Varför gör vi detta?
Att tillämpa korrekta periodiseringar är centralt för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Periodiseringar säkerställer att inkomster och utgifter bokförs i rätt räkenskapsår, vilket ger en rättvisande bild av företagets resultat och ekonomiska ställning.
Genom att använda förenklingsregler enligt K2 och följa en konsekvent linje mellan åren, stärker vi redovisningens kvalitet och effektivitet. Rutiner som inkluderar regelbundna avstämningar och tydliga processer säkerställer att vi även lever upp till REX 230 Intern kvalitetssäkring.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Felaktigt resultat och balansräkning:
Periodiseringsfel kan leda till att inkomster eller utgifter redovisas i fel räkenskapsår, vilket ger en missvisande bild av företagets resultat och ekonomiska ställning i ett bokslut. Periodiseringsfel mellan månader kan också leda till missvisande rapporter som kan få konsekvenser för företagarens uppfattning om hur företaget faktiskt går.
Överträdelse av lagkrav och standarder:
Att inte periodisera korrekt innebär att vi bryter mot bokföringslagen och REX 140, vilket kan leda till sanktioner och bristande trovärdighet.
Risk för kontrollbalansräkning:
Om kunder med svag ekonomi inte har en korrekt balansräkning kan de hamna i en situation där kontrollbalansräkning behövs, vilket kan förvärra deras ekonomiska problem.
Vad ligger till grund för rutinen?
Periodisering är ett begrepp inom redovisning som innebär att inkomster och utgifter fördelas till de perioder de hör till. Endast de utgifter och inkomster som hör till räkenskapsåret ska påverka resultatet. Övriga inkomster och utgifter hör till kommande räkenskapsår och därför måste man göra en periodisering, dvs boka upp dem som tillgång respektive skuld i ett bokslut och intäkts- respektive kostnadsföra dem kommande år.
I K2 (som är det vanligaste förekommande regelverket bland våra kunder) finns det några förenklingsregler när det gäller periodiseringar. Väsentlighetsprincipen är något som man måste ta hänsyn till när dessa förenklingar tillämpas. Dessa förenklingsregler är frivilliga men man behöver hålla samma linje mellan räkenskapsåren, dvs man kan inte välja att tillämpa förenklingsreglerna bara vissa år.
Förenklingsreglerna i K2 är:
• 5 000-kronorsregeln
• regeln om årligen återkommande rörelseutgifter.
5 000-kronorsregeln
5 000-kronorsregeln innebär att man inte behöver periodisera inkomster och utgifter som ”var för sig” understiger 5 000 kr. Denna regel gäller samtliga inkomster och utgifter. Utgångspunkten är att man tittar på varje faktura för sig, dvs understiger fakturabeloppet 5 000 kr behöver man inte periodisera inkomsten respektive utgiften. Om faktureringen av t ex en varuleverans delas upp på flera fakturor ska samtliga fakturor läggas samman vid bedömningen av 5 000-kronorsgränsen. Det är alltså inte tillåtet att dela upp faktureringen i avsikt att komma under 5 000-kronorsgränsen.
Ibland består en faktura av flera typer av inkomster eller utgifter. Det gäller t ex kontokortsfakturor. I ett sådant fall bör man kunna låta blir att periodisera varje utgift/inkomst som understiger 5 000 kr även om det totala fakturabeloppet överstiger 5 000 kr.
Det finns en väsentlighetsprincip som innebär att även om enskilda uppgifter var för sig inte är väsentliga, kan de ändå vara väsentliga om de tillsammans ger en annan bild av före¬taget och därmed påverkar de beslut som t ex en läsare av årsredovisningen fattar utifrån uppgifterna i årsredovisningen.
Har företaget många liknande mindre poster som var för sig understiger 5 000 kr kan dessa tillsamman vara ett väsentligt belopp vilket då innebär att varje belopp då ska periodiseras. Vad som är ett väsentligt belopp måste bestämmas utifrån omständigheterna i varje enskilt fall.
Årligen återkommande rörelseutgifter
Regeln om årligen återkommande rörelseutgifter innebär att årligen återkommande rörelseutgifter under vissa förutsättningar inte behöver periodiseras. Detta gäller inte utgifter för personal.
Enligt förenklingsregeln för årligen återkommande rörelseutgifter får du redovisa en rörelseutgift som återkommer varje räkenskapsår som kostnad det räkenskapsår som företaget normalt får fakturan eller gör en utbetalning. Det gäller under förutsättning att
• utgiftens storlek kan antas variera med högst 20 % mellan åren och
• varje räkenskapsår belastas av ett års kostnad (gäller inte första året förenklingsregeln tillämpas på en utgift).
Du får fritt välja vilka årligen återkommande utgifter du vill tillämpa förenklingsregeln på (förutom personalkostnader). Du måste dock tillämpa ovanstående regel konsekvent på varje enskild utgift. Det är inte tillåtet att växla mellan åren. Ett exempel skulle kunna vara kostnad för el i ett fastighetsbolag.
Vad gör vi för att följa rutinen?
• Diskutera med uppdragsgivaren/kunden vad kunden vill få ut av rapporterna och hur viktigt det är för kunden att få ett mer rättvisande resultat varje månad. Det är kundens förväntningar som måste styra vilken nivå vi ska lägga på periodiseringar i den löpande redovisningen.
• Utöver kundens förväntningar kan det vara andra faktorer som kan påverka hur noggrann man behöver vara med att inkomster och utgifter styrs till rätt period löpande under året. Har vi en kund som har sämre resultat som inte kan täckas av det egna kapitalet behöver vi ha god koll på balansen varje månad för att kunna avgöra om kunden hamnar i kontrollbalansräkning.
• Det är också viktigt att vi följer samma linje mellan räkenskapsåret så om man är osäker hur man ska göra med en utgift gör en koll med bokslutsansvarig.
• Se till att varje månad göra en avstämning av 1790 + 2990 för att se att de är aktuella belopp som ligger där. Gör en avstämning med bokslutsansvarig om något känns osäkert rörande dessa konton.
• Större periodiseringar som ska ligga i balansen vid bokslutet bör hanteras direkt löpande – t ex första förhöjdhyra på en billeasing som ofta löper på 36 månader.
• Ta hjälp av bosklutsansvarig om man är osäker på rutiner runt periodiseringar.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
Externa länkar
• Skatteverket: Periodisering av inkomster och utgifter. Läs mer här.
• Björn Lundén: Periodisering enligt K2 och K3. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Periodisering och rapportering. Läs mer här.