Apptjänster
E-postportal
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer
- Policybeslut att så långt det är möjligt ska samma handläggare hantera kunder där flera verksamheter finns.
- Årlig bruttovinstkontroll enligt rutin Kontantintensiv verksamhet
Tolkning
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer.
- Policybeslut att så långt det är möjligt ska samma handläggare hantera kunder där flera verksamheter finns.
Kvittohantering
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer.
- Goda rutiner för kundkännedom vid antagande och uppföljning som skapar säkerhet vid rimlighetsbedömning.
Attestförfarande
- Innan betalning av leverantörsfaktura sker skall behörig firmatecknare attestera betalningen enligt rutin attest- och betalningsuppdrag .
Fakturering
- Löpande dialog med programvaruutvecklare för att minimera tekniska problem.
- Kontinuerlig utbildning av både personal och kunder utifrån grundläggande förhållningsregler
- Stödmaterial finns framtaget för alla medarbetare med gällande regler för Fakturans innehåll och särskilda hänvisningar
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer.
Bokföring
- Kvalitetsgranskning av sedan tidigare utfört arbete genom stickprovskontroll. Egen bokföring av kund tillåts inte utan kvalitetsgranskning av handläggare.
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning sker enligt rutin Granskning av verifikationer
- Avstämning av bokföring sker enligt rutin Avstämning av resultat- och balansrapport
- Policybeslut att ingen momsdeklaration lämnas in i de fall kunden själv upprättat bokföringen.
Lönebesked
- Använder programvara som kräver Identifiering med BankID för att komma åt och ta del av lönebesked.
E-Faktura
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning sker enligt rutin Granskning av verifikationer
Bank & Betalning
- För att utföra betalningsuppdrag använder vi ombudsbehörigheter hos bank- och Skatteverket enligt rutin Behörigheter hos bank och Skatteverket.
- För utförande av betalningsuppdrag finns upprättat rutin kring Attest och betalningsuppdrag enligt våra redovisningstekniska rutiner och riktlinjer.
- Det finns en medvetenhet kring att betalningsuppdrag ofta är förknippat med hög risk då det är svårt att kontrollera till vem eller vilka ett specifikt kontonummer är kopplat.
- I de fall det är möjligt används SUS för att säkerställa att rätt person är kopplat till utbetalningskontot
Bokslut
Bokslutsbilagor
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer.
- Rutin för kontinuerlig kompetensutveckling av personal för att säkerställa att rimlighetsbedömningar och granskning sker enligt gällande lagar och regler.
Aktieägar-/kapitaltillskott
- Rutin att följa och säkerställa pengarnas ursprung genom noggrann kontroll.
Styrelse/huvudmän
- Daglig bevakning av styrelse och verklig huvudman via KYC-system med rutin för hantering och åtgärd vid förändringar.
- Bevakning av förändringar i styrelse och verksamhet via UC med rutin för hantering och eventuell åtgärd vid behov.
- Granskning och kontroll av styrelse och huvudmän med slagning mot bolagsverkets register i samband med bokslut enligt rutin checklista förberedelse bokslut.
- Rutiner för att upprätthålla en god kundkännedom utifrån AML-rutin
Årsredovisning
- Rutin för att en stor majoritet av årsredovisningar lämnas in elektroniskt.
- Kontroll av branschspecifika nyckeltal vid bokslutsarbete
- Kontroll av verksamheten som bedrivs mot angiven bolagsordning och SNI-kod enligt rutin checklista förberedande bokslut + bokslut.
- Kontroll av företaget säte. enligt rutin checklista förberedande bokslut + bokslut.
- Kontroll och granskning av väsentliga händelser under räkenskapsåret
- Kvalitetsgranskning av samtliga årsredovisningar görs efter avslutat bokslutsarbete av utsedd kvalitetsgranskare inom organisationen.
- I de fall företaget har revisor finns en fortlöpande kontakt vid förändringar inom verksamheten samt tätt samarbete vid bokslut.
- Avstämning av bokföring sker enligt rutin Avstämning av resultat- och balansrapport
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin Granskning av verifikationer.
Årsbokslut
- Minst årlig genomgång av inventarier, befintliga, sålda eller utrangerade i samband med bokslut i samband med rutin checklista förberedande bokslut + bokslut.
- Rutiner för att upprätthålla en god kundkännedom utifrån AML-rutin
- Granskning och kontroll av både förberedande arbete, underlag utifrån checklista förberedande bokslut + bokslut minst en gång årligen.
- Minst årlig genomgång och rimlighetsbedömning av lagerinventering i samband med rutin checklista förberedande bokslut + bokslut.
Bolagsordning
- Elektronisk inläsning
- Kontroll mot bolagsverkets register minst årligen i samband med bokslut.
Deklaration
Inkomstdeklaration / NE-bilaga
- Avstämning av bokföring sker enligt rutin Avstämning av resultat- och balansrapport
- Försäljning av fastighet deklareras enligt KU samt underlag från Mäkare. Kontroll stäms av mot Metria.
- Kapitalinkomster deklareras enligt KU, inlämnade underlag från kund granskas enligt rutin Granskning av verifikationer.
- Vid NE bilaga har kontroller under punkterna löpande redovisning samt boksluts genomförts. Jämförelse med tidigare år görs alltid för att se eventuella avvikelser och inhämta förklaringar till dessa utifrån våra grundläggande förhållningsregler.
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning sker enligt rutin Granskning av verifikationer och enligt rutin Krav på verifikat och underlag
- Policybeslut att inga deklarationer lämnas in utan att byrån också genomfört bokslut.
- Inhämtade av styrelse- och årsmötesprotokoll sker i samband med Ink3
Momsdeklaration
- Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med bokföring enligt rutin Granskning av verifikationer.
- Avstämning enligt rutin Avstämning av resultat- och balansrapport
- Policybeslut att inte rapportera in momsdeklaration i de fall en kund själv upprättat bokföringen.
- Policybeslut att ingen inrapportering av momsdeklaration sker i de fall det uppenbart saknas underlag eller om underlagen är felaktiga.
Arbetsgivardeklaration
- ID-kontroll vid anställningen ingång ger en kontroll som sedan medföljer rapporteringen av utbetald bruttolön och källskatt till Skatteverket.
- Eventuellt felaktiga samordningsnummer kommuniceras av SKV till arbetsgivare som ger viss möjlighet till kontroll.
Löner
Anställningsavtal
- Policy att anställningsavtal alltid ska finnas upprättat som grund för löneutbetalning
- ID-kontroll genom arbetsgivare
Löneberedning
- Granskning och rimlighetsbedömning enligt rutin Granskning av transaktioner
- Granskning och rimlighetsbedömning enligt rutin Krav på verifikat och underlag
- Rutin för attest- och betalningsuppdrag
- Utländsk arbetskraft verifieras genom samordningsnummer från Skatteverket och ev. arbetstillstånd hos Migrationsverket innan anställningsstart
- Vederbörliga kontroller av myndigheter som arbetsgivare tar del av
- Löneprocess utförs enligt SALK – ramverk framtaget av branschorganisationen SRF för kvalitetssäker lönehantering.
Lönebesked
- Korrekt upplägg i register med stöd av anställningsavtal
- Lönebesked distribueras säkert i enlighet med GDPR-lagen per post, löneapp eller webbtjänst som kräver inloggning med BankID.
Löneutbetalning
- Krav på försystem
- Rutin för attest och betalningsuppdrag
- Om möjligt använda SUS för att säkerställa rätt person kopplat till rätt konto.
Arbetsgivardeklaration
- ID-kontroll vid anställningen ingång ger en kontroll som sedan medföljer rapporteringen av utbetald bruttolön och källskatt till Skatteverket.
- Eventuellt felaktiga samordningsnummer kommuniceras av SKV till arbetsgivare som ger viss möjlighet till kontroll.
· Rapportering AGI
o ID-kontroll vid anställningen ingång ger en kontroll som sedan medföljer rapporteringen av utbetald bruttolön och källskatt till Skatteverket.
o Eventuellt felaktiga samordningsnummer kommuniceras av SKV till arbetsgivare som ger viss möjlighet till kontroll.
o Policybeslut att ingen AGI rapporteras om kunden upprättat underlag själv.
2.3.5 Löpande redovisning
o Bokföring verifikationer
§ Bevakning och rimlighetsbedömning av förändrade transaktionsmönster enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner
§ Säkerställande att inga transaktioner bokförs utan underlag enligt rutin 2.2.2 Krav på verifikat och underlag
§ Utredning utifrån grundläggande förhållningsregler i Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer.
o Dagskassa/kassarapport/SIE-fil
§ Löpande rimlighetsbedömning av omsättning enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner
§ Rutin för daglig avstämning i rutin kontanthantering i Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer
§ Krav på underlag enligt rutin 2.2.2 Krav på verifikat och underlag.
§ Dokumentation enligt grundläggande förhållningsregler samt kundkorrenspondens – Flik 7 årsakt i Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer.
o Kapitaltillskott
§ Bevakning och rimlighetsbedömning enlig rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner
§ Krav på underlag enligt rutin 2.2.2 Krav på verifikat och underlag
o E-postportal och tolkning
§ Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin 2.2.3 Granskning av verifikationer.
§ Policybeslut att så långt det är möjligt ska samma handläggare hantera kunder där flera verksamheter finns.
§ Årlig bruttovinstkontroll enligt rutin 2.2.4 Kontantintensiv verksamhet
o Leverantörsfakturahantering
§ Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med registrering enligt rutin 2.2.3 Granskning av verifikationer.
§ Granskning sker så långt det är möjligt av samma person med tillräcklig hög kundkännedom för att bedöma rimlighet och riktighet i underlag.
§ Automatisk kontroll av organisationsnummer mot Bolagsverkets register sker i programvara vid uppläggning av nya leverantörer.
§ Manuell kontroll av bankgiro/plusgiro-nummer sker vid uppläggning av ny leverantör.
§ Om automatkontering av verifikation förekommer görs kontroll i samband med rutin 2.2.5 avstämning av resultat- och balansrapport.
o Attestförfarande
§ Innan betalning av leverantörsfaktura sker skall behörig firmatecknare attestera betalningen enligt rutin attest- och betalningsuppdrag. För mer detaljerad information se Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer.
o Kundfakturor
§ Granskning av underlag till kundfakturor sker i samband med kundfakturahanteringen i enlighet med rutin 2.2.2 Krav på underlag och verifikat
§ Fakturans innehåll och särskilda hänvisningar sker i samband med kundfakturahanteringen i enlighet med Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer.
§ Rimlighet vid kontant betalning av kundfakturor utifrån branschtillhörighet och kundens vanliga transaktionsmönster. Vid all förekomst av kontantbaserad verksamhet ska granskning enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner.
§ Manuell kontroll av kundens organisation- eller personnummer sker vid uppläggning av nya kunder.
§ Vid fakturering inom EU kontrolleras VAT-nummer på EU-kommissionens webbplats.
o Betalningsuppdrag
§ För att utföra betalningsuppdrag använder vi ombudsbehörigheter hos bank- och Skatteverket enligt rutin Behörigheter hos bank och Skatteverket. För mer detaljerad information se Redovisningstekniska rutiner och riktlinjer.
§ Det finns en medvetenhet kring att betalningsuppdrag ofta är förknippat med hög risk då det är svårt att kontrollera till vem eller vilka ett specifikt kontonummer är kopplat.
§ I de fall det är möjligt används SUS för att säkerställa att rätt person är kopplat till utbetalningskontot
o Momsdeklaration
§ Granskning av underlag och rimlighetsbedömning i samband med bokföring enligt rutin 2.2.3 Granskning av verifikationer.
§ Avstämning enligt rutin 2.2.5 Avstämning av resultat- och balansrapport
§ Policybeslut att inte rapportera in momsdeklaration i de fall en kund själv upprättat bokföringen.
§ Policybeslut att ingen inrapportering av momsdeklaration sker i de fall det uppenbart saknas underlag eller om underlagen är felaktiga.
o Insourcing, arbete ute hos kund
§ Det finns en medvetenhet kring att arbete ute hos kund är förknippat med hög risk då det kan förekomma påtryckningar och hot som är svårare att upptäcka. Rutin för Hot och Våld finns i företagets personalhandbok.
§ Så långt det är möjligt arbetar är minst två handläggare insatta och arbetar tillsammans med på uppdrag som sker hos kund.
o Kund bokför själv
§ Kvalitetsgranskning av sedan tidigare utfört arbete genom stickprovskontroll. Egen bokföring av kund tillåts inte utan kvalitetsgranskning av handläggare.
§ Granskning av underlag och rimlighetsbedömning sker enligt rutin 2.2.3 Granskning av verifikationer
§ Avstämning av bokföring sker enligt rutin 2.2.5 Avstämning av resultat- och balansrapport
§ Policybeslut att ingen momsdeklaration lämnas in i de fall kunden själv upprättat bokföringen.
2.3.6 Rådgivning
o Rådgivning och affärsutveckling
o Policybeslut att aldrig medverka i oklara/diffusa affärsidéer
o Policybeslut att inte medverkar i avancerad skatteplanering
o Kontroll av finansiering i eventuella investeringar
o Budget och rimlighetsbedömning samt granskning av underlag enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner.
o Rådgivning utförs alltid av redovisningskonsulter med hög utbildning och kompetensnivå som mot motsvarar en auktoriserad redovisningskonsult.
o Investering/finansiering och lönsamhetsanalys
o Policybeslut att aldrig medverka i oklara/diffusa affärsidéer
o Policybeslut att hänvisa vidare finansiering till banker eller finansbolag
o Granskning och rimlighetsbedömning av underlag enligt rutin 2.2.3 granskning av transaktioner
o Rådgivning utförs alltid av redovisningskonsulter med hög utbildning och kompetensnivå som mot motsvarar en auktoriserad redovisningskonsult.
o Bolagsbildning & likvidation
o Policybeslut att aldrig medverka i oklara/diffusa affärsidéer
o Policybeslut att inte medverkar i avancerad skatteplanering
o Kontroll av finansiering i eventuella investeringar
o Budget och rimlighetsbedömning samt granskning av underlag enligt rutin 2.2.3 Granskning av transaktioner.