Varför gör vi detta?
Korrekt hantering av ROT- och RUT-ansökningar är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Ansökningarna måste skickas in i tid och hanteras enligt regelverket för att säkerställa att vår kund och deras slutkunder får sina avdrag korrekt.
Genom att följa rutinerna och tydliggöra ansvarsfördelningen mellan redovisningskonsult och kund, minskar vi risken för att avdrag missas eller blir felaktiga. Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner och processer finnas på plats för att säkerställa att ROT/RUT-hanteringen är spårbar och korrekt.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
• Förlorade avdrag:
Om ansökningar inte skickas in i tid, eller om betalningar inte hanteras rätt, kan kunden och deras slutkund gå miste om ROT/RUT-avdraget.
• Skadat förtroende:
Fel eller förseningar i hanteringen kan skapa missnöje hos både kunden och deras slutkunder, vilket kan skada relationerna.
• Juridiska och skattemässiga konsekvenser:
Felaktiga ansökningar kan leda till krav från Skatteverket på återbetalning av utbetalda avdrag eller andra sanktioner.
Vad ligger till grund för rutinen?
Om uppdragsgivare/kund utför tjänster som ger rätt till rot/rutavdrag för beställaren av tjänsten behöver rutin upprättas för hur hantering av rot/rut-utbetalning ska gå till.
Ansökningar för ett kalenderår ska alltid vara Skatteverket tillhanda senaste den 31/1 året efter. I januari varje år ska alltid en avstämning göras att rot/rutansökningar är inskickade innan deadline passerat. Det är viktigt att vår kund och kundens slutkund har rätt information om vad som styr ansökan, beslut och utbetalning av rot/rutansökan.
Vad gör vi för att följa rutinen?
• Börja med att komma överens med uppdragsgivaren om ansökan för utbetalning av rot/rut ska inkluderas i vårt uppdrag eller inte
• Säkerställ att ansvaret för uppdraget om ansökan finns angivet i aktuellt uppdragsavtal.
• Se till att tjänst rot-/rutansökan läggs upp i Byråstöd med påminnelse i januari.
• Om ansvar för ansökan ligger på uppdragsgivare
o Bevaka att utbetalningar ramlar in som de ska
o Vid avsaknad av utbetalningar, upplys kunden om det missats ansökningar.
• Om ansvar för ansökan ligger på redovisningskonsult
o Bestäm i dialog med kunden hur ofta inbetalningar av kundfakturor ska göras. Förslagsvis är veckovis avstämning att föredra så kunden snabbt får rot-/rutdelen av fakturan.
o Dokumentera överenskommelsen kring rutinen skriftligt och spara i Byråstöd
o Säkerställ att behörighet för rot-/rutansökningar finns upprättad enligt rutin ”behörigheter för bank och Skatteverket” OBS! särskild behörighet för rot-/rutansökan gäller.
o Gör löpande avstämning av inbetalningar enligt överenskommen rutin och gör ansökan i samband med avstämningen.
o I december varje år, bevaka om det finns obetalda rot/rutfakturor eftersom betalningen av fakturan styr vilket kalenderår avdraget hamnar på. Stäm av med kund om upplysning till kunder behövs för att säkerställa att avdraget hamnar på rätt inkomstår för slutkunden.
• Vid osäkerhet kring ansvarsfördelning om uppdrag, kom alltid överens med uppdragsgivaren/kunden först. Om oklarheter kvarstår, ta stöd av bokslutshandläggare.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
Externa länkar
• Skatteverket: ROT/RUT – Hur det fungerar och vilka arbeten som ger avdrag. Läs mer här.
• Björn Lundén: Guide till ROT/RUT-avdraget. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Redovisning av ROT/RUT-avdrag. Läs mer här.