Varför gör vi detta?
Avstämningar av kund- och leverantörsreskontra är centrala för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Syftet är att säkerställa att posterna i reskontran speglar verkliga skulder och fordringar vid varje bokslutsperiod och att moms redovisas korrekt, vilket minimerar risken för periodiseringsfel och skattetillägg.
Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner finnas för att identifiera och korrigera gamla poster, kreditfakturor och förfallna fordringar. Detta är särskilt viktigt vid bokslut på företag som tillämpar kontantmetoden, där korrekt hantering av obetalda fakturor är avgörande för att undvika periodiseringsfel.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
• Gamla eller felaktiga poster i reskontran kan leda till en missvisande bild av företagets ekonomiska ställning och resultat.
• Felaktig momsredovisning vid bokslut kan medföra skattetillägg och krav från Skatteverket.
• Avsaknad av rutiner för att hantera kreditfakturor eller förfallna kundfordringar kan påverka kassaflödet och företagets ekonomi negativt.
Vid bristande hantering riskerar vi att bryta mot REX 140, vilket underminerar kvaliteten i redovisningen, och REX 230, vilket kan leda till problem vid granskningar och revisioner.
Vad ligger till grund för rutinen?
Genom att regelbundet stämma av kund- och leverantörsreskontran säkerställs att företagets bokföring ger en rättvisande bild av dess ekonomiska ställning. Felaktiga eller ojusterade saldon kan leda till missvisande rapporter och beslut vilket kan riskera sanktioner vid felaktig rapportering till Skatteverket exempelvis.
Regelbunden avstämning förhindrar överraskningar och skapar bättre möjligheter för en korrekt bild och upptäckten av felaktigheter i tidigt skede. Att stämma av regelbundet hjälper också till att upptäcka och förebygga bedrägerier såsom falska fakturor eller felaktiga betalningar.
Vad gör vi för att följa rutinen?
• Vid varje avstämning av rapporter ska även en kontroll göras av de poster som ligger i reskontra. Ligger de gamla lev-fakturor eller kundfakturor behöver vi göra en avstämning med kunden hur vi ska hantera detta.
• Ofta kan kreditfakturor från leverantörer bli liggande om kunderna sköter sina betalningar själv, här behöver man meddela kunden att aktuell kredit finnas att nyttja mot betalning alternativt kontakta leverantören och be om en utbetalning.
• Om kunden har fordringar på sina kunder som förfallit behöver vi upplysa kunden om detta och göra en avstämning om vi ska skicka påminnelse eller om kunden sköter det själv. Denna avstämning gör vi även om kunderna sköter sina inbetalningar själv.
• Hur ofta avstämningen behöver göras måste man komma överens om tillsammans med kund men minimum är vid varje avstämning av rapporter.
Kontantmetoden (bokslutsmetoden) vid bokslut
• I BL görs det genom att samtliga obetalda fakturor (kund- och lev-) som är upprättade men ej betalda innan bokslutsdagen ska registreras i reskontror och sedan görs rutinen ”bokför utgående fakturor” både under leverantör och fakturering.
o Aktivitet/bokför utgående lev-/kundfakturor.
• Det är också bra att kolla materialet för nästkommande månad för att undvika fakturor som är utställda innan bokslutsdagen. Kan även vara avräkningar av olika slag, upprättat av annan part.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
Externa länkar
• Skatteverket: Momsredovisning och periodisering vid bokslut. Läs mer här.
• Björn Lundén: Hantering av kund- och leverantörsreskontra. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Redovisning av obetalda fakturor och periodiseringar. Läs mer här