Varför gör vi detta?
För att leva upp till redovisningsprinciperna REX 520 Deklarationsuppdrag – skatter, avgifter och moms och REX 530 Betalningsuppdrag är det avgörande att säkerställa tydliga rutiner och ansvarsområden. REX 520 betonar vikten av att upprätta deklarationer med hög kvalitet, inklusive rimlighetsbedömningar och dokumentation av avvikelser. Detta kräver korrekt behörighet på Skatteverket och banken, så att redovisningskonsulten kan granska och verifiera uppgifter självständigt.
Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska vi dessutom ha kontrollerade processer för hantering av deklarationer och betalningar, vilket skyddar både oss och våra kunder mot felaktig hantering och risker för bristande regelefterlevnad. När behörigheter för deklarationsombud och betalningar hanteras noggrant enligt rutinen, säkerställer vi att uppdragsgivarens behov möts på ett effektivt och ansvarsfullt sätt.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Om vi inte har rätt behörigheter eller saknar dokumentation kan vi inte garantera kvaliteten i våra deklarationsuppdrag, vilket strider mot principerna i REX 520. Detta kan leda till att vi missar viktiga fel eller avvikelser i skatte- och avgiftsredovisningen. Enligt REX 435 Rimlighetsbedömningar riskerar vi också att inte upptäcka eller dokumentera rimlighetsavvikelser, vilket kan leda till felaktig redovisning och skadade kundrelationer.
Vid betalningsuppdrag enligt REX 530, innebär bristande hantering av behörigheter att betalningar kan försenas eller hanteras felaktigt, vilket kan få ekonomiska och juridiska konsekvenser. Dessutom kan otillräcklig dokumentation strida mot SALK 240 Lönekonsultens dokumentation, vilket försvårar framtida granskningar och kan leda till bristande efterlevnad.
Vad ligger till grund för rutinen?
Ett uppdrag som består av att redovisningskonsulten biträder uppdragsgivaren med att upprätta deklaration av skatter, avgifter och moms eller sköta betalningsuppdrag kräver att rimlighetsbedömningar och avvikelser ska kunna upptäckas och dokumenteras. För att det ska ske på ett smidigt sätt har vi som grundregel att redovisningskonsulten ska ha behörighet på bank och Skatteverket.
Vad gör vi för att följa rutinen?
Vid antagande av nya kunduppdrag samt överlämning av kunduppdrag mellan redovisningskonsulter ska det alltid utredas vilka behörigheter som krävs för att utföra relevant uppdrag.
Bankbehörighet
Börja med att identifiera om betalningsuppdrag ska ingå i uppdraget. När betalningsuppdrag ska ske ska rutin för Attest & betalningsuppdrag följas och fullmakt på banken säkerställas.
Deklarationsombud Skatteverket
Börja med att identifiera om uppdraget innehåller uppdrag att deklarera mervärdeskatt, sociala avgifter och skatt. Redovisningskonsulten ska ha en kopia av inlämnade deklarationer för respektive period för att kunna ha egen åtkomst till lämnade uppgifter under lagringstiden för den egna dokumentationen (10 år). Om uppdraget innehåller uppdrag för deklaration.
- Informera uppdragsgivaren att behörighet för deklarationsombud hos Skatteverket är en förutsättning för att uppdraget ska kunna genomföras.
- Hjälp uppdragsgivaren att administrera ombudshanteringen via Skatteverket, antingen via Teams eller ett personligt möte.
- Inför ett byte av redovisningskonsult så ska den redovisningskonsult som har behörighet förbereda ombud för nästa redovisningskonsult så det är enkelt för uppdragsgivaren att endast signera fullmakten.
Ombud för rot/rutansökningar Skatteverket
- Informera uppdragsgivaren att behörighet för deklarationsombud hos Skatteverket är en förutsättning för att uppdraget ska kunna genomföras.
- Hjälp uppdragsgivaren att administrera ombudshanteringen via Skatteverket, antingen via Teams eller ett personligt möte.
- Inför ett byte av redovisningskonsult så ska den redovisningskonsult som har behörighet förbereda ombud för nästa redovisningskonsult så det är enkelt för uppdragsgivaren att endast signera fullmakten.
Läs mer
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
• Rex 435 Rimlighetsbedömningar, REX s. 63
• Rex 520 Deklarationsuppdrag – skatter, avgifter och moms, REX s. 71
• Rex 530 Betalningsuppdrag, REX s. 73
• Salk 240 Lönekonsultens dokumentation, SALK s. 44
• Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46
• Salk 260 Roller och behörigheter, SALK s. 48
Externa länkar
• Skatteverket: Deklarationsombud och betalningshantering. Läs mer här.
• Björn Lundén: Hantering av deklarationsuppdrag. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Internkontroll vid deklarationer. Läs mer här.