Varför gör vi detta?
Att säkerställa att fakturor är korrekt utformade och innehåller alla nödvändiga uppgifter enligt momslagen är avgörande för att leva upp till redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. En korrekt faktura bidrar till tydlig och rättvisande redovisning, vilket är en grundförutsättning för att skapa förtroende hos kunder och uppdragsgivare.
Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring är det viktigt att ha tydliga rutiner för att granska fakturor och säkerställa att de följer både interna och externa regelverk. Detta gäller särskilt i situationer där särskilda hänvisningar krävs, exempelvis vid internationell handel eller undantag från moms. Genom att arbeta proaktivt med fakturans innehåll och följa aktuella lagar undviker vi potentiella rättsliga och ekonomiska risker.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Om fakturor inte innehåller alla nödvändiga uppgifter riskerar vi att bryta mot momslagen och andra regelverk, vilket kan resultera i skattemässiga påföljder för både oss och våra kunder. Detta kan även leda till försenade betalningar, minskat förtroende från kunder och ökade administrativa kostnader.
Bristande hantering av fakturor kan dessutom påverka redovisningens kvalitet negativt, vilket strider mot kraven i REX 140. Vid allvarliga avvikelser, exempelvis om kunden inte korrigerar felaktiga fakturor, kan detta leda till en omprövning av uppdraget enligt REX 330 Uppdragsavtal, något som i värsta fall kan skada kundrelationen
Vad ligger till grund för rutinen?
I momslagen står det vilka uppgifter som måste finnas med i en handling för att den ska vara en faktura. Kraven på vilka uppgifter en faktura ska innehålla är samma oavsett om säljaren utfärdar fakturan elektroniskt eller på papper.
Fakturans innehåll
- Datum för utfärdandet av fakturan.
- Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier.
- Säljarens momsregistreringsnummer.
- Köparens momsregistreringsnummer om köparen är betalningsskyldig för köpet, så kallad omvänd betalningsskyldighet.
- Säljarens och köparens namn och adress.
- Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
- Datum då försäljningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts eller det datum då förskotts- eller a conto-betalning skett, om ett sådant datum kan fastställas och det skiljer sig från fakturadatumet.
- Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms, samt eventuell prissänkning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset.
- Tillämpad skattesats.
- Det momsbelopp som ska betalas. Om säljaren använder vinstmarginalbeskattning på transaktionen ska momsbelopp inte anges i fakturan.
Särskild uppgift eller hänvisning
För vissa försäljningar måste säljaren skriva en särskild uppgift eller hänvisning i fakturan som förklaring till att moms inte har tagits ut. Detta är en extra uppgift utöver vad som normalt ska finnas med i en faktura som omfattas av faktureringsskyldigheten enligt momslagen. Det gäller för:
- Självfakturering
- Internationell handel med varor och tjänster
- Omvänd betalningsskyldighet inom landet
- Undantag från momsplikt
- Vinstmarginalbeskattning
Vad gör vi för att följa rutinen?
Säkerställ att uppdragsgivaren har rätt information kring fakturans innehåll i de fall du upplever att uppdragsgivaren är osäker på hur fakturan ska utformas. Stäm löpande av underlag för fakturor och säkerställ att underlagen stämmer överens med gällande regelverk.
- Se alltid till att uppdragsgivaren/kunden har rätt information om en fakturas innehåll så att kraven kan uppfyllas enligt ovan. Stöd för kundinformation finns att läsa här
- Om kunden fakturerar själv eller förser dig med underlag för fakturering se till att han får ovan info om vad en faktura ska innehålla så kraven kan uppfyllas.
- Om vi fakturerar åt kunden, gör löpande avstämning att fakturorna som upprättas innehåller alla uppgifter som krävs.
- Om underlagen eller fakturorna som du mottagit av uppdragsgivaren/kunden saknar uppgifter är du ansvarig för att se till att uppdragsgivaren tillhandahåller korrekt information.
- Kontakta kunden via mejl eller telefon och se till att kunden fått information om gällande regelverk både muntligt och skriftligt.
- Spara ner dokumentation kring informationen i kundens årsakt flik 7
- Informera kunden om att utebliven korrigering av fakturor ger skäl för omprövning av uppdraget enligt REX – Svensk branschstandard.
- Vid osäkerhet ta kontakt med bokslutsansvarig för avstämning kring eventuell omprövning.
- Vid behov av omprövning av uppdrag ska VD informeras och VD ansvarar för genomförande av omprövning.
Tänk på!
- Det är vanligt förekommande att datum för när försäljning av varor och tjänster är utfört saknas.
- Om fakturan ska innehålla särskild hänvisning så se till att man hänvisar till korrekt lagrum. Har man företagsunika mallar som är skapade innan nya momslagen 1 juli 2023 kan man behöva korrigera hänvisningarna.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
• Rex 330 Uppdragsavtal, REX s. 50
Externa länkar
• Skatteverket: Krav på fakturainnehåll. Läs mer här.
• Björn Lundén: Momshantering och fakturakrav. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Fakturering och momsregler. Läs mer här.