Varför gör vi detta?
Att hantera anställdas utlägg korrekt är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Genom att säkerställa att kvitton inkommit och behandlas innan ersättning sker, undviker vi risk för felaktiga betalningar, bristande dokumentation, och fel i momsredovisningen.
Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska det finnas rutiner för att hantera utlägg och personalköp på ett transparent sätt för att minimera risken för interna konflikter och felaktig behandling i redovisningen.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Felaktig kostnadsföring och momsredovisning:
Om utlägg behandlas utan att kvitton inkommit riskerar företaget att bokföra kostnader utan underlag, vilket kan leda till avvikelser vid revision.
Skatte- och förmånsrisker:
Om personalköp inte faktureras korrekt kan det betraktas som en löneförmån och därmed leda till skattepåföljder för både företaget och den anställde.
Interna konflikter:
Bristande hantering av personalköp eller utlägg kan skapa missnöje bland personalen och påverka arbetsklimatet negativt.
Vad gör vi för att följa rutinen?
• Utläggskvitton som kommer in där anställda lagt ut för div inköp till företaget kan ersättas på lön eller betalas ut direkt. Innan ersättning kan ske ska kvittot de facto komma in till oss.
• Räcker ej med uppmaning via mejl eller liknande. För det ansvarar lön att det ej blir ersatt innan dess. Kvittot ska också läggas till redovisningen för kostnadsföring och momshantering. Bokas då mot konto fordran anställda, 1610.
• Ibland sker personalköp genom företaget som ska dras från den anställde. Det kan vara känsligt på flera sätt och bör undvikas, dels för att det inte finns ett underlag men även att det är en försäljning som ska ske till marknads pris + moms. Om priset sätts utefter inköpspris så kan det vara en förmån.
• Uppstår något sådant fall så ska det i stället faktureras till den anställde till fullt pris med ev. minus för en personalrabatt, kan vara 5%. Sedan kan inbetalningen av fakturan ske från lönebeskedet.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
• Salk 240 Dokumentation, SALK s. 44
• Salk 250 Kvalitetssäkring av löner och förmåner, SALK s. 47
Externa länkar
• Skatteverket: Moms och kostnadsredovisning vid anställdas utlägg. Läs mer här.
• Björn Lundén: Guide till hantering av personalförmåner och utlägg. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Hantering av utlägg i redovisning. Läs mer här.