Varför gör vi detta?
Korrekt hantering av kontrolluppgifter är avgörande för att följa redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Kontrolluppgifterna säkerställer att företaget rapporterar utdelningar, räntor och andra transaktioner korrekt till Skatteverket, vilket bidrar till en rättvisande och tillförlitlig redovisning.
Genom att systematiskt skapa tjänster i byråstöd för kontrolluppgifter och dokumentera ansvarsfördelning, lever vi även upp till kraven i REX 230 Intern kvalitetssäkring. Detta minskar risken för att viktiga kontrolluppgifter missas, särskilt vid personalbyten, och säkerställer att kunden inte drabbas av skattetillägg eller andra sanktioner.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Om kontrolluppgifter inte skickas in i tid eller innehåller felaktigheter riskerar företaget att få skattetillägg och krav från Skatteverket. Detta kan även påverka förtroendet för redovisningen negativt. Vid brister i hanteringen av kontrolluppgifter bryter vi mot REX 140, då redovisningen inte längre är korrekt och tillförlitlig.
Bristande rutiner för kontrolluppgifter innebär också att vi inte uppfyller kraven i REX 230 Intern kvalitetssäkring, vilket kan skapa problem vid granskning och revision.
Vad ligger till grund för rutinen?
Kontrolluppgift KU31
KU 31 är den kontrolluppgift man lämnar in för uttagen utdelning i samband med bokslut eller extra stämma. Det är den bokslutsansvariga som har ansvaret för att KU 31 lämnas in. För att säkerställa att det blir gjort även om handläggare byts så ska en tjänst i byråstöd skapas i samband med bokslut eller extrastämma. Tjänsten som ska skapas heter Kontrolluppgift/kontrolluppgift utdelning. I rutan för kommentar fyller man i storleken på utdelningen. Slutdatum sätts på tjänsten och vid nästa utdelning skapar man upp en ny tjänst
Kontrolluppgift KU20
KU 20 Har företaget betalat ränta på inlånat kapital i ett fåmansföretag? Eller har företaget betalat ränta till någon annan fysisk person eller ett dödsbo? Då ska företaget lämna upplysningar om ränta och avdragen skatt på kontrolluppgiftsblankett KU20.
Räntan och den avdragna skatten ska redovisas i huvuduppgiften (rutorna 492 och 496) i den arbetsgivardeklaration som lämnas månaden efter då räntan blev disponibel för mottagaren. Räntan anses i fåmansföretag disponibel redan när den kostnadsförs i bolagets räkenskaper
Att företaget tar upp räntan och skatteavdraget på AGI (huvuduppgiften) betyder alltså inte att företaget kan hoppa över att skicka in kontrolluppgiften till Skatteverket. Den utbetalda räntan och skatteavdraget ska alltså redovisas på KU20 och skickas in till Skatteverket senast 31 januari 2024.
Ansvaret för den kontrolluppgiften har den som gör lönen då det ska redovisas varje månad i AGI. Tjänsten som ska finnas i byråstöd för att säkerställa överlämningsbart skick heter Kontrolluppgift/Kontrolluppgift ränta.
Kontrolluppgift KU55
KU 55 Bostadsrättsföreningar ska lämna en kontrolluppgift när en medlem har överlåtit en lägenhet Kontrolluppgifterna lämnas per medlem, inte per lägenhet. Om flera personer äger en lägenhet tillsammans ska alltså en kontrolluppgift per person lämnas. Kontrolluppgiftsskyldigheten gäller även oäkta bostadsföretag.
Kontrolluppgift KU10
KU10 Har ersatts med individuppgifter som lämnas varje månad i samband med AGI.
Några undantag finns
- ersättning till en anställd som de har ett socialavgiftsavtal med
- ersättning som understiger ett halvt prisbasbelopp (26 250 kr inkomståret 2023) till en idrottsutövare under ett inkomstår (idrottsföreningar kan dock välja att i stället redovisa utbetalningarna i en arbetsgivardeklaration trots att de inte ska betala arbetsgivaravgifter på ersättningarna)
- ersättning som totalt understiger 1 000 kr till en anställd under ett inkomstår
- ersättning som endast består av kostnadsersättningar, till exempel ersättning för tjänsteresor med egen bil som inte är högre än schablonbeloppet 25 kr per mil eller telefonersättning som motsvarar den anställdes kostnader för tjänstesamtal
- ersättning som inte är underlag för skatteavdrag och något skatteavdrag har inte gjorts (t ex skattefria ersättningar till utländska experter med flera enligt beslut från Forskarskattenämnden.
Kontrolluppgift KU28
KU 28 Företag som har tagit emot betalning för andelar från fysiska personer och dödsbon som ska göra investeraravdrag ska lämna kontrolluppgift KU28 (SKV 2335) om underlaget för investeraravdrag. Kontrolluppgiften ska dock lämnas bara om villkoren för investeraravdrag är uppfyllda. Det kan man ta ställning till vid inlämning av Ink 1 om man har en kund med ett nystartat bolag.
Vad gör vi för att följa rutinen?
Kontrolluppgift KU31 – Utdelning:
• Ansvar: Bokslutsansvarig.
• Skapa tjänsten "Kontrolluppgift/Kontrolluppgift utdelning" i byråstöd i samband med bokslut eller extrastämma.
• Notera utdelningens storlek i kommentarsfältet.
Kontrolluppgift KU20 – Ränta:
• Ansvar: Löneansvarig.
• Redovisa räntan och skatteavdraget i AGI månaden efter räntans kostnadsföring i bolaget.
• Skapa tjänsten "Kontrolluppgift/Kontrolluppgift ränta" i byråstöd för att säkerställa att rapporteringen hanteras.
Kontrolluppgift KU55 – Bostadsrättsföreningar:
• Ansvar: Bokslutsansvarig eller handläggare.
• Kontrollera att alla överlåtelser rapporteras korrekt och att varje ägare får en individuell kontrolluppgift.
Kontrolluppgift KU28 – Investeraravdrag:
• Ansvar: Bokslutsansvarig.
• Utred villkoren för investeraravdrag i samband med inlämning av INK1 för att avgöra om KU28 kan utnyttjas.
Kontrolluppgift KU10 – Ersättning till anställda:
• Redovisa undantagen korrekt enligt Skatteverkets riktlinjer (t.ex. för låga belopp eller skattefria ersättningar).
Dokumentation och uppföljning:
• Spara underlag för kontrolluppgifterna i kundens årsakt.
• Kontrollera löpande att rapporteringen följer Skatteverkets krav.
Vid osäkerhet:
• Kontakta bokslutsansvarig eller löneansvarig för stöd vid frågor om klassificering eller rapportering av kontrolluppgifter.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
• Salk 220 Kvalitetssäkring av delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39
• Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46
Externa länkar
• Skatteverket: Kontrolluppgifter och deklarationsregler. Läs mer här.
• Björn Lundén: KU31, KU20 och andra kontrolluppgifter. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Kontrolluppgifter i redovisningen. Läs mer här.