsta fall, rättsliga påföljder. Därför är det avgörande att vi systematiskt dokumenterar och överlämnar korrekt information. Vad gör vi för att följa rutinen? Uppläggning av ny kund * Grundläggande De mest grundläggande uppgifterna för kunden/företaget, vilka tjänster som ska utföras enligt uppdragsavtal samt vilken handläggare som ansvarar för uppdraget läggs in i byråstöd av Louise. * Grunduppgifter: * Ny kund läggs upp – välj knapp ”uppdatera” och hämta uppgifter från bolagsverket utifrån bolagsordningens innehåll. * Det kan vara bra att uppdatera på äldre kunder för att säkerställa att information är aktuell. * Mejladress och telefonnummer till ägare/huvudkontakt ska finnas under grunduppgifter. * Verksamhetsuppgifter: * Beskrivning av verksamhet: Utöver den information som hämtas från bolagsverket ansvarar handläggare för att med egna ord kortfattat beskriva verksamheten. * Speciella regelverk att ta hänsyn till Här fylls information i om speciella regelverk finns för verksamheten, exempelvis omvänd byggmoms, vinstmarginalbeskattning, proportionering av moms vid fastighetsförvaltning där det finns blandad verksamhet mm. * Övrig viktig information om klienten Här ska man skriva om företaget har en speciell fakturamejl. Man ska ange vilka som har behörighet hos Skatteverket. Under rubriken bank anger man vilken bank klienten har samt vilka som har behörighet * Bank & revisor Information om revisor hämtas från bolagsverket i samband med uppdatering av grunduppgifter, kontrollera att informationen stämmer. * Kontakter * Samtliga relevanta kontakter knuten till uppdraget ska läggas in under fliken kontakter med en förklaring till vem kontakten är. * Namn, telefon och mejladress ska läggas in för alla kontakter som handläggare vanligtvis och återkommande kommer i kontakt med i företaget. Exempel! Anställda, företagsägare, revisor, support, kontaktpersoner till externa system etc.  * Lägg också in information om inloggningsuppgifter till externa system som används för informationsinhämtning. * Uppdrag Här ska alla tjänster som utförs på kunden finnas med. I kortet för tjänsten finns en ruta för kommentarer, där beskrivs kort hur man utför tjänsten. Exempel! ”Läser in en fil på inbetalningar från banken en ggr/vecka och mejlar reskontra till kunden för att avgöra vilka som ska ha påminnelser” * Specifika rutiner: * Inkomstdeklaration/upprätta bilaga för delägare ska vara placerad på företagsägaren som privatperson * Inkomstdeklaration/Beräkna lönekrav ska vara placerad på företaget. * Dokument * Tidigare har rutin funnits att uppdragsavtal ska kopplas här. Nu räcker det med att uppdragsavtalet bifogas i AML-kontroll. * Denna flik ska däremot bifoga samtliga giltiga uppdragsbeskrivningar knuten till företaget. Samtliga överenskommelser och rutinbeskrivningar mellan uppdragsgivaren och handläggaren ska finnas dokumenterat här. Det kan röra sig om rutinbeskrivningar för: * Kassa med kontant-, dricks- och/eller presentkortshantering * Avstämning av kund- och leverantörsreskontra samt ansvarsfördelning för rot/rutansökan och påminnelsehantering * Betalningsuppdrag och attest * Periodiseringar enligt kundens önskemål om rapportering * Utläggshantering * Ansvarsfördelning för restaurangrapport * Övriga kundspecifika överenskommelser * Noteringar  Här läggs engångsaktiviteter som ska utföras in. Det kan röra sig om att ändra styrelse, ringa upp kunden, kolla upp något specifikt etc.  Läs mer  •    Rex 120 Redovisningskonsultens ansvar, s. 19 •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25  •    Rex 160 Uppdrag i digital och automatiserad miljö, REX s. 30  •    Rex 210 Byrårutiner, REX s. 34 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Rex 320 Kunskap om uppdragsgivarens verksamhet, REX s. 47  •    Rex 610 Mottagare av rapporter, REX s. 104  •    Salk 210 Kvalitetssäkring av den övergripande löneprocessens rutiner, SALK s. 36  •    Salk 220 Kvalitetssäkring av delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39 •    Salk 240 Lönekonsultens dokumentation, SALK s. 44 •    Salk 330 Uppdragsavtal och arbetsbeskrivningar, SALK s. 60

Varför gör vi detta? Att hantera anläggningsregister, avskrivningar och restvärden korrekt är avgörande för att säkerställa hög redovisningskvalitet och ge rättvisande ekonomiska underlag för beslutsfattande. Enligt REX 140 Redovisningskvalitet och REX 510 Löpande redovisningsuppdrag ska vi säkerställa att redovisningen följer branschens högsta standard. Vidare kräver REX 150 att vi följer lagar och regler, medan REX 430 betonar vikten av särskild uppmärksamhet för områden med stor resultatpåverkan. Genom att förstå kundens verksamhet (REX 320) kan vi fatta välgrundade beslut som stärker vårt förtroende och minimerar risker för både oss och våra kunder. Vad händer om vi inte följer rutinen? Om anläggningsregister och avskrivningar inte hanteras korrekt riskerar vi att bryta mot gällande lagar och regelverk, vilket kan resultera i felaktiga årsredovisningar, ökade skattekostnader eller till och med rättsliga påföljder. Detta kan också skapa intern ineffektivitet och skada kundrelationer. De rapporter vi lämnar ut månadsvis kommer inte att vara korrekta om avskrivningarna inte hanterats korrekt. Vad ligger till grund för rutinen? En grundförutsättning för att en tillgång ska anses utgöra en inventarie i en näringsverksamhet är företagets avsikt med innehav av inventarien samt inventariens samband med den bedrivna näringsverksamheten. Inköp och avdrag Inköp av maskiner och inventarier är normalt inte direkt avdragsgilla, avdraget fördelas i stället på flera år genom avskrivning. Förbrukningsinventarier får dock avdras samma år som inköpet sker.  Förbrukningsinventarier Förbrukningsinventarier är direkt avdragsgilla och kan vara av två slag: * Korttidsinventarier, dvs inventarier som har en beräknad livslängd på högst tre år. * Inventarier av ett mindre värde. Företag med momsfri verksamhet Enligt Skatteverket får beloppsgränsen för inventarier av mindre värde höjas med momsbeloppet i de fall ett företag varken har rätt att lyfta moms eller har rätt till återbetalning av moms.  Klassificering av inventarier, ska det vara 1210, 1220 eller 1240? Vi klassificerar inventarier enligt gällande lagar, regler och riktlinjer. Vi utgår från gällande rekommendationer från vår branschorganisation SRF.  1210 Maskiner, mark- och byggnadsinventarier och andra mekaniska anläggningar avsedda för produktion Maskiner, mark och byggnadsinventarier och andra mekaniska anläggningar avsedda för produktion kan exempelvis vara * Arbetsmaskiner, jordbruksmaskiner i ett jordbruk, skogsbruksmaskiner eller CNC robotar i en verkstad * Transformationsstationer, rörledningar och ledningsnät * Grävmaskiner, transportanläggningar, transportband, kranar och arbetsställningar * Silor och cisterner * Kan också vara en bil om den är avsedd för produktion 1220 Inventarier, verktyg och installationer avsedda för hjälpavdelningar, administration och försäljning Inventarier, verktyg och installationer avsedda för hjälpavdelningar, administration och försäljning kan exempelvis vara * Datorer och skrivare * Möbler * Affärsinredning * Bilar 1240 Bilar och transportmedel, som inte är avsedda för produktion Bilar och transportmedel, som inte är avsedda för produktion kan exempelvis vara * Bilar * Fyrhjulingar * Motorcyklar * Skoter Avskrivningstid och restvärde Avskrivningstid och restvärde kan få en stor resultatpåverkan om det är en större investering. Om man sätter för kort avskrivningstid och inget restvärde så blir resultatpåverkan stor både vid de fem första åren som man skriver av tillgången samt en stor vinst när den byts in eller avyttras. Det är viktigt att ha så korrekt information som möjligt att utgå från när man väljer avskrivningstid och restvärde.  Vad gör vi för att följa rutinen? När en inventarie köpts in som ska bokföras är det viktigt att alltid utreda syftet med inköpet och dess användningsområde i verksamheten. Identifiera om det rör sig om en maskin och inventarie eller förbrukningsinventarie, klassificera och fastslå livslängden för att beräkna avskrivningstid och restvärde. * Börja alltid med kunskapsinhämtning enligt grundläggande förhållningsregler * Först efter du fått den kunskap du behöver så att du vad inköpet handlar om kan du göra rätt bedömning. * Lägg upp inventarieinköpet med den inhämtade informationen i företagets anläggningsregister. * Vid osäkerhet, följ grundläggande förhållningsregler – beslutsvägar Tips! Lämpliga frågor att ställa gällande inventarier: •    Vad består inköpet av?  •    Vad ska inköpet användas till i verksamheten? Så du vet hur det ska klassificeras •    Rör det sig om ett utbyte eller ett nyinköp? •    Hur länge räknas ni med att inköpet ska användas i verksamheten?  •    Vilket restvärde tror ni inköpet kommer ha när ni använt det klart och ska säljas/bytas in. Läs mer •    Rex 120 Redovisningskonsultens ansvar, REX s. 19 •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 435 Rimlighetsbedömningar, Rex s. 63 •    Rex 510 Löpande redovisningsuppdrag, REX s. 68 Externa länkar •    Björn Lundén: Uppläggning av anläggningsregister. Läs mer här. •    Björn Lundén: Knowledge om förbrukningsinventarie. Läs mer här •    Fortnox: Kom i gång med anläggningsregister. Läs mer här. •    Skatteverket: Klassificering av inventarier och förbrukningsinventarier. Läs mer här. •    Inkomstskattelagen (18 kap.) (Läs mer i lagtexten) •    Prop. 1980/81:68 s. 113. (Referens för historik och tolkning av regelverk för avskrivningar.)

Inledande affärsförbindelser - antagande av nya kunder För att upprätta en tillräckligt god kundkännedom för att minimera riskerna att Midama Ekonomi och verksamhetens tjänster blir utnyttjade för penningtvätt och finansiering av terrorism görs en inledande kundkännedomsprocess vid antagande av nya kunder. Rutin för antagande av nya kunder följer en systematisk process där både penningtvättsregelverk och REX – svensk standard för redovisningsuppdrag ligger till grund för antagningsprocessen. Nedanstående bild visas en generell bild över en godkänd kundkännedomsprocess enligt penningtvättslagen 3 §. Innan en affärsförbindelse etableras genomförs en grundläggande kundkännedomskontroll. Byråns antagningsprocess utgår från denna process men är individuellt anpassad utifrån byråns verksamhet och arbetsprocesser. Antagningsprocessen sköts genom byråns interna system där både antagande och avslag dokumenteras. Så går det till när vi tar emot nya kunder. När en potentiell kund tar kontakt med oss på Midama Ekonomi, är det oftast vår administratör eller VD som tar emot förfrågan (ibland även annan personal). Kunder kan nå oss på flera sätt – via telefon, mejl, personligt möte eller genom att fylla i kontaktformuläret på vår hemsida. Redan vid första kontakten ställer vi några inledande frågor för att påbörja vår kundkännedomsprocess. Det hjälper oss att förstå vilka behov kunden har och ser till att vi har tillräcklig kundkännedom för att eventuell anta kunden. Vilken information behöver vi? För att vi ska kunna hantera en kundförfrågan behöver vi veta: 1. Företagets status – Är det en befintlig verksamhet, en nystartad, en bolagsbildning eller något annat? 2. Vilka tjänster kunden behöver – Vilka typer av uppdrag vill kunden ha hjälp med? 3. Grundläggande företagsuppgifter * Företagsnamn och organisationsnummer (om det finns) * Ungefärlig omsättning * Om företaget är momsregistrerat och arbetsgivarregistrerat * Vilken momsredovisningsperiod som gäller * Inom vilken bransch företaget verkar 4. Kontakt- och historikuppgifter * Namn på kontaktperson hos företaget * Namn på den som tidigare hanterat företagets redovisning * Om företaget har en registrerad revisor Identitetskontrollen innefattar även kontroll av SANK, SIP, PEP och RCA enligt kontrollstruktur i KYC-programvara (Blikk). Mot vilka register kontrollen görs går att läsa om här En person i politiskt utsatt ställning (PEP) eller familjemedlem till en PEP, eller en känd medarbetare till en PEP innebär alltid att kundens riskprofil är hög. Om det framkommer att kunden är etablerade i ett land utanför EES som av europeiska kommissionen identifierats som ett högrisktredjeland antas inte uppdraget. Omfattningen på åtgärder för att kontrollera om kunden är etablerad i ett högrisktredjeland bestäms utifrån den sammanvägda risken som förknippas med kundrelationen. I samband med identitetskontrollen av kontaktperson på företaget kontrolleras också verkliga huvudmän mot bolagsverkets register (Register verklig huvudman). Då en verklig huvudman enligt våra rutiner alltid ska finnas registrerad så vid utses en alternativ verklig huvudman, exempelvis VD, styrelseordförande eller motsvarande befattning i de fall en verklig huvudman inte finns registrerad. Om kunden är en juridisk person, trust eller liknande juridisk konstruktion där ägarförhållandet och kontrollstrukturen kan vara mer komplicerad sätts utifrån de givna förutsättningarna åtgärder in för att byrån ska få en förståelse och kontroll över gällande ägarstruktur. Åtgärdernas omfattning kan variera från fall till fall. Om kunden eller kundens verkliga huvudman/alternativa verkliga huvudman är en person i politiskt utsatt ställning eller närstående till en sådan: ·         vidtar byrån alltid lämpliga åtgärder för att ta reda på varifrån de tillgångar som hanteras inom ramen för affärsförbindelsen eller den enstaka transaktionen kommer, ·         tillämpar byrån alltid skärpt fortlöpande uppföljning av affärsförbindelsen enligt 13 § och övervaka aktiviteter och transaktioner enligt 4 kap. 1 § i förhöjd omfattning, och ·         inhämtar byrån alltid godkännande från behörig beslutsfattare inför beslut om att ingå eller avbryta en affärsförbindelse. 5. Verksamhet och affärsförhållanden * Var företaget är baserat * Vilka de huvudsakliga kunderna är * Ägarstrukturen i bolaget * Om företaget hanterar internationella betalningar Exempel på vad som kan vara relevant för att anse en kund vara etablerad i ett högrisktredjeland: • Bosatt i landet • Säte • Skatterättsligt hemvist i landet Exempel på vad som kan tyda på koppling till ett högrisktredjeland: • Verklig huvudman bosatt i landet • Verklig huvudman med skatterättsligt hemvist i landet • Filial i landet • Dotterbolag med säte i landet • Moderbolag med säte i landet • Systerbolag med säte i landet • Verksamhet i landet med fast etableringsställe • Verksamhet i landet utan fast etableringsställe  Omständigheter som generellt sett inte bedöms relevanta för frågan om hemvist, men som kan ha betydelse för att anse någon ha koppling till ett högrisktredjeland: • Medborgarskap. - En person kan vara medborgare i ett land som personen aldrig har varit i. I vissa fall är det omöjligt att avsäga sig sitt medborgarskap. • Kundbas i landet. Källa: Simpt ”Grundläggande vägledning kundkännedom” 6. Dokumentation som behöver skickas in För att fullfölja kundkännedomsprocessen behöver vi också: * Registerutdrag och registreringsbevis * Aktuell resultat- och balansrapport * (Om det finns en aktiebok upprättad, ber vi även om den) Nästa steg i kundkännedomsprocessen När vi har tagit emot den grundläggande informationen startar vi en inledande kundkännedomsprocess i vår KYC-programvara (Blikk). Detta är en viktig del av vårt arbete för att säkerställa att vi har en god förståelse för kundens verksamhet och kan uppfylla de krav som gäller för kundkännedom. Därefter gör vår administratör och VD en samlad bedömning utifrån flera faktorer: * Vår kompetens och kunskap – Har vi rätt expertis för att hjälpa dig på bästa sätt? * Arbetsbelastning – Har vi kapacitet att ta in en ny kund med det ansvar och de uppdrag som krävs? * Kundkännedom – Passar din verksamhet in i vår kundportfölj och vårt arbetssätt? Besked om nästa steg Efter denna bedömning återkommer byråns administratör till kunden med besked. Om byrån kan åta oss uppdraget bjuder vi in till ett första möte, där vi går igenom samarbetets upplägg och nästa steg. Om vi av någon anledning inte har möjlighet att ta oss an företaget meddelar vi detta till kunden så snart som möjligt. Om anledningen till avslag sker på grund av misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism rapporterar VD till finanspolisen. Det första mötet – ett viktigt steg i processen Om vi bedömer att vi kan gå vidare med kundens förfrågan bokas ett första möte in. Detta möte hålls tillsammans med: * Den tilltänkta handläggaren på byrån – den/de person/er som i huvudsak kommer att arbeta med kundens uppdrag. * Byråns administratör – som ansvarar för administrativa frågor. * Kundens representanter – de personer från kundens som är ansvariga för samarbetet. Mötet kan genomföras antingen digitalt via videolänk eller fysiskt på vårt kontor, beroende på vad som passar bäst. Syftet med mötet Detta möte är en viktig del av processen där vi: * Går igenom kundens verksamhets behov och förväntningar. * Besvarar eventuella frågor om våra tjänster och arbetssätt. * Säkerställer att vi har all nödvändig information för att fatta ett välgrundat beslut. * Ger kunden möjlighet att avgöra om Midama Ekonomi är rätt samarbetspartner för hen. * Starta viktiga behörigheter och gå igenom skattekonto för kontroll att skatter och avgifter betalas korrekt. Slutligt beslut och uppdragsstart Efter mötet fattas det slutgiltiga beslutet om vi kan anta uppdraget. Om både kunden och vi på Midama Ekonomi är överens om att inleda samarbetet, sker följande: 1. Upprättande av uppdragsavtal – en tydlig överenskommelse om uppdragets omfattning och villkor. 2. Uppdatering av kundkännedomskontrollen – eventuella kompletterande uppgifter registreras kundkännedomskontrollen. 3. Uppdraget startas upp – vi påbörjar arbetet enligt det avtal vi kommit överens om. Den inledande kundkännedomskontrollen som görs sätts datum för uppföljning efter 3 månader, det möjliggör för oss att komma in i uppdraget och skaffa oss en tydlig bild över uppdraget och kundens verksamhet då det oftast är lättast att skaffa fullständig kundkännedom efter att ett uppdrag startats upp. Inom den ovanstående rutinen säkerställer vi att reglerna enligt REX – svensk standard för redovisningsuppdrag vid (blankett 310.1–2) antagande av kund uppnås och dokumenteras. Vi säkerställer också att identitetskontroll genomförs enligt 3 kap 9 § penningtvättslagen och dokumenteras i KYC-programvara (Blikk). Identitetskontroll sker i de allra flesta fall med signering av BankID, men i de fall detta inte är möjligt kan även alternativa identitetskontroller användas, dessa finns beskrivna i Bilaga 1. Vi säkerställer också att våra uppdragsavtal på ett tydligt sätt beskriver affärsförbindelsens syfte (varför affärsrelationen inletts och vilka tjänster som omfattas) och art (hur tjänsterna ska användas inklusive frekvens och volym). Om det uppstår omständigheter som gör att god kundkännedom inte kan uppnås bedöms risken med inledande av affärsrelationen för oacceptabelt hög vilket ska leda till avslag. Beslut om både antagande och nekande ska dokumenteras i byråns interna system (Blikk). Varningssignaler som kan ligga till grund för bedömning om kundkännedomen och hantering av eventuellt utfall beskrivs under avsnitt ”omständigheter att beakta som varningssignaler”  

Varför gör vi detta? Att hantera attest- och betalningsuppdrag korrekt är avgörande för att säkerställa hög kvalitet, ansvarsfull hantering av kunders ekonomiska resurser och upprätthålla förtroende. Enligt REX 530 Betalningsuppdrag är det centralt att definiera vad ett betalningsuppdrag innebär, vilka behörigheter som krävs och hur uppdragsavtal eller skriftliga instruktioner ska säkerställa tydliga riktlinjer för uppdraget. Vidare betonar REX 230 Intern kvalitetssäkring vikten av att implementera kontroller och rutiner som garanterar att betalningar och attester sker på ett korrekt sätt. Det handlar om att skapa systematiska processer som säkerställer att alla moment i betalningsuppdraget är kvalitetssäkrade och väl dokumenterade. Genom att följa principerna i REX 435 Rimlighetsbedömningar, kan vi identifiera eventuella avvikelser och agera proaktivt för att minimera risker. Detta stärker inte bara vår egen interna kontroll utan skyddar även våra kunder från potentiella misstag. Samtidigt påminner SALK 260 Roller och behörigheter om vikten av att tydligt fastställa och dokumentera behörigheter för alla som är involverade i betalningsuppdraget, inklusive fullmakter och bankbehörigheter. SALK 240 Lönekonsultens dokumentation understryker vikten av att varje betalningsuppdrag dokumenteras tydligt, från attestinstruktioner till kundens skriftliga godkännande. Med dessa riktlinjer på plats skapar vi en transparent, säker och kvalitetssäkrad process för betalningsuppdrag. Vad händer om vi inte följer rutinen? Om vi inte följer rutinen riskerar vi att utföra betalningar utan nödvändiga fullmakter eller attester, vilket kan bryta mot lagar och regelverk enligt REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Detta kan leda till rättsliga påföljder, ekonomiska förluster för både oss och våra kunder samt allvarliga skador på vårt förtroende som redovisningskonsulter. Bristande dokumentation, som enligt SALK 240 Lönekonsultens dokumentation är en grundläggande förutsättning, kan dessutom försvåra framtida granskningar och förhindra att vi kan visa att vi följt våra professionella skyldigheter. Att ignorera REX 435 Rimlighetsbedömningar kan resultera i att felaktiga eller otillräckliga underlag accepteras, vilket ökar risken för felaktiga betalningar. Vidare kan avsaknaden av strukturerade rutiner, som de som föreskrivs i REX 230 Intern kvalitetssäkring, leda till ineffektiva processer och ökad sårbarhet för bedrägerier eller misstag. Därför är det avgörande att vi säkerställer att alla betalningsuppdrag utförs enligt tydligt fastställda och kvalitetssäkrade rutiner. Vad ligger till grund för rutinen? Ett uppdrag som består av att redovisningskonsulten biträder med att ta fram betalningsförslag och betalningsfiler, men där uppdragsgivaren själv utför betalningen, är inte ett betalningsuppdrag. Ett betalningsuppdrag innebär att det är redovisningskonsulten som självständigt utför betalningar för uppdragsgivarens räkning. Ett betalningsuppdrag innebär att redovisningskonsult * Självständigt kan genomföra betalningar för uppdragsgivarens räkning * Genom ett uppdragsavtal eller annan av uppdragsgivaren skriftligt bekräftad instruktion fått i uppdrag att utföra betalningsuppdrag. Den skriftliga instruktionen ska innehålla: * Vilka typer av betalningar som ingår i uppdraget * Information om behörighet * Överenskomna attestrutiner * Eventuella beloppsmässiga begränsningar Vad gör vi för att följa rutinen? När ett betalningsuppdrag ska utföras är det viktigt att alltid börja med att utreda om det uppdrag du utför åt uppdragsgivaren är ett betalningsuppdrag eller inte. Göra rimlighetsbedömningar av underlag och dokumentera eventuella avvikelser samt rapportera väsentliga händelser samt eventuell begäran om kompletteringar eller behov av åtgärder. Det är också av vikt att uppdragsgivaren före betalning har attesterat underlag som ligger till grund för betalningarna. * Börja alltid med kunskapsinhämtning enligt grundläggande förhållningsregler  * Utför löpande rimlighetsbedömningar kring betalningsuppdragets underlag. * Vid osäkerhet om underlagets relevans eller kvalité, följ grundläggande förhållningsregler  kring kunskapsinhämtning och informationsdelning. * Ställ frågor till kunden om underlaget * Begär in kompletteringar eller ändringar i underlaget * Informera kunden om att betalningsuppdraget inte kan utföras utan korrekt underlag.  * Rapportera väsentliga händelser skriftligen till kunden och spara ner i kundens mapp. * Säkerställ att uppdragsavtal eller annan skriftlig instruktion finns för betalningsuppdraget. * Säkerställ att den utförande handläggaren har fullmakt med behörighet på bank. * När kunden lämnat in underlag som du godkänt ska kunden attestera före betalning, verkställande av betalningar bör, så långt det kan ske, utföras av två personer i förening. * I första hand ska alla kunder uppmanas att använda attestfunktion i BLapp eller Fortnox-app. * Om användning av digitala verktyg inte fungerar för attest är det viktigt att du försäkrar dig om att uppdraget för betalning har lämnats skriftligt av behörig firmatecknare, samt att dokumentera på vilket sett du kontrollerat behörigheten. * Spara ner dokumentation om uppdrag och identifiering av behörighet i kundens årsakt flik 7. Läs mer •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Rex 330 Uppdragsavtal, REX s.50 •    Rex 435 Rimlighetsbedömningar, REX s. 63 •    Rex 530 Betalningsuppdrag, REX s. 73 •    Salk 220 Kvalitetssäkring i delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39 •    Salk 240 Lönekonsultens dokumentation, SALK s. 44 •    Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46  •    Salk 260 Roller och behörigheter, SALK s. 48 Externa länkar •    Skatteverket: Regler kring betalningshantering. Läs mer här. •    Fortnox: Användning av attestfunktion. Läs mer här. •    Björn Lundén: Betalningsuppdrag och rutiner. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Internkontroll vid betalningar. Läs mer här.

Grundregel Balans- och resultatrapport ska vid avslut av varje redovisningsperiod stämmas av, dokumenteras och rapporteras till kund. Arbetsgång Avstämning balansrapport * Balansräkning stäms av på kontonivå genom att kontrollera saldo och poster i: * Kundreskontra * Leverantörsreskontra * Skattekonto för momsdeklaration och arbetsgivaravgifter * Lön, semesterlöneskuld och pensioner. * Rimlighetsbedömning av samtliga kontons eventuella avvikelser * Avstämning resultatrapport * Resultatrapport stäms av på kontonivå genom att kontrollera saldo, förändring under perioden samt jämfört med tidigare period/perioder enligt Granskning av transaktioner Dokumentation och rapportering * Samtliga avstämningar dokumenteras och rapporteras till kund i samband med avstämningen. * Föreslå förbättringar i kostnadskontroll eller effektivitet Avstämningsrutinen sker månads-, kvartals- eller årsvis beroende på kundens redovisningsperiod. Avstämningsrutinen finns upplagd i Byråstöd som säkerställer att avstämningen blir genomförd genom påminnelse samt varning om tjänsten inte manuellt blir markerad som klar. Rapporteringen av avstämningen kan variera utifrån uppbyggnaden av varje kunduppdrag. Inom ramen för rutinen Dokumentation i byråstöd - Överlämningsbart skick ska information om hur avstämningsrapportering sker finnas dokumenterat för varje kunduppdrag.

Varför gör vi detta? För att leva upp till redovisningsprinciperna REX 520 Deklarationsuppdrag – skatter, avgifter och moms och REX 530 Betalningsuppdrag är det avgörande att säkerställa tydliga rutiner och ansvarsområden. REX 520 betonar vikten av att upprätta deklarationer med hög kvalitet, inklusive rimlighetsbedömningar och dokumentation av avvikelser. Detta kräver korrekt behörighet på Skatteverket och banken, så att redovisningskonsulten kan granska och verifiera uppgifter självständigt. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska vi dessutom ha kontrollerade processer för hantering av deklarationer och betalningar, vilket skyddar både oss och våra kunder mot felaktig hantering och risker för bristande regelefterlevnad. När behörigheter för deklarationsombud och betalningar hanteras noggrant enligt rutinen, säkerställer vi att uppdragsgivarens behov möts på ett effektivt och ansvarsfullt sätt. Vad händer om vi inte följer rutinen? Om vi inte har rätt behörigheter eller saknar dokumentation kan vi inte garantera kvaliteten i våra deklarationsuppdrag, vilket strider mot principerna i REX 520. Detta kan leda till att vi missar viktiga fel eller avvikelser i skatte- och avgiftsredovisningen. Enligt REX 435 Rimlighetsbedömningar riskerar vi också att inte upptäcka eller dokumentera rimlighetsavvikelser, vilket kan leda till felaktig redovisning och skadade kundrelationer. Vid betalningsuppdrag enligt REX 530, innebär bristande hantering av behörigheter att betalningar kan försenas eller hanteras felaktigt, vilket kan få ekonomiska och juridiska konsekvenser. Dessutom kan otillräcklig dokumentation strida mot SALK 240 Lönekonsultens dokumentation, vilket försvårar framtida granskningar och kan leda till bristande efterlevnad. Vad ligger till grund för rutinen? Ett uppdrag som består av att redovisningskonsulten biträder uppdragsgivaren med att upprätta deklaration av skatter, avgifter och moms eller sköta betalningsuppdrag kräver att rimlighetsbedömningar och avvikelser ska kunna upptäckas och dokumenteras. För att det ska ske på ett smidigt sätt har vi som grundregel att redovisningskonsulten ska ha behörighet på bank och Skatteverket.  Vad gör vi för att följa rutinen? Vid antagande av nya kunduppdrag samt överlämning av kunduppdrag mellan redovisningskonsulter ska det alltid utredas vilka behörigheter som krävs för att utföra relevant uppdrag.  Bankbehörighet Börja med att identifiera om betalningsuppdrag ska ingå i uppdraget. När betalningsuppdrag ska ske ska rutin för Attest & betalningsuppdrag följas och fullmakt på banken säkerställas. * Läs igenom rutin för Attest & betalningsuppdrag  Deklarationsombud Skatteverket Börja med att identifiera om uppdraget innehåller uppdrag att deklarera mervärdeskatt, sociala avgifter och skatt. Redovisningskonsulten ska ha en kopia av inlämnade deklarationer för respektive period för att kunna ha egen åtkomst till lämnade uppgifter under lagringstiden för den egna dokumentationen (10 år). Om uppdraget innehåller uppdrag för deklaration. * Informera uppdragsgivaren att behörighet för deklarationsombud hos Skatteverket är en förutsättning för att uppdraget ska kunna genomföras. * Hjälp uppdragsgivaren att administrera ombudshanteringen via Skatteverket, antingen via Teams eller ett personligt möte. * Inför ett byte av redovisningskonsult så ska den redovisningskonsult som har behörighet förbereda ombud för nästa redovisningskonsult så det är enkelt för uppdragsgivaren att endast signera fullmakten. Ombud för rot/rutansökningar Skatteverket * Informera uppdragsgivaren att behörighet för deklarationsombud hos Skatteverket är en förutsättning för att uppdraget ska kunna genomföras. * Hjälp uppdragsgivaren att administrera ombudshanteringen via Skatteverket, antingen via Teams eller ett personligt möte. * Inför ett byte av redovisningskonsult så ska den redovisningskonsult som har behörighet förbereda ombud för nästa redovisningskonsult så det är enkelt för uppdragsgivaren att endast signera fullmakten. Läs mer •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Rex 435 Rimlighetsbedömningar, REX s. 63 •    Rex 520 Deklarationsuppdrag – skatter, avgifter och moms, REX s. 71 •    Rex 530 Betalningsuppdrag, REX s. 73 •    Salk 240 Lönekonsultens dokumentation, SALK s. 44 •    Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46 •    Salk 260 Roller och behörigheter, SALK s. 48 Externa länkar •    Skatteverket: Deklarationsombud och betalningshantering. Läs mer här. •    Björn Lundén: Hantering av deklarationsuppdrag. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Internkontroll vid deklarationer. Läs mer här.

Checklista förberedelse bokslut + bokslut är en del av våra interna rutiner för kvalitetssäkring. Checklistan är framtagen för att skapa ännu bättre förutsättningar för vårt kvalitetssäkringsarbete och vår arbetsprocess och är framtagen som en kombination av intern rutin och ramverk att följa.    Nytt för 2025! Tidigare har det funnits en checklista som löpande handläggare fyller i innan bokslutsarbetet drar igång och sedan en uppföljande checklista som upprättas av bokslutshandläggare vid bokslutsarbetet. Nu finns en kombinerad checklista för att underlätta uppföljning och återkoppling mellan löpande handläggare och bokslutshandläggare.    Vad är nytt?  * Ny struktur: En samlad checklista istället för två * Uppdelning av uppgifter:  * Obligatoriska uppgifter: Dessa förväntas göras av alla medarbetare oavsett kompetensnivå. * Valbara uppgifter: Dessa är valbara beroende på kompetensnivå, men förväntas genomföras noggrant och systematiskt av dem som vill utvecklas till bokslutshandläggare.  * Beskrivningar: Checklistan innehåller korta stödtexter som hjälp till varje uppgift. * Återkoppling: Genomgång av förberedelser samt återkoppling från bokslutshandläggare till den som genomfört förberedelser är tillagt för att underlätta kunskapsöverföringen. * Tänk på! Checklistan ska användas som ett ramverk, inte ett facit, och kräver fortsatt både intresse, engagemang och erfarenhet för att anpassa arbetet efter varje uppdrag.  Under flik 2 i checklistan finns korta beskrivningar till varje punkt som ett stöd, men de kan inte ersätta erfarenhet, nyfikenhet och engagemang.    Checklistan är tänkt att fungera som ett ramverk - inte ett facit, olika uppdrag kan kräva olika tillvägagångssätt. Checklistan hjälper oss att strukturera arbetet, men det kommer alltid krävas ett professionellt omdöme och vilja att lösa eventuella oklarheter.    Checklistan finns sparad under G: 2 Midama Ekonomi - 2 Midama Ekonomi - Byrårutiner - Bokslut Det är Excel-fil döpt till Checklista förberedelse + bokslut 2025 och alla celler som inte ska gå att ändra är låsta. Behöver något ändras i checklistan ska det informeras till VD för uppdatering.    Valbara uppgifter Om en bokslutshandläggare påbörjar en checklista där de valbara förberedelserna inte är gjord av den löpande handläggaren ska bokslutshandläggaren endast använda de "gröna bockrutorna" som fylls i vid bokslutet. På så vis blir det tydligt vem som gjort förberedelsen vilket underlättar vid återkoppling och kvalitetssäkring.    Kommentarer i checklistan Checklistan är uppbyggd med innehållande rutor för "kommentar". Grundtanken med denna är att löpande- och bokslutshandläggare enkelt ska kunna lämna kommentarer som det är viktigt att den andra parten tar del av.  * I alla fall det kan vara oklart varför en punkt är ibockad som "ej aktuell" så ska en kommentar lämnas. Exempelvis om det har funnits ett lager i verksamheten varje år men just det här året är hela lagret utsålt och ibockat som "ej aktuellt" behöver löpandehandläggare lämna en kommentar och informera bokslutshandläggare om anledningen till detta.  * I de fall det är uppenbart varför rutan "ej aktuell" inte är ibockad krävs ingen kommentar, exempelvis vid årskunder som inte tillhandahåller och aldrig tillhandahållit presentkort är det inte nödvändigt att lämna kommentar.  Återkoppling - avslutande bokslutsarbete  För att säkerställa att återkoppling från boksluts- till löpandehandläggare blir av och en naturlig del av bokslutsarbetet finns från 2025 en tjänst i Byråstöd som heter "Avslutande bokslutsarbete". Tjänsten ligger upplagd på alla aktiebolag med synlighetstid 90 dagar och följer samma deadline som årsredovisning. I de fall tjänsten ska läggas upp på enskilda firmor ansvarar varje bokslutshandläggare för att lägga upp tjänsten på de som är aktuella. Hur tidrapporteras arbetet?  * De obligatoriska punkterna 1.1-1.12 tidrapporteras inom kundens löpande projekt med tidskod Ekonomikonsulttjänster oavsett om det är löpande- eller bokslutshandläggare som rapporterar tiden. * De valbara punkterna 2.1-2.8 tidrapporteras inom kundens kvalitetsprojekt med tidskod Bokslut och rådgivning om det inte sker inom ramen för kundens bokslutsprojekt. * Den obligatoriska kontrollen som genomförs av bokslutshandläggare tidrapporteras inom kundens bokslutsprojekt.  Föra att läsa fullständig instruktion om tidrapportering. Läs här! 

Varför gör vi detta?  För att leva upp till redovisningsprincipen REX 140 Redovisningskvalitet är det centralt att säkerställa att drickshanteringen redovisas korrekt och i enlighet med gällande regler. Hanteringen av dricks har flera dimensioner – från bokföring och beskattning till att säkerställa att ansvarsfördelningen mellan arbetsgivare, anställda och redovisningskonsulten är tydlig. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska våra arbetsrutiner säkerställa att insamlad och fördelad dricks dokumenteras korrekt. Vidare betonar REX 435 Rimlighetsbedömningar vikten av att granska och validera de underlag som kunden lämnar, såsom fördelningslistor och dokumentation, för att undvika fel i redovisningen. Genom att upprätta tydliga rutiner och kommunicera regelverket till våra kunder bidrar vi till en korrekt hantering som stärker förtroendet för redovisningen. Vad händer om vi inte följer rutinen? Om drickshanteringen inte följer gällande regelverk riskerar vi att bryta mot skatte- och bokföringslagar, vilket kan leda till skadeståndsanspråk, förtroendeförlust och, i värsta fall, rättsliga konsekvenser. Om arbetsgivaren hanterar dricks som lön men inte redovisar den korrekt kan företaget bli skyldigt att betala retroaktiva arbetsgivaravgifter och skattetillägg. Enligt REX 140 Redovisningskvalitet skulle en bristande hantering även påverka kvaliteten och trovärdigheten i den ekonomiska rapporteringen. Om redovisningskonsulten inte säkerställer korrekt dokumentation enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring och SALK 240 Lönekonsultens dokumentation, kan det uppstå svårigheter vid granskningar eller revisioner, vilket skadar relationen med kunden och riskerar vårt rykte som professionella redovisningskonsulter. Vad ligger till grund för rutinen? Grunden är att dricks är en skattepliktig ersättning för arbete men ansvaret för att ta upp det i sin inkomstdeklaration ligger hos mottagaren av dricksen under förutsättning att dricksen mottagits från kunden direkt till mottagaren alternativt att dricksen samlas in och fördelas av personalen.  Om dricksen samlas in av arbetsgivaren som sedan fördelar den efter eget bestämmande till olika anställda bör ersättningen anses ha kommit från arbetsgivaren – inte från kunden. Den ska då betraktas som inkomst för företaget och som vanlig lön vid fördelningen till de anställda, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter som vanligt. Det saknar betydelse om dricks lämnas kontant eller genom ett extra belopp vid betalning med kontokort eller på annat elektroniskt sätt. Så länge det är personalen som får ta hand om dricksen och fördela den själv ska den inte räknas som ersättning från arbetsgivaren. Dricks som lämnas kontant från kunden direkt till mottagaren ska inte bokföras av arbetsgivaren.  Om dricksen anges som ett extra belopp vid betalning med kontokort ska beloppet bokföras som skuld till personalen om det är personalen själv som bestämmer över fördelningen. När skulden regleras anser Skatteverket att företaget måste ha ett underlag i bokföringen som visar vilka personer som fått betalningen. Det är enligt Skatteverket inte tillräckligt att bara ange personalen som motpart. Det är vanligt att personalen får ta kontanter ur kassan om dricks betalats med kontokort. Enligt Skatteverket ska företaget ändå bokföra extrabeloppen på kontokortsbetalningarna som skuld till personalen och upprätta ett underlag som visar vilka personer som fått betalningarna när skulden regleras, dvs när pengarna tas ur kassan.  Företag som omfattas av krav på certifierade kassaregister ska registrera förändringar av växelkassan i kassaregistret. När personalen tar kontanter ur kassan motsvarande den dricks som angetts som extra vid kontokortsbetalning, ska detta därmed registreras i kassaregistret. För företagsledare i aktiebolag ska dricks enligt Skatteverket hanteras på samma sätt som för övriga anställda i bolaget. Om en enskild näringsidkare eller en delägare i ett handelsbolag själv får dricks ska beloppet tas upp som inkomst i näringsverksamheten oavsett om dricksen betalas kontant eller via kontokort.  Det är ingen moms på frivillig dricks. Enligt Skatteverket omfattas sådan dricks inte av momslagen.  Vad gör vi för att följa rutinen? * Börja alltid med kunskapsinhämtning enligt grundläggande förhållningsregler  * Sprid information enligt grundläggande förhållningsregler - informationsspridning  * Om uppdragsgivare/kund hanterar dricks behöver vi upplysa kunden om de regler som gäller för hantering av dricks samt se till att reglerna tillämpas korrekt i redovisningen. * Om kunden hanterar dricks så se till att upplysa kunden om de regler som gäller för hanteringen och utred tillsammans med kunden hur dricksen ska hanteras. * Upprätta tillsammans med kunden en skriftlig rutinbeskrivning över hur dricks hanteras hur kunden och vilka underlag som det kräver att kunden lämnar till redovisningen. * Anpassa redovisningen så att de stämmer med kundens sätt att hantera dricks. * När dricks når mottagare direkt från betalande kund - I dessa fall ska transaktionen ej bokföras * När dricks samlas in och fördelas av personal - Insamlad dricks hanteras som en skuld i redovisningen.  * När reglering sker till anställda ska det finnas ett underlag som visar vilka som fått del av utbetalningen. I det fall dricksen fördelas av personalen själv ansvarar vi inte för att anställda till vår kund tar upp inkomsten i deras inkomstdeklaration. * När dricks samlas in och fördelas av arbetsgivare- Dricksen ska intäktsföras som en momsfri intäkt och utbetalningen till anställda ska hanteras som lön. * När dricks samlas in och fördelas ej - Dricksen ska intäktsföras som en momsfri intäkt. * Om det inte fungerar, dvs man inte får de svar man behöver från kund eller att kunden inte lämnar in de underlag som krävs (t ex till vilka fördelningen av dricksen skett) för att vi ska kunna säkerställa att hanteringen blir korrekt bör uppdraget omprövas. * Vid eventuell omprövning av uppdrag, börja med att informera bokslutsansvarig. Om ni bedömer att omprövning ska göras informeras VD och VD ansvarar för genomförande av omprövning.  Grundläggande dokumentation: * Spara skriftlig dokumentation över informationsdelning om gällande lagar och regelverk till kunden. * Spara skriftlig dokumentation över ansvarsfördelning och överenskommelser med kunden. * Vid osäkerhet, följ grundläggande förhållningsregler – beslutsvägar  Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Rex 330 Uppdragsavtal, REX s. 50 •    Rex 435 Rimlighetsbedömningar, REX s. 63 •    Salk 240 Lönekonsultens dokumentation, SALK s. 44 •    Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46 •    Salk 330 Uppdragsavtal och arbetsbeskrivningar, SALK s. 60 Externa länkar •    Skatteverket: Drickshantering och beskattning. Läs mer här •    Björn Lundén: Regler för hantering av dricks. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Bokföring av särskilda intäkter. Läs mer här.

Varför gör vi detta? För att säkerställa hög kvalitet och effektivitet i hanteringen av e-fakturor är det viktigt att följa etablerade rutiner och säkerställa att fakturainformation dokumenteras korrekt. Enligt REX 140 Redovisningskvalitet är det avgörande att redovisningen ger en korrekt och rättvisande bild. Vid byte av handläggare eller registrering av e-fakturor krävs att överförings- och systemhantering sker systematiskt och korrekt för att undvika avvikelser eller informationsförlust. Vad händer om vi inte följer rutinen? Om rutinen för att hantera e-fakturor inte följs kan det leda till felaktig bokföring, förlorad eller inkorrekt fakturainformation samt fördröjningar i betalningar och rapportering. Detta kan bryta mot kraven i REX 230 Intern kvalitetssäkring, som betonar vikten av kvalitetssäkrade rutiner för att minimera risken för fel. Vid bristande hantering kan det dessutom bli svårt att spåra fakturainformation vid revision eller uppföljning, vilket kan påverka kundförtroendet negativt. Vad gör vi för att följa rutinen? * Läs igenom guide för att skicka och ta emot e-fakturor. Finns sparad under D:\Gemensamma filer\2 Midama Ekonomi\2 Midama Ekonomi\Digitalisera kunder\E-fakturor. Viktigt vid byte av handläggare: För att e-fakturor ska hämtas automatiskt när man öppnar företaget i BL måste man under Arkiv-Systemunderhåll-BL konto, skapar upp ett BL konto, detta måste göras av varje ny handläggare. Viktigt vid registrering av e-fakturor: Till vissa e-fakturor följer en XML fil med den ligger separat och innehåller information som är viktigt t e x vilken period en hyra avser mm. Den filen ska kopplas till e-fakturan så man kan se den informationen i efterhand. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 160 Uppdrag i digital och automatiserad miljö, Rex s. 30 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 Externa länkar •    Ekonomistyrningsverket (ESV): E-fakturor i offentlig förvaltning. Läs mer här •    Björn Lundén: Digital hantering av fakturor. Läs mer här •    Fortnox: E-fakturering och integrationer. Läs mer här

Varför gör vi detta? Att säkerställa att fakturor är korrekt utformade och innehåller alla nödvändiga uppgifter enligt momslagen är avgörande för att leva upp till redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. En korrekt faktura bidrar till tydlig och rättvisande redovisning, vilket är en grundförutsättning för att skapa förtroende hos kunder och uppdragsgivare. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring är det viktigt att ha tydliga rutiner för att granska fakturor och säkerställa att de följer både interna och externa regelverk. Detta gäller särskilt i situationer där särskilda hänvisningar krävs, exempelvis vid internationell handel eller undantag från moms. Genom att arbeta proaktivt med fakturans innehåll och följa aktuella lagar undviker vi potentiella rättsliga och ekonomiska risker. Vad händer om vi inte följer rutinen? Om fakturor inte innehåller alla nödvändiga uppgifter riskerar vi att bryta mot momslagen och andra regelverk, vilket kan resultera i skattemässiga påföljder för både oss och våra kunder. Detta kan även leda till försenade betalningar, minskat förtroende från kunder och ökade administrativa kostnader. Bristande hantering av fakturor kan dessutom påverka redovisningens kvalitet negativt, vilket strider mot kraven i REX 140. Vid allvarliga avvikelser, exempelvis om kunden inte korrigerar felaktiga fakturor, kan detta leda till en omprövning av uppdraget enligt REX 330 Uppdragsavtal, något som i värsta fall kan skada kundrelationen Vad ligger till grund för rutinen? I momslagen står det vilka uppgifter som måste finnas med i en handling för att den ska vara en faktura. Kraven på vilka uppgifter en faktura ska innehålla är samma oavsett om säljaren utfärdar fakturan elektroniskt eller på papper. Fakturans innehåll * Datum för utfärdandet av fakturan. * Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier. * Säljarens momsregistreringsnummer. * Köparens momsregistreringsnummer om köparen är betalningsskyldig för köpet, så kallad omvänd betalningsskyldighet. * Säljarens och köparens namn och adress. * Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art * Datum då försäljningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts eller det datum då förskotts- eller a conto-betalning skett, om ett sådant datum kan fastställas och det skiljer sig från fakturadatumet. * Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms, samt eventuell prissänkning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset. * Tillämpad skattesats. * Det momsbelopp som ska betalas. Om säljaren använder vinstmarginalbeskattning på transaktionen ska momsbelopp inte anges i fakturan. Särskild uppgift eller hänvisning För vissa försäljningar måste säljaren skriva en särskild uppgift eller hänvisning i fakturan som förklaring till att moms inte har tagits ut. Detta är en extra uppgift utöver vad som normalt ska finnas med i en faktura som omfattas av faktureringsskyldigheten enligt momslagen. Det gäller för: * Självfakturering * Internationell handel med varor och tjänster * Omvänd betalningsskyldighet inom landet * Undantag från momsplikt * Vinstmarginalbeskattning Vad gör vi för att följa rutinen? Säkerställ att uppdragsgivaren har rätt information kring fakturans innehåll i de fall du upplever att uppdragsgivaren är osäker på hur fakturan ska utformas. Stäm löpande av underlag för fakturor och säkerställ att underlagen stämmer överens med gällande regelverk. * Se alltid till att uppdragsgivaren/kunden har rätt information om en fakturas innehåll så att kraven kan uppfyllas enligt ovan. Stöd för kundinformation finns att läsa här * Om kunden fakturerar själv eller förser dig med underlag för fakturering se till att han får ovan info om vad en faktura ska innehålla så kraven kan uppfyllas. * Om vi fakturerar åt kunden, gör löpande avstämning att fakturorna som upprättas innehåller alla uppgifter som krävs. * Om underlagen eller fakturorna som du mottagit av uppdragsgivaren/kunden saknar uppgifter är du ansvarig för att se till att uppdragsgivaren tillhandahåller korrekt information. * Kontakta kunden via mejl eller telefon och se till att kunden fått information om gällande regelverk både muntligt och skriftligt. * Spara ner dokumentation kring informationen i kundens årsakt flik 7 * Informera kunden om att utebliven korrigering av fakturor ger skäl för omprövning av uppdraget enligt REX – Svensk branschstandard. * Vid osäkerhet ta kontakt med bokslutsansvarig för avstämning kring eventuell omprövning. * Vid behov av omprövning av uppdrag ska VD informeras och VD ansvarar för genomförande av omprövning. Tänk på!  * Det är vanligt förekommande att datum för när försäljning av varor och tjänster är utfört saknas. * Om fakturan ska innehålla särskild hänvisning så se till att man hänvisar till korrekt lagrum. Har man företagsunika mallar som är skapade innan nya momslagen 1 juli 2023 kan man behöva korrigera hänvisningarna. Läs mer •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Rex 330 Uppdragsavtal, REX s. 50 Externa länkar  •    Skatteverket: Krav på fakturainnehåll. Läs mer här. •    Björn Lundén: Momshantering och fakturakrav. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Fakturering och momsregler. Läs mer här.

Till lön för förmånsbeskattning – underlag och tidpunkt Försäkringar (sjukvård, olycksfall m.m) * Företagets tecknade försäkringar inom sjukvård, olycksfall etc (K-klass) förmånsbeskattas efter betalningstillfället via lönebeskedet. * Underlag till befintliga med årsvis premieförändring samt nytecknade som kommer in eller hämtas via internetbank delges av redovisningen till löneavdelningen för hantering. * Kontrollera huvudbok för att upptäcka eventuella ändringar vid varje registrering. För att undvika missade premiehöjningar har lönegruppen notering i byråstödet om tidpunkt när senaste förändring skedde, men kontroll av huvudbok på berört redovisningskonto ska ske i samband med registrering av underlaget. Redovisningsansvarig lämnar underlag till lönekonsult. * Vid osäkerhet om förmånsplikt eller ej (T- eller K-klassning) utreder redovisning och lön det tillsammans för korrekt förmån samt bokföring. Alternativ är att bokföra hela kostnaden mot ev insatt eget kapital på avräkningskonto, ej resultatpåverkan, ej förmån. Samråds alltid med företagaren hur.  * SRU-koderna skiljer sig mellan 7620-7623. Bilförmån * Vid nyköp eller byte av fordon: * Spara underlag och meddela löneavdelningen * Kontrollera förmånssituationen med ägaren Vid nyinköp görs alltid kontroll om förmånssituation med ägaren. Frågor om körjournal mm ställs. Även fråga om äkta förmån eller nettolöneavdrag bolla med lön/ägare. * Kontrollera ägare/brukare samt leasinggivare via Transportstyrelsen Gör kontroll hos Transportstyrelsen över ägare/brukare samt leasinggivare, spar ned underlag. Detta för att säkerställa förhållandet vi lösen av leasing/moms (Enligt egen rutin momshantering) * Spara underlag för momshantering enligt intern rutin.  Läs mer om viktiga saker att tänka på när kunderna köper ny/byter bil här  Andra förmåner att uppmärksamma; * Friskvård: Om beloppet överstiger >5000kr inkl moms/person – förmån från kr 1. * Drivmedelsförmån/-avdrag, * Förmånscykel, fyrhjuling och snöskoter. Riktlinjer för företagsägare * Även i de fall tex ägare ej tar ut lön någon månad ska lönebesked med förmånsvärden upprättas och ett visst löneuttag ske som täcker skatteavdraget. * Finns förmåner ska 12 lönebesked/år upprättas. Ansvarsfördelning Redovisning: * Ansvar för att utföra kontokontroll vid registrering av underlag * Uppmärksamma löneavdelningen vid osäkerhet om förmånsplikt * Kontrollerar huvudbok vid varje avstämning * Lämnar underlag till lönekonsult för vidare hantering * Informerar företagsägaren vid förändringar i förmånsbeskattning * Utreder tillsammans med företagsägaren förmånssituationen vid nyinköp av fordon.  Löneavdelningen: * Hanterar förmånsbeskattningen i samband med löneutbetalning * Noterar premieändringar i byråstöd, utför löpande kontroll * Genomför utredning tillsammans med redovisning vid osäkerhet om förmånsplikt Läs mer: * Rex 430 Områden som kräver särskild uppmärksamhet * Rex 435 Rimlighetsbedömningar * Rex 535 Löneservice Externa källor: * Skatteverket - lön och ersättning - förmåner - försäkringar * Skatteverket - lön och ersättning - förmåner - bilförmån 

För att säkerställa att kundens transaktioner är i linje med vår kundkännedom och att inga avvikande händelser går obemärkta förbi gäller följande krav: Grundregel * Alla transaktioner ska kritiskt granskas och bedömas utifrån rimlighet. * Handläggaren ansvarar för att säkerställa att transaktioner och händelser överensstämmer med vår kundkännedom och följer våra grundläggande förhållningsregler. Riktlinjer för granskning av transaktionsmönster 1. Bedömning av storlek och frekvens * Varje transaktion ska bedömas utifrån kundens normala transaktionsmönster. * Om en transaktion avviker i storlek eller frekvens ska en utredning göras. 2. Plötsliga förändringar i transaktionsmönster * Om en kund plötsligt ökar antalet transaktioner eller gör större betalningar än tidigare ska detta utredas. * Avvikelser jämfört med tidigare känd information om kunden ska granskas. 3. Transaktioner med närstående eller nyckelpersoner * Alla transaktioner där kundens verkliga huvudman, närstående eller andra viktiga roller i verksamheten är inblandade ska granskas. 4. Köp och försäljning utan tydlig koppling till verksamheten * Transaktioner som inte har en uppenbar affärsmässig koppling till kundens verksamhet ska utredas. 5. Affärer till priser betydligt under eller över marknadsvärde * Om en kund köper eller säljer till ett pris som markant avviker från marknadsvärdet ska detta granskas. 6. Transaktioner via mellanhänder utan tydligt affärsskäl * Betalningar genom tredje part utan uppenbar affärsmässig motivering ska utredas. 7. Kontantintensiv verksamhet * Kontantintensiv verksamhet avser hög risk och ska alltid bedömas noggrant. Extra uppmärksamhet krävs vid stora kontanttransaktioner och ökad volym av kontanta medel. 8. Investeringar utanför bolagsordning * Företaget gör eller har gjort investeringar som inte verkar ligga inom ramen för företagets verksamhetsområde enligt den gällande bolagsordningen. 9. Utlandsbetalningar * Vid utlandsbetalningar utförs en noggrann kontroll av vad transaktionen avser och vem leverantören är och dess koppling till verksamheten. Utredningens omfattning * Storleken och omfattningen av utredningen anpassas efter avvikelsens karaktär, storlek och kundens riskprofil. * Dokumentation av granskning och eventuella åtgärder ska ske enligt våra rutiner för kundkorrenspondens – årsakt flik 7.  * Om en utredning inte kan leda till en tydlig och tillfredsställande förklaring utgör detta grund för omprövning av uppdraget. Omprövning ska hanteras enligt våra grundläggande förhållningsregler  Genom att följa dessa riktlinjer säkerställer vi att kundens transaktioner hanteras korrekt och i enlighet med gällande regelverk.

Om vår kund hanterar kontanter i sin verksamhet behöver vi upplysa om vilka regler som gäller och se till att sätta rutiner för hur kunden ska göra sin avstämning av dagskassor dagligen och hur vi ska kunna följa att saldot på 1910 stämmer med verkligheten. Om det finns differenser mot Z-rapporten och ansvarar kunden för att redogöra vad differensen består av.  Varför gör vi detta? Korrekt kontanthantering är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Kontanthantering är också i penningtvättshänseende en riskfaktor. Dagliga avstämningar av kassor säkerställer att alla transaktioner registreras korrekt och att differenser hanteras på ett sätt som skyddar både företagets ekonomi och redovisningens trovärdighet. Genom att upprätta tydliga rutiner för kontanthantering och dagliga avstämningar enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring, minskar vi risken för avvikelser och bristande kassasaldo. Detta hjälper våra kunder att följa lagkrav och ger en tydlig spårbarhet i hanteringen av kontanter. Vad händer om vi inte följer rutinen? Bristande kontanthantering kan leda till fel i bokföringen, oredovisade intäkter och risk för skattemässiga påföljder. Om kassasaldot på konto 1910 Kassa inte stämmer med verkligheten försvårar det arbetet med att riskbedöma kontanthanteringen utifrån gällande penningtvättslagsstiftning samtidigt riskerar detta att skapa misstanke om bristande redovisning, vilket kan leda till förtroendeförlust och problem vid revision. Vid allvarliga brister i kassarutiner riskerar företaget att inte uppfylla kraven i REX 140 Redovisningskvalitet, och redovisningen kan därmed påverkas negativt. Vid återkommande brister kan uppdraget behöva omprövas enligt REX 330 Uppdragsavtal, vilket kan påverka kundrelationen negativt. Vad ligger till grund för rutinen? Kunden ska dagligen göra ett dagsavslut i sin kassa och göra en avstämning av de poster som gått in som olika betalmetoder. Målsättningen är att inslag mot kort, Swish, kontanter och presentkort ska stämma med verkligenhet. Om det finns diffar behöver kunden notera vad det beror på så vi vet hur vi ska hantera redovisningen. Vad gör vi för att följa rutinen? * Upplys kunden om gällande regler för hantering av kontanter * Kom överens med kunden om rutin kring hantering av kontanter  * Spara skriftlig rutinbeskrivning i Byråstöd.  * Tillhandahåll kunden mall för Excel-avstämning och informera kunden om hur mallen ska fyllas i. Mallen hittar du här * Avstämningsfil ska kopplas till det sista verifikatet varje månad och sedan sparas ner i kundens årsakt flik 3 - Löpande avstämning.  Känner du dig osäker inför upprättande av rutin med kund, kontakta bokslutsansvarig för stöd. Ifyllnad av mall: * Notera dag för dag försäljning via kontanter * Notera dag för bankning av kontanter vid behov * Notera! Det är möjligt att använda mall som är anpassad efter kundens verksamhet men det är viktigt att säkerställa flödet av kontanter, dag för dag.  Om det förekommer avvikelser från Z-rapport så behöver fråga ställas till kunden. Kunden ansvarar alltid för att förklara differens. Redovisningskonsult ska aldrig ta egna beslut om avvikelser utan kunden ska alltid förstå vikten av rätt betalmetod.  Vid bristande kassarutiner hos kunden ska följande ske: * Informera kunden om behovet av fungerade kassarutiner. Läs artikel för kundutskick här  * Vid fortsatta problem, kalla kunden till möte tillsammans med bokslutshandläggare * Om kunden fortsätter med bristande kassarutiner är det grund för omprövning. Prata ihop dig med bokslutshandläggare och vid behov av omprövning informera VD, VD ansvarar för genomförande av omprövning. Läs mer!  * Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s.25 * Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s.28 * Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s.38 * Rex 330 Uppdragsavtal, REX s.50 Externa länkar * Skatteverket: Kassaregister och kontanthantering * Björn Lundén: Kassarutiner och Z-rapporter * Ekonomistyrningsverket ESV: Hantering av kontanter i bokföring

Grundregel * Kontantintensiv verksamhet avser hög risk och ska alltid bedömas noggrant * Extra uppmärksamhet krävs vid stora kontanttransaktioner och ökad volym av kontanta medel. * Följ riktlinjer. Granskning av verifikationer. Om upptäckt av avvikande mönster kring någon transaktion upptäcks ska utredning påbörjas enligt våra grundläggande förhållningsregler. * Daglig avstämning av kontanter/Swish enligt rutin kontanthantering * Minst en gång årligen, ofta i samband med bokslut genomförs en kontroll av bruttovinstmarginal för att systematiskt säkerställa att siffrorna är rimliga, att det inte förekommer felaktigheter i bokföringen samt att företaget har en sund lönsamhet. Denna kontroll är särskilt viktig vid kontantintensiva verksamheter som restaurang och caféverksamhet. Kontrollpunkter och metod för analys Beräkning av bruttovinstmarignal * Hämta relevanta konton från bokföringen * Omsättning (konto 3000-3799 beroende på verksamhet) * Kostnad för sålda varor/tjänster (vanligtvis konto 4000-4999) Utför beräkning av bruttovinst och marginal * Bruttovinst = Omsättning – kostnad för sålda varor/tjänster * Bruttovinstmarginal = bruttovinst/omsättning x 100  Jämförelse mot tidigare år * Kontrollera trenden: Har bruttovinstmarginalen förändrats över tid? * Finns en budget och prognos? Stämmer marginalen mot dessa? * Om det finns avvikelser, utred varför. Jämförelse mot branschstandard * Jämför bruttovinstmarginal med genomsnitt för kundens bransch * Databaser som UC, SCB eller branschorganisationer kan användas Identifiera avvikelser och fel * Oväntat hög bruttovinstmarginal? * Kan tyda på att vissa kostnader bokförts felaktigt (ex. driftskostnader som borde ligga under KSV) eller att kostnader är obokförda. Kontrollera och utred orsak. * Oväntat låg bruttovinstmarginal? * Kan tyda på felskattad omsättning eller felbokförda inköpskostnader. Kontroller och utred orsak * Plötsliga förändringar? * Om marginalen ändrats kraftigt mellan år, se över bokföringsmetoder, leverantörsavtal och prissättning. Dokumentera och rapportera * Dokumentera och rapportera avvikelser till kunden i samband med årlig bokslutsgenomgång. * Diskutera med kunden om prissättning, inköp eller bokföringsmetod * Föreslå förbättringar i kostnadskontroll eller effektivitet

Varför gör vi detta?  Korrekt hantering av kontrolluppgifter är avgörande för att följa redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Kontrolluppgifterna säkerställer att företaget rapporterar utdelningar, räntor och andra transaktioner korrekt till Skatteverket, vilket bidrar till en rättvisande och tillförlitlig redovisning. Genom att systematiskt skapa tjänster i byråstöd för kontrolluppgifter och dokumentera ansvarsfördelning, lever vi även upp till kraven i REX 230 Intern kvalitetssäkring. Detta minskar risken för att viktiga kontrolluppgifter missas, särskilt vid personalbyten, och säkerställer att kunden inte drabbas av skattetillägg eller andra sanktioner. Vad händer om vi inte följer rutinen?  Om kontrolluppgifter inte skickas in i tid eller innehåller felaktigheter riskerar företaget att få skattetillägg och krav från Skatteverket. Detta kan även påverka förtroendet för redovisningen negativt. Vid brister i hanteringen av kontrolluppgifter bryter vi mot REX 140, då redovisningen inte längre är korrekt och tillförlitlig. Bristande rutiner för kontrolluppgifter innebär också att vi inte uppfyller kraven i REX 230 Intern kvalitetssäkring, vilket kan skapa problem vid granskning och revision. Vad ligger till grund för rutinen? Kontrolluppgift KU31 KU 31 är den kontrolluppgift man lämnar in för uttagen utdelning i samband med bokslut eller extra stämma. Det är den bokslutsansvariga som har ansvaret för att KU 31 lämnas in. För att säkerställa att det blir gjort även om handläggare byts så ska en tjänst i byråstöd skapas i samband med bokslut eller extrastämma. Tjänsten som ska skapas heter Kontrolluppgift/kontrolluppgift utdelning. I rutan för kommentar fyller man i storleken på utdelningen. Slutdatum sätts på tjänsten och vid nästa utdelning skapar man upp en ny tjänst Kontrolluppgift KU20 KU 20 Har företaget betalat ränta på inlånat kapital i ett fåmansföretag? Eller har företaget betalat ränta till någon annan fysisk person eller ett dödsbo? Då ska företaget lämna upplysningar om ränta och avdragen skatt på kontrolluppgiftsblankett KU20.  Räntan och den avdragna skatten ska redovisas i huvuduppgiften (rutorna 492 och 496) i den arbetsgivardeklaration som lämnas månaden efter då räntan blev disponibel för mottagaren. Räntan anses i fåmansföretag disponibel redan när den kostnadsförs i bolagets räkenskaper Att företaget tar upp räntan och skatteavdraget på AGI (huvuduppgiften) betyder alltså inte att företaget kan hoppa över att skicka in kontrolluppgiften till Skatteverket. Den utbetalda räntan och skatteavdraget ska alltså redovisas på KU20 och skickas in till Skatteverket senast 31 januari 2024. Ansvaret för den kontrolluppgiften har den som gör lönen då det ska redovisas varje månad i AGI. Tjänsten som ska finnas i byråstöd för att säkerställa överlämningsbart skick heter Kontrolluppgift/Kontrolluppgift ränta. Kontrolluppgift KU55 KU 55 Bostadsrättsföreningar ska lämna en kontrolluppgift när en medlem har överlåtit en lägenhet Kontrolluppgifterna lämnas per medlem, inte per lägenhet. Om flera personer äger en lägenhet tillsammans ska alltså en kontrolluppgift per person lämnas. Kontrolluppgiftsskyldigheten gäller även oäkta bostadsföretag.  Kontrolluppgift KU10 KU10 Har ersatts med individuppgifter som lämnas varje månad i samband med AGI.  Några undantag finns * ersättning till en anställd som de har ett socialavgiftsavtal med * ersättning som understiger ett halvt prisbasbelopp (26 250 kr inkomståret 2023) till en idrottsutövare under ett inkomstår (idrottsföreningar kan dock välja att i stället redovisa utbetalningarna i en arbetsgivardeklaration trots att de inte ska betala arbetsgivaravgifter på ersättningarna) * ersättning som totalt understiger 1 000 kr till en anställd under ett inkomstår * ersättning som endast består av kostnadsersättningar, till exempel ersättning för tjänsteresor med egen bil som inte är högre än schablonbeloppet 25 kr per mil eller telefonersättning som motsvarar den anställdes kostnader för tjänstesamtal * ersättning som inte är underlag för skatteavdrag och något skatteavdrag har inte gjorts (t ex skattefria ersättningar till utländska experter med flera enligt beslut från Forskarskattenämnden. Kontrolluppgift KU28 KU 28 Företag som har tagit emot betalning för andelar från fysiska personer och dödsbon som ska göra investeraravdrag ska lämna kontrolluppgift KU28 (SKV 2335) om underlaget för investeraravdrag. Kontrolluppgiften ska dock lämnas bara om villkoren för investeraravdrag är uppfyllda. Det kan man ta ställning till vid inlämning av Ink 1 om man har en kund med ett nystartat bolag. Vad gör vi för att följa rutinen? Kontrolluppgift KU31 – Utdelning: •    Ansvar: Bokslutsansvarig. •    Skapa tjänsten "Kontrolluppgift/Kontrolluppgift utdelning" i byråstöd i samband med bokslut eller extrastämma. •    Notera utdelningens storlek i kommentarsfältet. Kontrolluppgift KU20 – Ränta: •    Ansvar: Löneansvarig. •    Redovisa räntan och skatteavdraget i AGI månaden efter räntans kostnadsföring i bolaget. •    Skapa tjänsten "Kontrolluppgift/Kontrolluppgift ränta" i byråstöd för att säkerställa att rapporteringen hanteras. Kontrolluppgift KU55 – Bostadsrättsföreningar: •    Ansvar: Bokslutsansvarig eller handläggare. •    Kontrollera att alla överlåtelser rapporteras korrekt och att varje ägare får en individuell kontrolluppgift. Kontrolluppgift KU28 – Investeraravdrag: •    Ansvar: Bokslutsansvarig. •    Utred villkoren för investeraravdrag i samband med inlämning av INK1 för att avgöra om KU28 kan utnyttjas. Kontrolluppgift KU10 – Ersättning till anställda: •    Redovisa undantagen korrekt enligt Skatteverkets riktlinjer (t.ex. för låga belopp eller skattefria ersättningar). Dokumentation och uppföljning: •    Spara underlag för kontrolluppgifterna i kundens årsakt. •    Kontrollera löpande att rapporteringen följer Skatteverkets krav. Vid osäkerhet: •    Kontakta bokslutsansvarig eller löneansvarig för stöd vid frågor om klassificering eller rapportering av kontrolluppgifter. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Salk 220 Kvalitetssäkring av delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39 •    Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46 Externa länkar •    Skatteverket: Kontrolluppgifter och deklarationsregler. Läs mer här. •    Björn Lundén: KU31, KU20 och andra kontrolluppgifter. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Kontrolluppgifter i redovisningen. Läs mer här.

Varför gör vi detta? För att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler är det viktigt att alla affärshändelser har korrekt och fullständigt underlag. Verifikationerna säkerställer att bokföringen är spårbar, korrekt och rättvisande, vilket är en grundläggande förutsättning för tillförlitlig redovisning och momsredovisning. Genom att implementera rutiner för att granska och hantera verifikationer enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring, minskar vi risken för fel och brister som kan leda till ekonomiska konsekvenser eller granskning från Skatteverket. Vad händer om vi inte följer rutinen?  Bristande hantering av verifikationer kan resultera i: •    Felaktig bokföring, vilket kan leda till skattemässiga avvikelser och sanktioner. •    Förlorad spårbarhet mellan affärshändelser och bokförda poster, vilket bryter mot REX 140 och försvårar revision eller granskning. •    Momsavdrag kan nekas vid bristfälliga eller saknade underlag, vilket kan påverka företagets ekonomiska ställning negativt. Vad ligger till grund för rutinen? Krav på verifikation För varje affärshändelse ska det i bokföringen finnas en verifikation. På en verifikation ska det enligt bokföringslagen finnas uppgifter om: •    när den upprättats (vanligen fakturadatum) •    när affärshändelsen inträffat •    vad affärshändelsen avser •    vilket belopp det gäller •    vilka parter som är inblandade •    vilka handlingar som legat till grund för affärshändelsen •    var originalhandlingen förvaras om den inte är en verifikation. Krav på fakturan enligt momslagen För momsredovisningen ska dessutom följande uppgifter finnas på fakturor till näringsidkare: •    datum för leverans eller tillhandahållande, eller datum då eventuell a conto-betalning gjorts •    ett löpnummer som ensamt identifierar fakturan •    omsatta varors mängd och art/omsatta tjänsters omfattning och art (se 23:238 ) •    beskattningsunderlag för varje momssats •    tillämpad momssats •    momsbelopp •    säljarens momsregistreringsnummer •    köparens momsregistreringsnummer i vissa fall (t ex vid unionsinterna förvärv) •    säljarens och köparens namn och adress (se 22:237 ) •    vid befrielse av moms – hänvisning till relevant bestämmelse (se 23:139 ). Förenklad faktura En förenklad faktura kan användas om fakturabeloppet är högst 4 000 kr inklusive moms. Följande uppgifter ska finnas på en förenklad faktura: •    datum för utfärdandet •    identifiering av säljaren •    typ av varor eller tjänster •    momsbelopp eller momssats. Vid resebyråverksamhet, handel med nya transportmedel och begagnade varor, samt vid internationella affärer gäller speciella regler om uppgiftsskyldighet. Verifikationsnummer Verifikationerna ska på ett varaktigt sätt vara försedda med verifikationsnummer eller andra identifieringstecken så att sambandet mellan verifikationen och den bokförda posten lätt kan fastställas. Gör du en rättelse i en verifikation ska du ange när rättelsen gjorts och vem som gjort den. Gemensam verifikation Huvudregeln är att det för varje affärshändelse ska finnas en verifikation. Under vissa förutsättningar får dock flera affärshändelser sammanföras till en gemensam verifikation. Då måste det vara fråga om •    likartade affärshändelser eller •    inbetalningar under en dag vid en kontantförsäljning av varor och tjänster. Om inget underlag går att få fram? Det kan vara OK, om det är kostnader som verkligen hör till verksamheten och det rör sig om underlag som skulle vara svåra att återskapa/få kopior på. Man bör dock försöka få fram underlag så gott det går. T ex så framgår det att man tankat på bensinfakturan eller kontokortsfakturan. Annars kan man sannolikt be leverantören om hjälp med att få fram ett nytt underlag. Vad gör vi för att följa rutinen? Granskning av verifikationer: •    Säkerställ att varje affärshändelse har en verifikation med följande uppgifter: o    Datum för upprättande och affärshändelse. o    Beskrivning av affärshändelsen. o    Belopp och involverade parter. o    Underliggande handlingar och förvaring av originalhandlingar. Fakturakrav enligt momslagen: •    Vid granskning av fakturor, kontrollera att samtliga momskrav är uppfyllda, inklusive löpnummer, momsregistreringsnummer och momssatser. Förenklad faktura: •    Vid fakturabelopp under 4 000 kr inklusive moms, kontrollera att den förenklade fakturan uppfyller minimikraven. Gemensamma verifikationer: •    För likartade affärshändelser (t.ex. kontantförsäljning), använd gemensamma verifikationer och dokumentera varje dags försäljning. Hantering av saknade underlag: •    Vid saknade underlag, försök återskapa verifikationen genom att kontakta leverantören eller använda alternativa källor (t.ex. kontoutdrag). Dokumentera vad som gjorts för att återskapa underlaget. Dokumentation och rättelse: •    Vid rättelser, notera datum och ansvarig person. Säkerställ att rättelsen är spårbar och sparas i kundens årsakt. Vid osäkerhet: •    Kontakta bokslutsansvarig eller löneansvarig för stöd i hantering av särskilda fall eller rättelser. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 Externa länkar •    Skatteverket: Krav på verifikationer och fakturor. Läs mer här. •    Björn Lundén: Bokföringslagen och verifikationskrav. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Dokumentation och spårbarhet i redovisningen. Läs mer här.

Varför gör vi detta?  Att dokumentera kundkorrespondens är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Genom att spara kopior av viktig kommunikation säkerställs spårbarhet och transparens, vilket stärker kvaliteten på redovisningen och skyddar både företaget och kunden vid granskningar eller framtida tvister. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner finnas för att säkerställa att dokumentationen av kundärenden är komplett och korrekt. Detta hjälper oss att snabbt kunna visa vilka rekommendationer som getts och vad som avtalats med kunden. Vad händer om vi inte följer rutinen?  Om vi inte dokumenterar kundkorrespondensen enligt rutinen kan följande konsekvenser uppstå: Förlorad spårbarhet: •    Vid en granskning eller tvist kan vi inte styrka vad som överenskommits eller vilka rekommendationer som getts. Försvagat kundförtroende: •    Kunden kan uppleva att vi saknar struktur och att deras ärenden inte hanteras professionellt. Juridiska risker: •    Utan dokumentation kan vi inte skydda oss mot anklagelser om felaktig hantering. Operativa risker vid personalbyten: •    Bristande dokumentation gör det svårt för en ny redovisningskonsult att få en fullständig bild av kundens ärenden. Vad ligger till grund för rutinen? För att säkerställa att vi vid behov kan ta fram och styrka kommunikation som vi har haft med våra uppdragsgivare/kunder rörande viktiga delar i uppdraget behöver vi spara ned kopia på sådan kommunikation i flik 7 årsakten. Exempel på kundkommunikation som behöver sparas Ett exempel skulle kunna vara att vi lyft frågan om man ska ha förmån på en bil som köpts in och kunden menar att bilen enbart ska användas i tjänstekörning, Då är det bra att vi kan visa vilka kriterier som finns och vad vi rekommenderar kunden att göra för att kunna styrka detta.  Vad gör vi för att följa rutinen? •    Spara ned exempelvis kopia på ett mejl, döp filen med datum och vad det handlar om. •    Om kommunikationen skett via telefon/personligen behöver man sammanställa informationen i ett mejl och gärna skicka en kopia till kund samtidigt som man kan spara ned infon. o    Tänk på! All kundkommunikation behöver såklart inte sparas ned, men sådant som kan vara viktigt att veta att vi ifrågasatt och sedan behöver styrkas.  Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Salk 220 Kvalitetssäkring av delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39 •    Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46 Externa länkar •    Skatteverket: Dokumentation och spårbarhet i redovisning. Läs mer här. •    Björn Lundén: Hantering av kundärenden och dokumentation. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Dokumentation vid redovisning och kundkommunikation. Läs mer här.

Varför gör vi detta?  Avstämningar av kund- och leverantörsreskontra är centrala för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Syftet är att säkerställa att posterna i reskontran speglar verkliga skulder och fordringar vid varje bokslutsperiod och att moms redovisas korrekt, vilket minimerar risken för periodiseringsfel och skattetillägg. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner finnas för att identifiera och korrigera gamla poster, kreditfakturor och förfallna fordringar. Detta är särskilt viktigt vid bokslut på företag som tillämpar kontantmetoden, där korrekt hantering av obetalda fakturor är avgörande för att undvika periodiseringsfel. Vad händer om vi inte följer rutinen?  •    Gamla eller felaktiga poster i reskontran kan leda till en missvisande bild av företagets ekonomiska ställning och resultat. •    Felaktig momsredovisning vid bokslut kan medföra skattetillägg och krav från Skatteverket. •    Avsaknad av rutiner för att hantera kreditfakturor eller förfallna kundfordringar kan påverka kassaflödet och företagets ekonomi negativt. Vid bristande hantering riskerar vi att bryta mot REX 140, vilket underminerar kvaliteten i redovisningen, och REX 230, vilket kan leda till problem vid granskningar och revisioner. Vad ligger till grund för rutinen? Genom att regelbundet stämma av kund- och leverantörsreskontran säkerställs att företagets bokföring ger en rättvisande bild av dess ekonomiska ställning. Felaktiga eller ojusterade saldon kan leda till missvisande rapporter och beslut vilket kan riskera sanktioner vid felaktig rapportering till Skatteverket exempelvis.  Regelbunden avstämning förhindrar överraskningar och skapar bättre möjligheter för en korrekt bild och upptäckten av felaktigheter i tidigt skede. Att stämma av regelbundet hjälper också till att upptäcka och förebygga bedrägerier såsom falska fakturor eller felaktiga betalningar.  Vad gör vi för att följa rutinen? •    Vid varje avstämning av rapporter ska även en kontroll göras av de poster som ligger i reskontra. Ligger de gamla lev-fakturor eller kundfakturor behöver vi göra en avstämning med kunden hur vi ska hantera detta. •    Ofta kan kreditfakturor från leverantörer bli liggande om kunderna sköter sina betalningar själv, här behöver man meddela kunden att aktuell kredit finnas att nyttja mot betalning alternativt kontakta leverantören och be om en utbetalning.  •    Om kunden har fordringar på sina kunder som förfallit behöver vi upplysa kunden om detta och göra en avstämning om vi ska skicka påminnelse eller om kunden sköter det själv. Denna avstämning gör vi även om kunderna sköter sina inbetalningar själv.  •    Hur ofta avstämningen behöver göras måste man komma överens om tillsammans med kund men minimum är vid varje avstämning av rapporter.  Kontantmetoden (bokslutsmetoden) vid bokslut •    I BL görs det genom att samtliga obetalda fakturor (kund- och lev-) som är upprättade men ej betalda innan bokslutsdagen ska registreras i reskontror och sedan görs rutinen ”bokför utgående fakturor” både under leverantör och fakturering.  o    Aktivitet/bokför utgående lev-/kundfakturor.  •    Det är också bra att kolla materialet för nästkommande månad för att undvika fakturor som är utställda innan bokslutsdagen. Kan även vara avräkningar av olika slag, upprättat av annan part. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 Externa länkar •    Skatteverket: Momsredovisning och periodisering vid bokslut. Läs mer här. •    Björn Lundén: Hantering av kund- och leverantörsreskontra. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Redovisning av obetalda fakturor och periodiseringar. Läs mer här

Varför gör vi detta?  Att hantera löne- och semesterskulder korrekt är centralt för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Genom att tidigt bokföra löne- och semesterskulder säkerställer vi att företagets redovisning ger en rättvisande bild av dess ekonomiska ställning och undviker att stora justeringar upptäcks först vid bokslutet. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska företag ha rutiner för att identifiera, beräkna och bokföra löne- och semesterskulder löpande. Detta är särskilt viktigt vid förändringar i personalstyrkan, såsom nyanställningar eller ändringar i anställningsgrad. Vad händer om vi inte följer rutinen? Missvisande resultat och balansräkning: Om löne- och semesterskulder inte bokförs i rätt period kan företagets resultat och balans påverkas negativt och ge en missvisande bild. Risk för brister vid revision: Avsaknad av löpande bokföring kan leda till kritik från revisorer och i värsta fall påverka företagets kreditvärdighet. Operativa konsekvenser: Bristande hantering kan leda till att företagets ledning och ägare inte får tillförlitlig information för att fatta ekonomiska beslut. Vad ligger till grund för rutinen? Företag som påbörjar anställningar i sitt företag får i de allra flesta fall ett skuldförhållande som direkt bör bokas upp för ett mer korrekt resultat. Vid timlön har den anställda arbetat en tid innan lönen utbetalas, det är en löneskuld. Tillkommer även semesterskuld Vad gör vi för att följa rutinen? •    När vi får kännedom om en ny situationen så ska vi beräkna så gott det går hur mycket skulden för lönekostnader uppgår till och göra bokningen. Gäller detsamma om det redan finns ett fåtal anställda och personalstyrkan utökas, eller tvärtom minskas ned så ska konto 2910 justeras rätt omgående. •    Det är ett led i vår kvalitets att tidigt uppmärksamma skulder som förändras. Ska inte upptäckas först i bokslutet.  •    Löneavdelningen ska månadsvis rimlighetsbedöma och ev. justera även löneskuld för de företag som har förändringar i sin personalstyrka. •    Handläggare som vid kontakt med kund får information att anställning kommer ske kan ta hjälp av lön för beräkning och uppbokning.  Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Salk 220 Kvalitetssäkring av delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39 •    Salk 240 Dokumentation, SALK s. 44 Externa länkar •    Skatteverket: Löne- och semesterskulder - redovisningsprinciper. Läs mer här. •    Björn Lundén: Guide till redovisning av lönekostnader och semesterskulder. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Hantering av löne- och semesterskulder. Läs mer här.

Varför gör vi detta? Att hantera särskild löneskatt korrekt är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Genom att bokföra särskild löneskatt på pensionskostnader som en automatkontering säkerställer vi att resultatet speglar företagets ekonomiska verklighet på ett rättvisande sätt. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner och processer finnas på plats för att säkerställa att kostnader och skatt hanteras konsekvent och korrekt. Detta är särskilt viktigt eftersom felaktigheter kan leda till missvisande resultat och påverka företagets beslutsunderlag. Vad händer om vi inte följer rutinen? Missvisande resultat: Om särskild löneskatt inte bokförs korrekt kan företagets resultat påverkas negativt och ge en felaktig bild av dess ekonomiska ställning. Brister i efterlevnad: Felaktig hantering av löneskatt innebär att företaget inte följer gällande lagar och regler, vilket kan resultera i påföljder. Förtroendeskada: Om resultatet inte är korrekt kan förtroendet för företagets redovisning minska, vilket kan påverka externa och interna intressenter. Vad gör vi för att följa rutinen? Fora pensionsdel bokförs mot 7411 from 2024, den särskilda löneskatten läggs som automatkontering utefter nedan redovisningsmall. Pensionsdelar från andra pensionsgivare, tex banker, försäkringsbolag etc. ska även de läggas med automatkontering för den särskilda löneskatten Notera! Detta kan vara en stor kostnadspost som påverkar resultatet, vi ska leverera redovisning av god kvalitet med ett så rättvisande resultat som möjligt. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Salk 220 Kvalitetssäkring av delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39 •    Salk 240 Dokumentation, SALK s. 44 Externa länkar •    Skatteverket: Särskild löneskatt på pensionskostnader. Läs mer här.  •    Björn Lundén: Guide till hantering av särskild löneskatt. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Redovisning av pensionskostnader och löneskatt. Läs mer här.        

Varför gör vi detta?  Korrekt redovisning av momsfria intäkter i ruta 42 i skattedeklarationen är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Genom att inkludera alla intäkter som inte är momspliktiga skapar vi en rättvisande bild av företagets resultat och stärker transparensen gentemot Skatteverket. Att korrekt redovisa momsfria intäkter bidrar också till att undvika felaktiga deklarationer och eventuella påföljder. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner finnas för att säkerställa att alla relevanta intäkter inkluderas i skattedeklarationen. Vad händer om vi inte följer rutinen? •    Felaktig skattedeklaration: Om momsfria intäkter inte redovisas korrekt riskerar företaget att lämna en ofullständig deklaration, vilket kan leda till krav från Skatteverket. •    Förtroendeskada: En bristfällig deklaration kan skada företagets relation med Skatteverket och påverka trovärdigheten i redovisningen. •    Ekonomiska konsekvenser: Om betydande momsfria intäkter inte rapporteras kan företagets resultat framstå som missvisande, vilket kan påverka både interna och externa beslutsfattare negativt. Vad ligger till grund för rutinen? I skattedeklarationen för moms finns ruta 42 som ska innehålla samtliga intäkter som ej är momspliktiga. Kan vara statliga och kommunala stöd, hyror privatbostad, försäkringsersättningar etc. Kontonummer för dessa ska läggas till i ruta 42 under momsuppgifter för att generera intäkter hos företaget.  Det kan vara en betydande post för företagets resultat och kan skapa en bättre överblick hos Skatteverket för dess verksamhet. Vad gör vi för att följa rutinen? Identifiering av momsfria intäkter: •    Gå igenom företagets ekonomiöversikt och identifiera intäkter som inte är momspliktiga, exempelvis statliga och kommunala stöd, privatbostadshyror och försäkringsersättningar. Koppla till rätt konton: •    Kontrollera att relevanta kontonummer är korrekt kopplade till ruta 42 i skattedeklarationen för att säkerställa korrekt rapportering. Granskning och avstämning: •    Vid varje deklarationsperiod, gör en avstämning av intäkter för att säkerställa att alla momsfria poster är inkluderade i ruta 42. Dokumentation och sparande: •    Spara underlag för de intäkter som rapporteras som momsfria i kundens årsakt för framtida granskning. Vid osäkerhet: •    Diskutera med bokslutsansvarig eller skatterådgivare om specifika poster är svårtolkade eller saknar tydligt regelverk. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 Externa länkar •    Skatteverket: Dokumentation och spårbarhet i redovisning. Läs mer här. •    Björn Lundén: Hantering av kundärenden och dokumentation. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Dokumentation vid redovisning och kundkommunikation. Läs mer här.

Varför gör vi detta?  Enligt Rex ska redovisningsuppdrag endast behållas när kunskapen om uppdragsförhållanden visar att tillämpliga lagar och regler samt relevanta yrkesetiska krav kommer att kunna uppföljas. En förutsättning är då att nödvändiga resurser i form av kompetens och tid som uppdraget kräver finns eller kan skaffas. Minst en gång per år och om något väsentligt i uppdraget ändras ska omprövning ske. Vad händer om vi inte följer rutinen?  Om vi inte följer rutinen för omprövning finns risk att vi behåller uppdrag som vi inte har rätt tid eller kompetens för att sköta, vi hindrar möjligheten för att ta in uppdrag som bättre passar vår tid och kompetens, vi riskerar att utsätta vår verksamhet och personal för onödigt risktagande samt bär risk att vid granskning från SRF inte uppfylla de krav vi behöver för att följa rex.  Vad ligger till grund för rutinen?  Rex 315 Omprövning av uppdrag med tillhörande tillämpningsanvisningar ligger till grund för rutinen. Löpande utvärdering av uppdrag sker minst 1 gång årligen i samband med genomförande av AML-kontroll samt uppdatering av uppdragsavtal. Utöver det sker omprövning vid behov.  Frågeställningar som ska besvaras är:  * Följer vi relevanta lagar och regler inom uppdraget? Ja/Nej * Finns det något som tyder på att lagar och regler inte följs korrekt av kunden? Ja/Nej * Har kunden fått information om brister som inte rättats till eller förklarats på ett tillfredsställande sätt? Ja/Nej * Fungerar kommunikationen med kunden på ett bra sätt?  * Har kunden vid flera tillfällen valt att inte följa gällande lagar och regler? Ja/Nej * Kan vi möta kundens behov på ett effektivt och ändamålsenligt sätt? Ja/Nej * Finns det tecken på att samarbetet kan bli problematiskt eller att kvaliteten på vårt arbete kan påverkas negativt? Ja/Nej * Har vi, eller kan vi få, tillräcklig information om kundens verksamhet för att uppnå god kundkännedom? Ja/Nej * Sköter kunden de överenskommelser som finns uppsatta i gällande uppdragsavtal? Ja/Nej Vad gör vi för att följa rutinen?  * Löpande handläggare ansvarar för att årlig genomgång av ovanstående frågeställningar för att motivera fortsatt uppdrag i samband med AML-kontroll.  * Vid förändringar i uppdrag ansvarar löpande handläggare för att utvärdera ovanstående frågeställningar för att motivera fortsatt uppdrag eller eventuell omprövning.  * Vid ej fungerande rutiner, brister eller felaktigheter i uppdraget ansvarar löpande handläggare för att ta dialog med kund och söka lösningar på förbättring.  * Vid ej fungerande dialog ska bokslutshandläggare och löpande handläggare tillsammans titta på alternativa lösningar och i gemensam dialog med kunden söka lösningar till förbättring.  * Om det vid upprepade försök från löpande handläggare samt enstaka försök från löpande handläggare och bokslutshandläggare tillsammans inte går att finna lösningar för förbättring ska uppdraget lämnas till VD för formell omprövning.  Vid omprövning ska följande information delges VD: * Exempel på information som delats till kunden med datum och antal där det framgår vilka problem som finns, hur ofta/mycket det uppstått och vilka förslag till lösningar vi lämnat * Exempel på mejl eller telefonsamtal som skett mellan kunden och redovisningskonsult (både löpande handläggare och bokslutshandläggare)  * Information om redovisningskonsultens uppfattning om väg framåt och eventuell önskad tidsaspekt Hur en omprövning går till  * VD sammanställer information från löpande handläggare och ev. bokslutshandläggare och skriver ett omprövningsbrev.  * Tillsammans med omprövningsbrevet lämnas checklista för omprövning (SRF mall) till kunden * Omprövningschecklista samt omprövningsbrev mejlas till kunden med information om tidsfrist för åtgärd * Vid behov ringer VD kunden och diskuterar frågan om omprövning.  * Vid behov kallas kunden till möte tillsammans med VD. (Löpande handläggare, bokslutshandläggare och lönekonsult kan vid behov delta på mötet, i andra fall kan ett förberedande möte ske mellan VD och personal.) Läs mer  Rex 310 Antagande av uppdrag, REX s.42-44 Rex 315 Omprövning av uppdrag, REX s. 45-46 Rex 320 Kunskap om uppdragsgivarens verksamhet, REX s. 47-49

Riktlinjer och rutiner för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism för Midama Ekonomi AB Inledning Våra riktlinjer och rutiner som är framtagna för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism enligt Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism för Midama Ekonomi AB. Våra riktlinjer och rutiner utgår från verksamhetens allmänna riskbedömning och syftar till att reducera riskerna för att verksamheten utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism och vid de fall misstanke fattas kring penningtvätt eller finansiering av terrorism syftar våra rutiner och riktlinjer att ge samtliga medarbetare stöd och rätt kunskap för penningtvättsregelverket och vårt ansvar kring upptäckt, analys och rapportering av misstanke. Riktlinjerna och rutinerna utvärderas och uppdateras regelbundet, en större genomlysning sker minst en gång per år i samband med uppdatering av den allmänna riskbedömningen. Översyn, uppdatering och eventuella förändringar i dokumentet ansvarar VD som av styrelsen är utsedd till centralt funktionsansvarig. Lagstiftning, riskbaserat förhållningssätt och tillsyn Den lagstiftning som ligger till grund för den allmänna riskbedömningen för verksamheten samt de tillhörande styrdokument, riktlinjer och rutiner som finns upprättade tar sitt ursprung i Lag (2017:630) kring penningtvätt och finansiering av terrorism samt Lag (2017:631), Lag (2002:444) och Lag (2014:307). I den gällande lagstiftningen 1 kap 6 § samt 1 kap 7 § framgår vedertagna definitioner av penningtvätt och finansiering av terrorism vilka den allmänna riskbedömningen och tillhörande styrdokument, rutiner och riktlinjer grundar sig på. Lagstiftningen utgår från att byrån ska tillämpa ett riskbaserat förhållningssätt utifrån de risker byrån har att utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Ett riskbaserat förhållningssätt innebär att omfattning av åtgärder och kontroller ska utformas och anpassas efter byråns identifierade risker, riskens konsekvens och sannolikhet. Det riskbaserade förhållningssättet ligger också till grund för hur omfattande kundkännedomsåtgärder som ska vidtag i varje enskilt fall utifrån den enskilda kundens riskprofil. Mest omfattande åtgärder ska vidtas där riskerna bedöms som störst. Den allmänna riskbedömningen med tillhörande styrdokument, riktlinjer och rutiner ska finnas tillgänglig för Länsstyrelsens tillsyn. Om verksamhetsutövaren inte fullgör sina skyldigheter enligt Penningtvättslagen och Länsstyrelsens föreskrifter har Länsstyrelsen möjlighet att utdela vite och sanktionsavgifter. Ansvarsfördelning, upprättande, uppföljning och fastställande Det yttersta ansvaret för att penningtvättsregelverket efterlevs innehar bolagets styrelse. Inom ramen för styrelsen uppdrag ansvarar styrelsen för att: * Fastställa den allmänna riskbedömningen för Midama Ekonomi * Fastställa styrdokument, riktlinjer och rutiner för Midama Ekonomi * Utse en centralt funktionsansvarig och tillse att denne har rätt befogenheter, resurser och den kunskap som krävs för att utföra sitt uppdrag. * Ta del av och utvärdera rapportering avseende vidtagna åtgärder med anledning av noterade brister i efterlevnad av gällande regelverk. Styrelsen har utsedd VD till centralt funktionsansvarig i Midama Ekonomi. I Sitt uppdrag som centralt funktionsansvarig ansvarar VD för att: * Löpande kontrollera att byrå fullgör sina skyldigheter i enlighet med gällande penningtvättsregelverk. * Ansvara för uppdatering av rutiner för åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism samt dokumentation av ovanstående. * Ansvara för omvärldsbevakning av händelser som påverkar regelverket och gällande risknivåer. * Delge information till byråns medarbetare och följa upp medarbetares efterlevnad av gällande rutiner. * Utgöra stöd för medarbetare i frågor som rör åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. * Rapportera misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism till finanspolisen. I särskilda fall kan det enligt 6 kap 2 § i penningtvättslagen utifrån verksamhetens storlek och art vara motiverat att utse befattningshavare eller oberoende granskningsfunktion för att säkerställa att åtgärder som krävs följs, kontrolleras och åtgärdas vid brister. Utifrån verksamheten som Midama Ekonomi bedriver har bolaget styrelse bedömt att det är motiverat att endast utse en centralt funktionsansvarig utan ytterligare granskningsfunktion. Allmänt om riskklassificering och kundkännedom Den allmänna riskbedömningen utgör grund för riskbedömning av kundens verksamhet, syfte och art samt kundrelationens risk knuten till verksamheten. Rasklassificeringen av kunder och kundrelationen syftar i första hand till att avgöra vilka kontroller, rutiner och åtgärder byrån behöver vidta för att tillämpa ett riskbaserat förhållningssätt. Skyldighet att vidta åtgärder för kundkännedom dvs. att inhämta och bedöma uppgifter om kunden, gäller löpande under hela affärsförbindelsen. Uppgifter om kunden inhämtas innan en affärsförbindelse inleds och i en pågående affärsförbindelse vid väsentliga förändringar fram till en eventuellt avslutad affärsförbindelse. Byråns kundkännedomsprocess ska resultera i att det för alla medarbetare som sköter ett uppdrag är klart vad kundens verksamhet i sig och affärsrelationen mellan kunden och byrån har för syfte och art. Om tillräcklig kundkännedom inte kan uppnås ska affärsrelationen inte inledas eller upprätthållas. * Inledande affärsförbindelser - antagande av nya kunder sker enligt antagningsrutin. Läs rutin här  För att upprätta en tillräckligt god kundkännedom för att minimera riskerna att Midama Ekonomi och verksamhetens tjänster blir utnyttjade för penningtvätt och finansiering av terrorism görs en uppföljande kundkännedomsprocess minst en gång årligen och vid behov beroende på kundens riskprofil eller ändringar inom verksamheten.  För att säkerställa en hög leverans av kvalité på våra tjänster har vi grundläggande förhållningsregler som all personal förväntas följa som bygger på kunskapsinhämtning, informationsdelning, dokumentation och beslutsvägar enligt Rex – Svensk standard för redovisningsuppdrag . Innehåll och beskrivning av våra grundläggande förhållningsregler går att läsa här . Utöver detta så utbildar vi vår personal löpande samt håller interna konferenser, möten och diskussioner för att utveckla ett kritiskt förhållningssätt som främjar till att det kontinuerligt görs avstämningar, stickprov och rimlighetsbedömningar utifrån kundens verksamhet och vid varje eventuell avvikelse ska avvikelsen utredas och dokumenteras. Omfattning av övervakningen sätts alltid i relation till kundens riskprofil och de tjänster kunden erhåller. I de fall avvikelser förekommer som medför att kundens riskprofil behöver uppdateras ska en ny kundkännedomskontroll genomföras skyndsamt. * Fortlöpande affärsrelationer - uppföljning och övervakning av kunder. Läs rutin här  VERKSAMHETENS VARNINGSSIGNALER I de fall det finns anledning att misstänka att någon av nedanstående punkter inte kan tydliggöras och förklaras ska alltid en utredning startas enligt våra grundläggande förhållningsregler då dessa saker är vanligt förekommande riskbeteenden och varningssignaler för att en verksamhet kan utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Om det efter dialog med kunden och andra relevanta samarbetspartners fortsatt inte går att på ett tydligt sätt förklara omständigheterna kring varningssignalen ska uppdraget avslutas skyndsamt enligt beslutsvägar i grundläggande förhållningsregler. I de fall uppdrag avslutas på grund av dessa varningssignaler ska alltid en anmälan till finanspolisen inlämnas i samband med avslutat uppdrag. Omständigheter att beakta som varningssignaler * Det saknas eller finns ett otydligt affärsmässigt syfte i verksamheten * Det finns misstanke om att den verkliga verksamheten i bolaget inte stämmer överens med det som anges i bolagsordningen. * Det förekommer snabba eller återkommande förändringar i bolagsordningen * Bolaget har på kort tid bytt partner för redovisningstjänster och/eller revisor * Det finns en komplex företagsstruktur som utifrån bolagets verksamhet misstänks inte vara motiverad * Det uppstår stora förändringar i resultat mellan perioder som inte går att utreda orsak till * Det finns en ovanligt hög omsättning i en verksamhet där det inte kan/bör förväntas * Det förekommer inbetalningar till bolaget från källor som inte stämmer överens med kundens verksamhet eller som av annan anledning anses som oklara. * Det förekommer inkomster i verksamheten som inte överensstämmer med den bransch eller affärssektor som bolaget är verksamt inom * Den specifika branschen är generellt sett inte kontantbaserad men det förekommer kontantbaserad verksamhet inom bolaget. * Vid bildande av bolag eller ökande av kapital tillsätts kontanta bidrag eller lån från närstående. * Det finns orimligt få eller inga anställda utifrån den verksamhet som bolaget enligt bolagsordningen bedriver utan att det utifrån den bransch bolaget verkar i motiverar det. * Det förekommer affärsförbindelser i högriskländer som inte utifrån verksamhetens syfte och art går att förklara eller utreda orsak till. * Verksamheten ingår i en koncern där det finns koncerninterna överföringar som saknar underlag, är svåra att förklara eller saknar tydligt syfte. För ytterligare indikationer på avvikelser hänvisar vi till Revisorsinspektionen varningstecken. AFFÄRSRELATIONENS VARNINGSSIGNALER I de fall det finns beteenden hos kundens representanter som påverkar upprätthållandet av en god kundkännedom och professionell affärsrelation mellan byrån och kunden så ska affärsrelationen omprövas enligt rutin för omprövning enligt Rex – Svensk standard för redovisningsuppdrag. Beslutsvägar för omprövning finns beskrivet i våra grundläggande förhållningsregler. Om varningssignaler har utretts och ingen förändring sker ska uppdraget avslutas skyndsamt enligt våra grundläggande förhållningsregler. Omständigheter att beakta som varningssignaler * Kundens representanter är ovillig att besvara frågor inom ramen för den överenskomna affärsrelationen. * Kundens representanter ger inga eller orealistiska förklaringar till frågor som uppkommer inom den överenskomna affärsrelationen. * Kundens representanter uppvisar stor kunskapsbrist avseende sina affärer och kan inte besvara frågor om verksamheten, dess ägarstruktur, syfte eller art. * Kunden använder i kontakt med byrån ett ombud som gör det svårt att identifiera verkliga personer bakom affärsrelationen. * Kunden har ett aggressivt eller ej tillmötesgående förhållningssätt gentemot byrån inom ramen för affärsrelationen. * Kunden och dess representanter lämnar återkommande inte in underlag och material som krävs för att enligt rutin 2.2.2 krav på verifikat och underlag inom ramen för affärsrelationen. * Kunden och dess representanter visar inte respekt för affärsrelationen och tillhörande överenskommelser Dokumentation:  * Byråstöd - överlämningsbart skick. Läs rutin här * Byråstöd - uppdateringar. Läs rutin här * Krav på verifikat och underlag. Läs rutin här * Granskning av verifikationer. Läs rutin här  Rapportering till Finanspolisen Om det vid det löpande övervakningen av kunduppdrag uppkommer misstanke som kan härröras till penningtvätt och finansiering av terrorism är det upp till varje klientansvarig handläggare att skyndsamt utreda enligt våra grundläggande förhållningsregler. Om misstanke kvarstår efter utredning ansvarar klientansvarig handläggare att informera VD. VD i rollen som centralt funktionsansvarig ansvarar för eventuell rapportering till Finanspolisen. I samband med rapportering till finanspolisen skall omprövning av uppdraget ske enligt grundläggande förhållningsregler.  Enligt 4 kap. 9 § Penningtvättslagen råder meddelandeförbud i samband med rapportering. Det innebär att ingen på byrån har rätt att informera vidare till kunden eller annan utomstående att rapportering skett.  Behandling och bevarande av handlingar samt personuppgifter Behandlingen av personuppgifter följer gällande lagar och regler för GDPR samt Midama Ekonomi personuppgiftspolicy. Byrån ska i fem år efter det att kundrelationen har avslutats bevara uppgifter om uppdragets art samt vidtagna kundkännedomsåtgärder. Bevarandet av handlingar och uppgifter syftar till att möjliggöra för Polismyndigheten och andra myndigheter att förebygga, upptäcka eller utreda penningtvätt eller finansiering av terrorism (prop. 2016/17:173 s. 317). Om det är nödvändigt finns möjlighet att bevara uppgifter längre än 5 år, max upp till 10 år. Dokumentation som inhämtas i kundkännedomsprocess sparas på följande sätt:  * Lagring av personuppgifter sker i KYC-programvara (Blikk) * Känsliga uppgifter får behandlas endast om det är nödvändigt för att byrån ska göra följande:  * Bedöma om kunden är i politiskt utsatt ställning eller familjemedlem enligt 1 kap 8-10 § Penningtvättslagen * Bedöma risk som kan förknippas med kundrelationens riskklassificering enligt 2 kap 3 § Penningtvättslagen * Uppfylla övervakningsskyldighet enligt 4 kap 1 § Penningtvättslagen * Bedöma misstänkta transaktioner och aktiviteter enligt 4 kap 2 § Penningtvättslagen * Lämna uppgifter till Polismyndigheten enligt 4 kap 3 § och Säkerhetspolisen enligt 4 kap 6 § Penningtvättslagen.  * Bevara handlingar och uppgifter enligt ovanstående punkter Lämplighetsprövning, utbildning och skydd av anställda och uppdragstagare Inför anställning av medarbetare, uppdragstagare eller andra som på liknande grund deltar i verksamheten och utför arbete av betydelse för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism begär byrån ut utdrag ur belastningsregistret, säkerställer att personen har relevant utbildning och/eller yrkeserfarenhet.  Vid anställningsstart säkerställs att alla medarbetare är informerad om interna rutiner via byråns personalhandbok samt utbildning inom både Rex - svensk standard för redovisningsuppdrag och Penningtvätt. Minst en gång årligen uppdateras utbildning för alla medarbetare och i samband med detta dokumenteras utbildningens deltagare, innehåll, plats och datum. Rutinbeskrivningar kring; * Anställningar * Arbetsmiljö * Säkerhet och sekretess Intern kontroll VD i rollen som centralt funktionsansvarig utvärderar och kvalitetssäkrar löpande vid behov byråns system och rutiner för att så långt det är möjligt säkerställa en byråns rutiner kring Penningtvätt och finansiering av terrorism. Minst en gång årligen genomförs revidering av gällande rutiner och riktlinjer och utöver det stickprovskontroller av efterlevnad.  Version Denna version av interna rutiner och riktlinjer kring Penningtvätt och finansiering av terrorism är uppdaterad senast den 26 februari 2025.     

Varför gör vi detta?  Att tillämpa korrekta periodiseringar är centralt för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Periodiseringar säkerställer att inkomster och utgifter bokförs i rätt räkenskapsår, vilket ger en rättvisande bild av företagets resultat och ekonomiska ställning. Genom att använda förenklingsregler enligt K2 och följa en konsekvent linje mellan åren, stärker vi redovisningens kvalitet och effektivitet. Rutiner som inkluderar regelbundna avstämningar och tydliga processer säkerställer att vi även lever upp till REX 230 Intern kvalitetssäkring. Vad händer om vi inte följer rutinen? Felaktigt resultat och balansräkning: Periodiseringsfel kan leda till att inkomster eller utgifter redovisas i fel räkenskapsår, vilket ger en missvisande bild av företagets resultat och ekonomiska ställning i ett bokslut. Periodiseringsfel mellan månader kan också leda till missvisande rapporter som kan få konsekvenser för företagarens uppfattning om hur företaget faktiskt går.   Överträdelse av lagkrav och standarder: Att inte periodisera korrekt innebär att vi bryter mot bokföringslagen och REX 140, vilket kan leda till sanktioner och bristande trovärdighet. Risk för kontrollbalansräkning: Om kunder med svag ekonomi inte har en korrekt balansräkning kan de hamna i en situation där kontrollbalansräkning behövs, vilket kan förvärra deras ekonomiska problem. Vad ligger till grund för rutinen? Periodisering är ett begrepp inom redovisning som innebär att inkomster och utgifter fördelas till de perioder de hör till. Endast de utgifter och inkomster som hör till räkenskapsåret ska påverka resultatet. Övriga inkomster och utgifter hör till kommande räkenskapsår och därför måste man göra en periodisering, dvs boka upp dem som tillgång respektive skuld i ett bokslut och intäkts- respektive kostnadsföra dem kommande år. I K2 (som är det vanligaste förekommande regelverket bland våra kunder) finns det några förenklingsregler när det gäller periodiseringar. Väsentlighetsprincipen är något som man måste ta hänsyn till när dessa förenklingar tillämpas. Dessa förenklingsregler är frivilliga men man behöver hålla samma linje mellan räkenskapsåren, dvs man kan inte välja att tillämpa förenklingsreglerna bara vissa år.  Förenklingsreglerna i K2 är: •    5 000-kronorsregeln •    regeln om årligen återkommande rörelseutgifter. 5 000-kronorsregeln 5 000-kronorsregeln innebär att man inte behöver periodisera inkomster och utgifter som ”var för sig” understiger 5 000 kr. Denna regel gäller samtliga inkomster och utgifter. Utgångspunkten är att man tittar på varje faktura för sig, dvs understiger fakturabeloppet 5 000 kr behöver man inte periodisera inkomsten respektive utgiften. Om faktureringen av t ex en varuleverans delas upp på flera fakturor ska samtliga fakturor läggas samman vid bedömningen av 5 000-kronorsgränsen. Det är alltså inte tillåtet att dela upp faktureringen i avsikt att komma under 5 000-kronorsgränsen. Ibland består en faktura av flera typer av inkomster eller utgifter. Det gäller t ex kontokortsfakturor. I ett sådant fall bör man kunna låta blir att periodisera varje utgift/inkomst som understiger 5 000 kr även om det totala fakturabeloppet överstiger 5 000 kr. Det finns en väsentlighetsprincip som innebär att även om enskilda uppgifter var för sig inte är väsentliga, kan de ändå vara väsentliga om de tillsammans ger en annan bild av före¬taget och därmed påverkar de beslut som t ex en läsare av årsredovisningen fattar utifrån uppgifterna i årsredovisningen. Har företaget många liknande mindre poster som var för sig understiger 5 000 kr kan dessa tillsamman vara ett väsentligt belopp vilket då innebär att varje belopp då ska periodiseras. Vad som är ett väsentligt belopp måste bestämmas utifrån omständigheterna i varje enskilt fall. Årligen återkommande rörelseutgifter Regeln om årligen återkommande rörelseutgifter innebär att årligen återkommande rörelseutgifter under vissa förutsättningar inte behöver periodiseras. Detta gäller inte utgifter för personal. Enligt förenklingsregeln för årligen återkommande rörelseutgifter får du redovisa en rörelseutgift som återkommer varje räkenskapsår som kostnad det räkenskapsår som företaget normalt får fakturan eller gör en utbetalning. Det gäller under förutsättning att •    utgiftens storlek kan antas variera med högst 20 % mellan åren och •    varje räkenskapsår belastas av ett års kostnad (gäller inte första året förenklingsregeln tillämpas på en utgift). Du får fritt välja vilka årligen återkommande utgifter du vill tillämpa förenklingsregeln på (förutom personalkostnader). Du måste dock tillämpa ovanstående regel konsekvent på varje enskild utgift. Det är inte tillåtet att växla mellan åren. Ett exempel skulle kunna vara kostnad för el i ett fastighetsbolag. Vad gör vi för att följa rutinen? •    Diskutera med uppdragsgivaren/kunden vad kunden vill få ut av rapporterna och hur viktigt det är för kunden att få ett mer rättvisande resultat varje månad. Det är kundens förväntningar som måste styra vilken nivå vi ska lägga på periodiseringar i den löpande redovisningen.  •    Utöver kundens förväntningar kan det vara andra faktorer som kan påverka hur noggrann man behöver vara med att inkomster och utgifter styrs till rätt period löpande under året. Har vi en kund som har sämre resultat som inte kan täckas av det egna kapitalet behöver vi ha god koll på balansen varje månad för att kunna avgöra om kunden hamnar i kontrollbalansräkning. •    Det är också viktigt att vi följer samma linje mellan räkenskapsåret så om man är osäker hur man ska göra med en utgift gör en koll med bokslutsansvarig.  •    Se till att varje månad göra en avstämning av 1790 + 2990 för att se att de är aktuella belopp som ligger där. Gör en avstämning med bokslutsansvarig om något känns osäkert rörande dessa konton.  •    Större periodiseringar som ska ligga i balansen vid bokslutet bör hanteras direkt löpande – t ex första förhöjdhyra på en billeasing som ofta löper på 36 månader. •    Ta hjälp av bosklutsansvarig om man är osäker på rutiner runt periodiseringar.  Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 Externa länkar •    Skatteverket: Periodisering av inkomster och utgifter. Läs mer här. •    Björn Lundén: Periodisering enligt K2 och K3. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Periodisering och rapportering. Läs mer här.

Varför gör vi detta? Att hantera presentkort (vouchers) korrekt i redovisningen är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Eftersom moms och intäkter behandlas olika beroende på om presentkortet är en enfunktions- eller flerfunktionsvoucher är det viktigt att redovisningen speglar rätt ekonomisk händelse vid rätt tidpunkt. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner säkerställa att hanteringen är korrekt från försäljning till inlösen. Rätt hantering minskar risken för fel i momsredovisningen och säkerställer en korrekt balans- och resultatredovisning. Vad händer om vi inte följer rutinen?  Felaktig momsredovisning: Om vouchertyper inte identifieras korrekt kan momsen redovisas i fel period, vilket kan leda till sanktioner från Skatteverket. Brister i intäktsredovisningen: Felaktig hantering kan leda till att intäkter periodiseras fel, vilket påverkar resultat och balans. Operativa och juridiska risker: Om kassasystem inte hanterar vouchers korrekt och kunden inte informeras om detta kan det skapa osäkerhet och förtroendeförlust. Vad ligger till grund för rutinen? Eftersom hanteringen av vouchers i redovisning skiljer sig åt beroende på vilken typ av presentkort kunden tillhandahåller behöver vi alltid utreda vilken typ av voucher det rör sig om, enfunktions eller flerfunktions. Enfunktion – Voucher som anger exakt vilken vara eller tjänst som erhålls i utbyte mot vouchern samt vouchers som kan lösas in mot olika varor eller tjänster men med samma momssats. Flerfunktion – Vouchers som inte är enfunktions, alltså inte anges exakt vilken vara eller tjänst som erhålls eller att vouchern kan nyttjas mot varor eller tjänster med olika momssatser.  Vid försäljning av flerfunktionsvoucher: Försäljning av flerfunktionsvoucher (presentkort) bokas i sin helhet upp som ett förskott från kund (konto 2421), när presentkortet löses in bokas försäljning och moms och kontot för presentkort debiteras. Presentkortet ses som en betalmetod vid inlösen.  Vid försäljning av enfunktionsvocher: Vid försäljning av en enfunktionsvoucher ska momsen redovisas (både omsättning och momsbelopp, ruta 05 och 10–12) redan vid försäljningen av presentkortet. Man tar dock inte upp någon intäkt vid detta tillfälle utan bokför beloppet exklusive moms som ett förskott från kund. När vouchern sedan löses in redovisar man intäkten för försäljningen (och då ska inte momsdeklarationen påverkas alls).  SE konteringsexempel nedan (vilka konton som används kan skilja åt men effekten ska bli den samma).  Exempel på enfunktionsvoucher är måltidskuponger som säljs direkt av en restaurang under förutsättning att kupongerna gäller varor eller tjänster med en och samma momssats. Här ska alltså momsen hanteras vid försäljningen av lunchkupongen men intäkten redovisas först vid inlösen, då restaurangen levererat varan eller tjänsten.  Vad gör vi för att följa rutinen? •    Utred tillsammans med uppdragsgivare/kund vilken typ av voucher som säljs •    Kom överens med kund om rutin kring hantering av voucher och spara skriftlig rutinbeskrivning i Byråstöd. Känner du dig osäker inför upprättande av rutin med kund, kontakta bokslutsansvarig för stöd.  •    Tänk på! Väldigt få kassasystem kan hantera detta korrekt från början så det krävs ofta en manuell hantering. Därav är Vad gör vi för att följa rutinen? mycket viktig. •    Uppdragsgivaren/kunden är ansvarig för att redovisningen blir rätt så se till att du får den information du behöver från kunden för att säkerställa att redovisningen blir rätt.  •    Vid bristande presentkortsrutiner hos uppdragsgivare/kund ska följande ske: o    Informera kunden om behovet av fungerande presentkortsrutiner o    Vid fortsatta problem, kalla kunden till möte tillsammans med bokslutshandläggare o    Om kunden fortsätter med bristande rutiner är det grund för omprövning. Prata ihop dig med bokslutshandläggare och vid behov av omprövning informera VD, VD ansvarar för genomförande av omprövning.  Exempel kontering vid försäljning och inlösen av presentkort   LÄS MER ·         Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 ·         Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 ·         Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 EXTERNA LÄNKAR ·         Skatteverket: Hantering av presentkort och moms. Läs mer här. ·         Björn Lundén: Redovisning av presentkort (Vouchers). Läs mer här. ·         Ekonomistyrningsverket (ESV): Momsregler för presentkort. Läs mer här.

Varför gör vi detta?  Korrekt hantering av regionalt stöd säkerställer att arbetsgivaravgifter rapporteras och avdrag görs i enlighet med gällande regelverk. Detta är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Genom att följa regelverket undviker vi risken för oriktiga uppgifter som kan leda till sanktioner från Skatteverket. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner och kontroller finnas för att säkerställa att regionalt stöd hanteras korrekt, särskilt i koncerner där taket gäller samtliga bolag. Detta minskar risken för felaktiga avdrag och säkerställer att rapporteringen är rättvisande. Vad händer om vi inte följer rutinen?  Risk för oriktiga uppgifter: Felaktig hantering kan leda till att företaget lämnar oriktiga uppgifter i arbetsgivardeklarationen, vilket kan resultera i sanktioner eller krav på rättelse från Skatteverket. Förlorat regionalt stöd: Om företaget inte uppfyller reglerna kan det gå miste om avdraget, vilket kan innebära ekonomiska förluster. Komplexitet i koncerner: Felaktig fördelning av avdrag mellan moderbolag och dotterbolag kan leda till obalans och revisionella anmärkningar. Operativa risker: Om arbete sker både inom och utanför stödområdet kan avdraget proportioneras felaktigt, vilket skapar onödig administrativ belastning och osäkerhet. Vad ligger till grund för rutinen? Regionalt stöd koncern Maxtaket för full nedsättning av arbetsgivaravgift hos företag verksamma i kommuner som berörs är 71000kr. Gäller inte företag inom transportsektor, jordbruk, vattenbruk eller fiske. För koncernföretag gäller taket för löner i samtliga bolag. Personer som endast har ålderspensionsavgift 10,21 (födda 1957 o tidigare) berörs ej och kan undantas från underlaget. För koncerner ska moderbolaget i första hand göra avdraget, sedan sker fördelning till dotterbolagen.  Regionalt stöd vid arbete delvis utanför berört område. För företag med verksamhet både inom och utanför stödområde behöver ev. en manuell korrigering i AGI ske. Det får ske i dialog mellan lön och deklarant. Lönen proportioneras utefter dagar, timmar, etc. och endast det belopp som berörs av stöd ska med i underlaget i ruta 471 och 10% avdrag i ruta 476. Annars föreligger risk för oriktig uppgift Det finns ett motsatsförhållande mellan regionalt stöd och utbetalda traktamenten. Finns båda delarna med i lönen bör det alltid kontrolleras var förrättning på över 5 mil bort har skett.  Vad gör vi för att följa rutinen? Regionalt stöd koncern •    Identifiera om ni har någon koncern med löner som berörs Regionalt stöd vid arbete delvis utanför berört område •    Skicka in till SKV på sedvanligt sätt, klicka fram till fliken avdrag från arbetsgivaravgifter och ändra beräkningen. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 Externa länkar •    Skatteverket: Regionalt stöd och arbetsgivaravgifter. Läs mer här. •    Björn Lundén: Regionalt stöd och regler för arbetsgivaravgifter. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Redovisning av regionalt stöd. Läs mer här.

Varför gör vi detta? Hantering av restaurangrapporter är avgörande för att uppfylla krav från Folkhälsomyndigheten och säkerställa att företag med serveringstillstånd följer gällande lagar och regler. Det stödjer redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, eftersom korrekt hantering av alkoholrelaterade intäkter och kostnader är nödvändig för ett rättvisande resultat och för att minimera risker för böter eller indraget tillstånd. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska det finnas rutiner och kontroller som säkerställer att rapporteringen utförs korrekt och att redovisningen av omsättning och volymer är transparent och spårbar. Vad händer om vi inte följer rutinen?  Lagbrott och sanktioner: Om rapporten inte skickas in i tid eller är felaktig riskerar kunden sanktioner från Folkhälsomyndigheten, såsom böter eller i värsta fall indraget serveringstillstånd. Ökad administrativ börda: Bristande rutiner kan leda till att rapporteringen blir mer tidskrävande, särskilt om underlag för inköp och omsättning inte är korrekt redovisade. Kundmissnöje: Felaktigheter eller förseningar i rapporteringen kan skapa frustration hos kunderna och påverka förtroendet för vår tjänst. Vad ligger till grund för rutinen? Kunder som har ett stadigvarande serveringstillstånd behöver lämna restaurangrapport varje år, rapporteringen sker till Folkhälsomyndigheten. Rapporteringen sker per kalenderår och görs varje år i under perioden januari – februari för föregående år.   Vad gör vi för att följa rutinen? Hos oss är det Louise som hjälper våra kunder att skicka in restaurangrapporten, har vi kunder som säljer alkohol behöver vi anpassa redovisningen och underlätta utförandet av alkoholrapporten. •    Utred med kunden om de kommer vilja ha vår hjälp med restaurangrapporten direkt vid uppstart. Vissa av våra kunder gör rapporten själv och då behöver vi veta vilken info de eventuellt vill ha av oss och på vilket sätt. Ska vi göra rapporten gäller stegen nedan.  •    Se till att försäljning och inköp redovisas på olika konton i resultatrapporten, vi behöver i redovisningen få fram omsättning för: •    Mat •    Spritdryck (inklusive spritdrinkar och alkoläsk) •    Vin (inklusive vindrinkar) •    Andra jästa alkoholdrycker (ex. cider) •    Starköl •    Alkoholdryckesliknande preparat (ex. glass, jello-shots) •    Övrig alkoholfri dryck (lättöl, läsk, kaffe mm) •    Utöver omsättning ska våra företagare redovisa inköpta volymer per alkoholsort. Stora leverantörer går det att få volymrapporter av per kalenderår men säkerställ att det är möjligt på de leverantörer din kund använder. Görs inköp där det inte är möjligt att få sammanställd volymrapport behöver man digitalt spara underlagen för inköpet löpande i årsakten (använd någon av de tomma flikarna i en årsakt och döp till Restaurangrapport). Exempel på sådana inköp är om kunden går direkt på Systembolaget. Rekommendera alltid er kund att bara göra inköp från Systembolaget i nödfall, hanteringen av de inköpen är tidsödande vid upprättande av restaurangrapporten.  •    Om något är oklart eller man behöver hjälp att sätta en rutin runt detta, ta hjälp av Louise.  Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 Externa länkar •    Skatteverket: Redovisning av alkoholrelaterade intäkter. Läs mer här. •    Björn Lundén: Guide för hantering av alkoholrapportering. Läs mer här. •    Folkhälsomyndigheten: Information om restaurangrapporten. Läs mer här.  

Varför gör vi detta?  Korrekt hantering av ROT- och RUT-ansökningar är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Ansökningarna måste skickas in i tid och hanteras enligt regelverket för att säkerställa att vår kund och deras slutkunder får sina avdrag korrekt. Genom att följa rutinerna och tydliggöra ansvarsfördelningen mellan redovisningskonsult och kund, minskar vi risken för att avdrag missas eller blir felaktiga. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner och processer finnas på plats för att säkerställa att ROT/RUT-hanteringen är spårbar och korrekt. Vad händer om vi inte följer rutinen? •    Förlorade avdrag: Om ansökningar inte skickas in i tid, eller om betalningar inte hanteras rätt, kan kunden och deras slutkund gå miste om ROT/RUT-avdraget. •    Skadat förtroende: Fel eller förseningar i hanteringen kan skapa missnöje hos både kunden och deras slutkunder, vilket kan skada relationerna. •    Juridiska och skattemässiga konsekvenser: Felaktiga ansökningar kan leda till krav från Skatteverket på återbetalning av utbetalda avdrag eller andra sanktioner. Vad ligger till grund för rutinen? Om uppdragsgivare/kund utför tjänster som ger rätt till rot/rutavdrag för beställaren av tjänsten behöver rutin upprättas för hur hantering av rot/rut-utbetalning ska gå till.  Ansökningar för ett kalenderår ska alltid vara Skatteverket tillhanda senaste den 31/1 året efter. I januari varje år ska alltid en avstämning göras att rot/rutansökningar är inskickade innan deadline passerat. Det är viktigt att vår kund och kundens slutkund har rätt information om vad som styr ansökan, beslut och utbetalning av rot/rutansökan.  Vad gör vi för att följa rutinen? •    Börja med att komma överens med uppdragsgivaren om ansökan för utbetalning av rot/rut ska inkluderas i vårt uppdrag eller inte •    Säkerställ att ansvaret för uppdraget om ansökan finns angivet i aktuellt uppdragsavtal. •    Se till att tjänst rot-/rutansökan läggs upp i Byråstöd med påminnelse i januari. •    Om ansvar för ansökan ligger på uppdragsgivare o    Bevaka att utbetalningar ramlar in som de ska o    Vid avsaknad av utbetalningar, upplys kunden om det missats ansökningar.  •    Om ansvar för ansökan ligger på redovisningskonsult o    Bestäm i dialog med kunden hur ofta inbetalningar av kundfakturor ska göras. Förslagsvis är veckovis avstämning att föredra så kunden snabbt får rot-/rutdelen av fakturan.  o    Dokumentera överenskommelsen kring rutinen skriftligt och spara i Byråstöd o    Säkerställ att behörighet för rot-/rutansökningar finns upprättad enligt rutin ”behörigheter för bank och Skatteverket” OBS! särskild behörighet för rot-/rutansökan gäller.  o    Gör löpande avstämning av inbetalningar enligt överenskommen rutin och gör ansökan i samband med avstämningen.  o    I december varje år, bevaka om det finns obetalda rot/rutfakturor eftersom betalningen av fakturan styr vilket kalenderår avdraget hamnar på. Stäm av med kund om upplysning till kunder behövs för att säkerställa att avdraget hamnar på rätt inkomstår för slutkunden.  •    Vid osäkerhet kring ansvarsfördelning om uppdrag, kom alltid överens med uppdragsgivaren/kunden först. Om oklarheter kvarstår, ta stöd av bokslutshandläggare.  Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 Externa länkar •    Skatteverket: ROT/RUT – Hur det fungerar och vilka arbeten som ger avdrag. Läs mer här. •    Björn Lundén: Guide till ROT/RUT-avdraget. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Redovisning av ROT/RUT-avdrag. Läs mer här.

APPTJÄNSTER E-POSTPORTAL * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer  * Policybeslut att så långt det är möjligt ska samma handläggare hantera kunder där flera verksamheter finns. * Årlig bruttovinstkontroll enligt rutin Kontantintensiv verksamhet Tolkning * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer.  * Policybeslut att så långt det är möjligt ska samma handläggare hantera kunder där flera verksamheter finns. Kvittohantering * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer. * Goda rutiner för kundkännedom vid antagande och uppföljning som skapar säkerhet vid rimlighetsbedömning. Attestförfarande * Innan betalning av leverantörsfaktura sker skall behörig firmatecknare attestera betalningen enligt rutin attest- och betalningsuppdrag . Fakturering * Löpande dialog med programvaruutvecklare för att minimera tekniska problem. * Kontinuerlig utbildning av både personal och kunder utifrån grundläggande förhållningsregler * Stödmaterial finns framtaget för alla medarbetare med gällande regler för Fakturans innehåll och särskilda hänvisningar * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer. Bokföring * Kvalitetsgranskning av sedan tidigare utfört arbete genom stickprovskontroll. Egen bokföring av kund tillåts inte utan kvalitetsgranskning av handläggare. * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning sker enligt rutin Granskning av verifikationer * Avstämning av bokföring sker enligt rutin Avstämning av resultat- och balansrapport * Policybeslut att ingen momsdeklaration lämnas in i de fall kunden själv upprättat bokföringen. Lönebesked * Använder programvara som kräver Identifiering med BankID för att komma åt och ta del av lönebesked. E-Faktura * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning sker enligt rutin Granskning av verifikationer Bank & Betalning * För att utföra betalningsuppdrag använder vi ombudsbehörigheter hos bank- och Skatteverket enligt rutin Behörigheter hos bank och Skatteverket. * För utförande av betalningsuppdrag finns upprättat rutin kring Attest och betalningsuppdrag  enligt våra redovisningstekniska rutiner och riktlinjer. * Det finns en medvetenhet kring att betalningsuppdrag ofta är förknippat med hög risk då det är svårt att kontrollera till vem eller vilka ett specifikt kontonummer är kopplat. * I de fall det är möjligt används SUS för att säkerställa att rätt person är kopplat till utbetalningskontot BOKSLUT BOKSLUTSBILAGOR * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer.  * Rutin för kontinuerlig kompetensutveckling av personal för att säkerställa att rimlighetsbedömningar och granskning sker enligt gällande lagar och regler. Aktieägar-/kapitaltillskott * Rutin att följa och säkerställa pengarnas ursprung genom noggrann kontroll. Styrelse/huvudmän * Daglig bevakning av styrelse och verklig huvudman via KYC-system med rutin för hantering och åtgärd vid förändringar. * Bevakning av förändringar i styrelse och verksamhet via UC med rutin för hantering och eventuell åtgärd vid behov. * Granskning och kontroll av styrelse och huvudmän med slagning mot bolagsverkets register i samband med bokslut enligt rutin checklista förberedelse bokslut. * Rutiner för att upprätthålla en god kundkännedom utifrån AML-rutin Årsredovisning * Rutin för att en stor majoritet av årsredovisningar lämnas in elektroniskt. * Kontroll av branschspecifika nyckeltal vid bokslutsarbete * Kontroll av verksamheten som bedrivs mot angiven bolagsordning och SNI-kod enligt rutin checklista förberedande bokslut + bokslut. * Kontroll av företaget säte. enligt rutin checklista förberedande bokslut + bokslut. * Kontroll och granskning av väsentliga händelser under räkenskapsåret * Kvalitetsgranskning av samtliga årsredovisningar görs efter avslutat bokslutsarbete av utsedd kvalitetsgranskare inom organisationen. * I de fall företaget har revisor finns en fortlöpande kontakt vid förändringar inom verksamheten samt tätt samarbete vid bokslut. * Avstämning av bokföring sker enligt rutin Avstämning av resultat- och balansrapport * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer. Årsbokslut * Minst årlig genomgång av inventarier, befintliga, sålda eller utrangerade i samband med bokslut i samband med rutin checklista förberedande bokslut + bokslut. * Rutiner för att upprätthålla en god kundkännedom utifrån AML-rutin * Granskning och kontroll av både förberedande arbete, underlag utifrån checklista förberedande bokslut + bokslut minst en gång årligen. * Minst årlig genomgång och rimlighetsbedömning av lagerinventering i samband med rutin checklista förberedande bokslut + bokslut. Bolagsordning * Elektronisk inläsning * Kontroll mot bolagsverkets register minst årligen i samband med bokslut. DEKLARATION INKOMSTDEKLARATION / NE-BILAGA * Avstämning av bokföring sker enligt rutin Avstämning av resultat- och balansrapport * Försäljning av fastighet deklareras enligt KU samt underlag från Mäkare. Kontroll stäms av mot Metria. * Kapitalinkomster deklareras enligt KU, inlämnade underlag från kund granskas enligt rutin Granskning av verifikationer. * Vid NE bilaga har kontroller under punkterna löpande redovisning samt boksluts genomförts. Jämförelse med tidigare år görs alltid för att se eventuella avvikelser och inhämta förklaringar till dessa utifrån våra grundläggande förhållningsregler. * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning sker enligt rutin Granskning av verifikationer och enligt rutin Krav på verifikat och underlag * Policybeslut att inga deklarationer lämnas in utan att byrån också genomfört bokslut. * Inhämtade av styrelse- och årsmötesprotokoll sker i samband med Ink3 Momsdeklaration * Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med bokföring enligt rutin Granskning av verifikationer. * Avstämning enligt rutin Avstämning av resultat- och balansrapport * Policybeslut att inte rapportera in momsdeklaration i de fall en kund själv upprättat bokföringen. * Policybeslut att ingen inrapportering av momsdeklaration sker i de fall det uppenbart saknas underlag eller om underlagen är felaktiga. Arbetsgivardeklaration * ID-kontroll vid anställningen ingång ger en kontroll som sedan medföljer rapporteringen av utbetald bruttolön och källskatt till Skatteverket. * Eventuellt felaktiga samordningsnummer kommuniceras av SKV till arbetsgivare som ger viss möjlighet till kontroll. Löner Anställningsavtal * Policy att anställningsavtal alltid ska finnas upprättat som grund för löneutbetalning * ID-kontroll genom arbetsgivare Löneberedning * Granskning och rimlighetsbedömning enligt rutin Granskning av transaktioner * Granskning och rimlighetsbedömning enligt rutin Krav på verifikat och underlag * Rutin för attest- och betalningsuppdrag * Utländsk arbetskraft verifieras genom samordningsnummer från Skatteverket och ev. arbetstillstånd hos Migrationsverket innan anställningsstart * Vederbörliga kontroller av myndigheter som arbetsgivare tar del av * Löneprocess utförs enligt SALK – ramverk framtaget av branschorganisationen SRF för kvalitetssäker lönehantering. Lönebesked * Korrekt upplägg i register med stöd av anställningsavtal * Lönebesked distribueras säkert i enlighet med GDPR-lagen per post, löneapp eller webbtjänst som kräver inloggning med BankID. Löneutbetalning * Krav på försystem * Rutin för attest och betalningsuppdrag  * Om möjligt använda SUS för att säkerställa rätt person kopplat till rätt konto. Arbetsgivardeklaration * ID-kontroll vid anställningen ingång ger en kontroll som sedan medföljer rapporteringen av utbetald bruttolön och källskatt till Skatteverket. * Eventuellt felaktiga samordningsnummer kommuniceras av SKV till arbetsgivare som ger viss möjlighet till kontroll. ·         Rapportering AGI o    ID-kontroll vid anställningen ingång ger en kontroll som sedan medföljer rapporteringen av utbetald bruttolön och källskatt till Skatteverket. o    Eventuellt felaktiga samordningsnummer kommuniceras av SKV till arbetsgivare som ger viss möjlighet till kontroll. o    Policybeslut att ingen AGI rapporteras om kunden upprättat underlag själv. 2.3.5 LÖPANDE REDOVISNING o    Bokföring verifikationer §  Bevakning och rimlighetsbedömning av förändrade transaktionsmönster enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner §  Säkerställande att inga transaktioner bokförs utan underlag enligt rutin 2.2.2 Krav på verifikat och underlag §  Utredning utifrån grundläggande förhållningsregler i Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer. o    Dagskassa/kassarapport/SIE-fil §  Löpande rimlighetsbedömning av omsättning enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner §  Rutin för daglig avstämning i rutin kontanthantering i Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer §  Krav på underlag enligt rutin 2.2.2 Krav på verifikat och underlag. §  Dokumentation enligt grundläggande förhållningsregler samt kundkorrenspondens – Flik 7 årsakt i Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer. o    Kapitaltillskott §  Bevakning och rimlighetsbedömning enlig rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner §  Krav på underlag enligt rutin 2.2.2 Krav på verifikat och underlag o    E-postportal och tolkning §  Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin 2.2.3 Granskning av verifikationer. §  Policybeslut att så långt det är möjligt ska samma handläggare hantera kunder där flera verksamheter finns. §  Årlig bruttovinstkontroll enligt rutin 2.2.4 Kontantintensiv verksamhet o    Leverantörsfakturahantering §  Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin 2.2.3 Granskning av verifikationer. §  Granskning sker så långt det är möjligt av samma person med tillräcklig hög kundkännedom för att bedöma rimlighet och riktighet i underlag. §  Automatisk kontroll av organisationsnummer mot Bolagsverkets register sker i programvara vid uppläggning av nya leverantörer. §  Manuell kontroll av bankgiro/plusgiro-nummer sker vid uppläggning av ny leverantör. §  Om automatkontering av verifikation förekommer görs kontroll i samband med rutin 2.2.5 avstämning av resultat- och balansrapport. o    Attestförfarande §  Innan betalning av leverantörsfaktura sker skall behörig firmatecknare attestera betalningen enligt rutin attest- och betalningsuppdrag. För mer detaljerad information se Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer. o    Kundfakturor §  Granskning av underlag till kundfakturor sker i samband med kundfakturahanteringen i enlighet med rutin 2.2.2 Krav på underlag och verifikat §  Fakturans innehåll och särskilda hänvisningar sker i samband med kundfakturahanteringen i enlighet med Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer. §  Rimlighet vid kontant betalning av kundfakturor utifrån branschtillhörighet och kundens vanliga transaktionsmönster. Vid all förekomst av kontantbaserad verksamhet ska granskning enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner. §  Manuell kontroll av kundens organisation- eller personnummer sker vid uppläggning av nya kunder. §  Vid fakturering inom EU kontrolleras VAT-nummer på EU-kommissionens webbplats. o    Betalningsuppdrag §  För att utföra betalningsuppdrag använder vi ombudsbehörigheter hos bank- och Skatteverket enligt rutin Behörigheter hos bank och Skatteverket. För mer detaljerad information se Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer. §  Det finns en medvetenhet kring att betalningsuppdrag ofta är förknippat med hög risk då det är svårt att kontrollera till vem eller vilka ett specifikt kontonummer är kopplat. §  I de fall det är möjligt används SUS för att säkerställa att rätt person är kopplat till utbetalningskontot o    Momsdeklaration §  Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med bokföring enligt rutin 2.2.3 Granskning av verifikationer. §  Avstämning enligt rutin 2.2.5 Avstämning av resultat- och balansrapport §  Policybeslut att inte rapportera in momsdeklaration i de fall en kund själv upprättat bokföringen. §  Policybeslut att ingen inrapportering av momsdeklaration sker i de fall det uppenbart saknas underlag eller om underlagen är felaktiga. o    Insourcing, arbete ute hos kund §  Det finns en medvetenhet kring att arbete ute hos kund är förknippat med hög risk då det kan förekomma påtryckningar och hot som är svårare att upptäcka. Rutin för Hot och Våld finns i företagets personalhandbok. §  Så långt det är möjligt arbetar är minst två handläggare insatta och arbetar tillsammans med på uppdrag som sker hos kund. o    Kund bokför själv §  Kvalitetsgranskning av sedan tidigare utfört arbete genom stickprovskontroll. Egen bokföring av kund tillåts inte utan kvalitetsgranskning av handläggare. §  Granskning av underlag och rimlighetsbedömning sker enligt rutin 2.2.3 Granskning av verifikationer §  Avstämning av bokföring sker enligt rutin 2.2.5 Avstämning av resultat- och balansrapport §  Policybeslut att ingen momsdeklaration lämnas in i de fall kunden själv upprättat bokföringen. 2.3.6 RÅDGIVNING   o    Rådgivning och affärsutveckling o    Policybeslut att aldrig medverka i oklara/diffusa affärsidéer o    Policybeslut att inte medverkar i avancerad skatteplanering o    Kontroll av finansiering i eventuella investeringar o    Budget och rimlighetsbedömning samt granskning av underlag enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner. o    Rådgivning utförs alltid av redovisningskonsulter med hög utbildning och kompetensnivå som mot motsvarar en auktoriserad redovisningskonsult. o    Investering/finansiering och lönsamhetsanalys o    Policybeslut att aldrig medverka i oklara/diffusa affärsidéer o    Policybeslut att hänvisa vidare finansiering till banker eller finansbolag o    Granskning och rimlighetsbedömning av underlag enligt rutin 2.2.3 granskning av transaktioner o    Rådgivning utförs alltid av redovisningskonsulter med hög utbildning och kompetensnivå som mot motsvarar en auktoriserad redovisningskonsult. o    Bolagsbildning & likvidation o    Policybeslut att aldrig medverka i oklara/diffusa affärsidéer o    Policybeslut att inte medverkar i avancerad skatteplanering o    Kontroll av finansiering i eventuella investeringar o    Budget och rimlighetsbedömning samt granskning av underlag enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner.

Varför gör vi detta? Att hantera anställdas utlägg korrekt är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Genom att säkerställa att kvitton inkommit och behandlas innan ersättning sker, undviker vi risk för felaktiga betalningar, bristande dokumentation, och fel i momsredovisningen. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska det finnas rutiner för att hantera utlägg och personalköp på ett transparent sätt för att minimera risken för interna konflikter och felaktig behandling i redovisningen. Vad händer om vi inte följer rutinen? Felaktig kostnadsföring och momsredovisning: Om utlägg behandlas utan att kvitton inkommit riskerar företaget att bokföra kostnader utan underlag, vilket kan leda till avvikelser vid revision. Skatte- och förmånsrisker: Om personalköp inte faktureras korrekt kan det betraktas som en löneförmån och därmed leda till skattepåföljder för både företaget och den anställde. Interna konflikter: Bristande hantering av personalköp eller utlägg kan skapa missnöje bland personalen och påverka arbetsklimatet negativt. Vad gör vi för att följa rutinen? •    Utläggskvitton som kommer in där anställda lagt ut för div inköp till företaget kan ersättas på lön eller betalas ut direkt. Innan ersättning kan ske ska kvittot de facto komma in till oss. •    Räcker ej med uppmaning via mejl eller liknande. För det ansvarar lön att det ej blir ersatt innan dess. Kvittot ska också läggas till redovisningen för kostnadsföring och momshantering. Bokas då mot konto fordran anställda, 1610. •    Ibland sker personalköp genom företaget som ska dras från den anställde. Det kan vara känsligt på flera sätt och bör undvikas, dels för att det inte finns ett underlag men även att det är en försäljning som ska ske till marknads pris + moms. Om priset sätts utefter inköpspris så kan det vara en förmån.  •    Uppstår något sådant fall så ska det i stället faktureras till den anställde till fullt pris med ev. minus för en personalrabatt, kan vara 5%. Sedan kan inbetalningen av fakturan ske från lönebeskedet. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38 •    Salk 240 Dokumentation, SALK s. 44 •    Salk 250 Kvalitetssäkring av löner och förmåner, SALK s. 47 Externa länkar •    Skatteverket: Moms och kostnadsredovisning vid anställdas utlägg. Läs mer här. •    Björn Lundén: Guide till hantering av personalförmåner och utlägg. Läs mer här. •    Ekonomistyrningsverket (ESV): Hantering av utlägg i redovisning. Läs mer här.

Varför gör vi detta?  För att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler är det viktigt att säkerställa korrekt hantering av uttagsbeskattning i enskild firma. Detta inkluderar att rätt identifiera och värdera privat användning av tillgångar som fyrhjulingar. Uttagsbeskattning påverkar både företagets redovisning och den enskilde näringsidkarens skattemässiga situation. Enligt REX 220 Dokumentation är det också viktigt att noggrant dokumentera beräkningar och beslut som rör värdering av uttag, eftersom detta kan granskas av Skatteverket vid revision. Vad händer om vi inte följer rutinen?  Risk för skattetillägg: Om uttagsbeskattning inte görs korrekt kan det leda till felaktig skatteredovisning och eventuellt skattetillägg från Skatteverket. Missvisande redovisning: Bristande hantering kan leda till att företaget inte redovisar en korrekt bild av verksamhetens resultat och tillgångar. Ökade kostnader och konflikter med Skatteverket: Om uttagsbeskattningen inte är väl dokumenterad kan Skatteverket fatta egna beslut om värdering, vilket kan leda till högre kostnader för näringsidkaren. Vad ligger till grund för rutinen? Värdet av ett privat nyttjande av en tillgång som tillhör den enskilda näringsverksamheten ska beräknas till marknadsvärdet på det faktiska nyttjandet. Det har Högsta förvaltningsdomstolen slagit fast i en dom (HFD 2024 ref. 20). Vad är ett uttag? För att det ska bli aktuellt med uttagsbeskattning i en enskild näringsverksamhet måste den skattskyldige tillgodogöra sig en tillgång från näringsverksamheten. Med uttag för privat bruk avses att den skattskyldiga tillgodogör sig en tillgång från näringsverksamheten eller för över den till en annan näringsverksamhet. Bestämmelserna om uttag av en tillgång tillämpas också på uttag av en tjänst, om värdet av tjänsten är mer än ringa. Det krävs alltså att den enskilda näringsidkaren faktiskt har tagit ut en tillgång ur näringsverksamheten. Detsamma gäller tjänster. Den enskilda näringsidkaren måste privat faktiskt ha använd tjänsten och då mer än i ringa omfattning. Det är alltså inte möjligt att grunda en uttagsbeskattning i näringsverksamheten på enbart dispositionsrätten. Det krävs ett faktiskt nyttjande av tillgången. Det följer direkt av lagtexten. 22 kap. 2 § inkomstskattelagen Med uttag avses att den skattskyldige tillgodogör sig en tillgång från näringsverksamheten för privat bruk eller att han för över den till en annan näringsverksamhet. Detta konstaterar också Högsta förvaltningsrätten i det ovan nämnda rättsfallet. I det fallet var frågan om en person skulle uttagsbeskattas i inkomst av näringsverksamhet för dispositionsrätten till samtliga stallplatser på en näringsfastighet. Personen använde ett stall som tillhörde jordbruksfastighet för hästverksamheten som bedrevs som hobby. Personen använde inte alla stallplatser men de hyrdes inte heller ut. Skatteverket hade beskattat personen utifrån dispositionsrätten till alla stallplatser. Vilket alltså Högsta förvaltningsdomstolen underkände. Hur ska uttaget värderas? När man väl har konstaterat att det föreligger ett uttag som är mer än ringa när det gäller tjänster– i Svens fall kommer han att faktiskt använda fyrhjulingen privat- så behöver man bestämma till vilket värde som uttagsbeskattning ska ske. En uttagsbeskattning innebär att den uttagna tillgången eller tjänsten anses avyttrad mot en ersättning som motsvarar marknadsvärdet. Det innebär att en intäkt ska tas upp motsvarande marknadsvärdet på det som faktiskt har utnyttjats. Värdet av dispositionsrätten ska alltså inte tas upp. Med marknadsvärdet förstås det pris som överlåtaren kan antas få om tillgången eller tjänsten bjuds ut på marknaden under villkor som, med hänsyn till överlåtarens affärsmässiga situation, framstår som naturliga. För Svens del innebär det att värdet av att använda fyrhjulingen privat ska värderas till marknadsvärdet för det faktiska användandet. Det är självklart en svår värdering. Hur gick det då i domen från Högsta domstolen om värderingen av uttaget? Domstolen uttalade att värdet att uttagsbeskattningen skulle grunda sig på det faktiska användandet av fastigheten och värdet av det. Målet återförvisades till Skatteverket som nu ska beräkna värdet av detta. Vad gör vi för att följa rutinen? Identifiering av uttag: 1.    Dialog med kunden: o    Säkerställ att kunden informerar oss om privat användning av tillgångar i näringsverksamheten. 2.    Identifiera faktisk användning: o    Fastställ om användningen är mer än ringa och om det utgör ett uttag enligt skattelagstiftningen (22 kap. 2 § inkomstskattelagen). Värdering av uttag: 1.    Beräkna marknadsvärdet: o    Bestäm marknadsvärdet för det faktiska nyttjandet av tillgången, till exempel fyrhjulingen. o    Vid svårigheter att värdera, kontakta bokslutsansvarig eller använd extern expertis. 2.    Dokumentation av beräkning: o    Spara beräkningarna och underlaget i årsakten (flik för uttagsbeskattning). Bokföring av uttaget: 1.    Redovisa intäkt: o    Bokför uttaget som en intäkt motsvarande marknadsvärdet i näringsverksamheten. o    Säkerställ att moms redovisas korrekt om tillgången omfattas av moms. 2.    Informera kunden: o    Förklara för kunden hur uttagsbeskattningen påverkar deras resultat och skattesituation. Läs mer  •    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 •    Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28 •    Rex 220 Dokumentation, RECX s. 36 Externa länkar •    Skatteverket: Uttagsbeskattning i enskild firma. Läs mer här. •    Björn Lundén: Uttagsbeskattning i praktiken. Läs mer här. •    Högsta förvaltningsdomstolen: Dom HFD 2024 ref. 20. Läs mer här.