Varför gör vi detta?
För att säkerställa hög kvalitet och effektivitet i hanteringen av e-fakturor är det viktigt att följa etablerade rutiner och säkerställa att fakturainformation dokumenteras korrekt. Enligt REX 140 Redovisningskvalitet är det avgörande att redovisningen ger en korrekt och rättvisande bild. Vid byte av handläggare eller registrering av e-fakturor krävs att överförings- och systemhantering sker systematiskt och korrekt för att undvika avvikelser eller informationsförlust.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Om rutinen för att hantera e-fakturor inte följs kan det leda till felaktig bokföring, förlorad eller inkorrekt fakturainformation samt fördröjningar i betalningar och rapportering. Detta kan bryta mot kraven i REX 230 Intern kvalitetssäkring, som betonar vikten av kvalitetssäkrade rutiner för att minimera risken för fel. Vid bristande hantering kan det dessutom bli svårt att spåra fakturainformation vid revision eller uppföljning, vilket kan påverka kundförtroendet negativt.
Vad gör vi för att följa rutinen?
- Läs igenom guide för att skicka och ta emot e-fakturor. Finns sparad under D:\Gemensamma filer\2 Midama Ekonomi\2 Midama Ekonomi\Digitalisera kunder\E-fakturor.
Viktigt vid byte av handläggare: För att e-fakturor ska hämtas automatiskt när man öppnar företaget i BL måste man under Arkiv-Systemunderhåll-BL konto, skapar upp ett BL konto, detta måste göras av varje ny handläggare.
Viktigt vid registrering av e-fakturor: Till vissa e-fakturor följer en XML fil med den ligger separat och innehåller information som är viktigt t e x vilken period en hyra avser mm. Den filen ska kopplas till e-fakturan så man kan se den informationen i efterhand.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 160 Uppdrag i digital och automatiserad miljö, Rex s. 30
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
Externa länkar
• Ekonomistyrningsverket (ESV): E-fakturor i offentlig förvaltning. Läs mer här
• Björn Lundén: Digital hantering av fakturor. Läs mer här
• Fortnox: E-fakturering och integrationer. Läs mer här