Överlämningsbart skick Byråstöd

Varför gör vi detta?

Att hålla interna system såsom byråstödet uppdaterat säkerställer kvalitet och effektivitet i vårt arbete samt minimerar risker för verksamheten, våra kunder och oss som redovisningskonsulter. Enligt REX 140 Redovisningskvalitet, ska vi säkerställa att våra tjänster utförs med hög standard. Dessutom stöttar REX 160, 210 och 230 arbetet i digitala miljöer, med byrårutiner och kvalitetssäkring, vilket gör det enklare att uppnå högt förtroende och följa gällande regelverk. Utöver redan nämnda principer så styrker också REX 120, 320, 610 och SALK 210, 220, 240 och 330 vikten av kvalitetssäkring, dokumentation och kunskap om uppdragsgivarens verksamhet. 

Vad händer om vi inte följer rutinen?

Om systemet inte är uppdaterat kan vi missa viktiga deadlines, lämna felaktiga uppgifter eller inte följa uppdragsavtalet korrekt. Detta kan leda till bristande kundförtroende, ökade kostnader och, i värsta fall, rättsliga påföljder. Därför är det avgörande att vi systematiskt dokumenterar och överlämnar korrekt information.

Vad gör vi för att följa rutinen?
Uppläggning av ny kund

• Grundläggande
  De mest grundläggande uppgifterna för kunden/företaget, vilka tjänster som ska utföras enligt uppdragsavtal samt vilken handläggare som ansvarar för uppdraget läggs in i byråstöd av Louise.
• Grunduppgifter:
  • Ny kund läggs upp – välj knapp ”uppdatera” och hämta uppgifter från bolagsverket utifrån bolagsordningens innehåll.
  • Det kan vara bra att uppdatera på äldre kunder för att säkerställa att information är aktuell.
  • Mejladress och telefonnummer till ägare/huvudkontakt ska finnas under grunduppgifter.
• Verksamhetsuppgifter:
  • Beskrivning av verksamhet:
    Utöver den information som hämtas från bolagsverket ansvarar handläggare för att med egna ord kortfattat beskriva verksamheten.
  • Speciella regelverk att ta hänsyn till
    Här fylls information i om speciella regelverk finns för verksamheten, exempelvis omvänd byggmoms, vinstmarginalbeskattning, proportionering av moms vid fastighetsförvaltning där det finns blandad verksamhet mm.
  • Övrig viktig information om klienten
    Här ska man skriva om företaget har en speciell fakturamejl. Man ska ange vilka som har behörighet hos Skatteverket. Under rubriken bank anger man vilken bank klienten har samt vilka som har behörighet
  • Bank & revisor
    Information om revisor hämtas från bolagsverket i samband med uppdatering av grunduppgifter, kontrollera att informationen stämmer.
• Kontakter
  • Samtliga relevanta kontakter knuten till uppdraget ska läggas in under fliken kontakter med en förklaring till vem kontakten är.
  • Namn, telefon och mejladress ska läggas in för alla kontakter som handläggare vanligtvis och återkommande kommer i kontakt med i företaget. Exempel! Anställda, företagsägare, revisor, support, kontaktpersoner till externa system etc. 
  • Lägg också in information om inloggningsuppgifter till externa system som används för informationsinhämtning.
• Uppdrag
  Här ska alla tjänster som utförs på kunden finnas med. I kortet för tjänsten finns en ruta för kommentarer, där beskrivs kort hur man utför tjänsten.
  Exempel! ”Läser in en fil på inbetalningar från banken en ggr/vecka och mejlar reskontra till kunden för att avgöra vilka som ska ha påminnelser”
  • Specifika rutiner:
    • Inkomstdeklaration/upprätta bilaga för delägare ska vara placerad på företagsägaren som privatperson
    • Inkomstdeklaration/Beräkna lönekrav ska vara placerad på företaget.
• Dokument
  • Tidigare har rutin funnits att uppdragsavtal ska kopplas här. Nu räcker det med att uppdragsavtalet bifogas i AML-kontroll.
  • Denna flik ska däremot bifoga samtliga giltiga uppdragsbeskrivningar knuten till företaget. Samtliga överenskommelser och rutinbeskrivningar mellan uppdragsgivaren och handläggaren ska finnas dokumenterat här.
    
    Det kan röra sig om rutinbeskrivningar för:
    • Kassa med kontant-, dricks- och/eller presentkortshantering
    • Avstämning av kund- och leverantörsreskontra samt ansvarsfördelning för rot/rutansökan och påminnelsehantering
    • Betalningsuppdrag och attest
    • Periodiseringar enligt kundens önskemål om rapportering
    • Utläggshantering
    • Ansvarsfördelning för restaurangrapport
    • Övriga kundspecifika överenskommelser
• Noteringar 
  Här läggs engångsaktiviteter som ska utföras in. Det kan röra sig om att ändra styrelse, ringa upp kunden, kolla upp något specifikt etc. 

Läs mer 
•    Rex 120 Redovisningskonsultens ansvar, s. 19
•    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25 
•    Rex 160 Uppdrag i digital och automatiserad miljö, REX s. 30 
•    Rex 210 Byrårutiner, REX s. 34
•    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
•    Rex 320 Kunskap om uppdragsgivarens verksamhet, REX s. 47 
•    Rex 610 Mottagare av rapporter, REX s. 104 
•    Salk 210 Kvalitetssäkring av den övergripande löneprocessens rutiner, SALK s. 36 
•    Salk 220 Kvalitetssäkring av delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39
•    Salk 240 Lönekonsultens dokumentation, SALK s. 44
•    Salk 330 Uppdragsavtal och arbetsbeskrivningar, SALK s. 60