Varför gör vi detta?
Att hantera presentkort (vouchers) korrekt i redovisningen är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Eftersom moms och intäkter behandlas olika beroende på om presentkortet är en enfunktions- eller flerfunktionsvoucher är det viktigt att redovisningen speglar rätt ekonomisk händelse vid rätt tidpunkt.
Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner säkerställa att hanteringen är korrekt från försäljning till inlösen. Rätt hantering minskar risken för fel i momsredovisningen och säkerställer en korrekt balans- och resultatredovisning.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Felaktig momsredovisning:
Om vouchertyper inte identifieras korrekt kan momsen redovisas i fel period, vilket kan leda till sanktioner från Skatteverket.
Brister i intäktsredovisningen:
Felaktig hantering kan leda till att intäkter periodiseras fel, vilket påverkar resultat och balans.
Operativa och juridiska risker:
Om kassasystem inte hanterar vouchers korrekt och kunden inte informeras om detta kan det skapa osäkerhet och förtroendeförlust.
Vad ligger till grund för rutinen?
Eftersom hanteringen av vouchers i redovisning skiljer sig åt beroende på vilken typ av presentkort kunden tillhandahåller behöver vi alltid utreda vilken typ av voucher det rör sig om, enfunktions eller flerfunktions.
Enfunktion – Voucher som anger exakt vilken vara eller tjänst som erhålls i utbyte mot vouchern samt vouchers som kan lösas in mot olika varor eller tjänster men med samma momssats.
Flerfunktion – Vouchers som inte är enfunktions, alltså inte anges exakt vilken vara eller tjänst som erhålls eller att vouchern kan nyttjas mot varor eller tjänster med olika momssatser.
Vid försäljning av flerfunktionsvoucher:
Försäljning av flerfunktionsvoucher (presentkort) bokas i sin helhet upp som ett förskott från kund (konto 2421), när presentkortet löses in bokas försäljning och moms och kontot för presentkort debiteras. Presentkortet ses som en betalmetod vid inlösen.
Vid försäljning av enfunktionsvocher:
Vid försäljning av en enfunktionsvoucher ska momsen redovisas (både omsättning och momsbelopp, ruta 05 och 10–12) redan vid försäljningen av presentkortet. Man tar dock inte upp någon intäkt vid detta tillfälle utan bokför beloppet exklusive moms som ett förskott från kund. När vouchern sedan löses in redovisar man intäkten för försäljningen (och då ska inte momsdeklarationen påverkas alls). SE konteringsexempel nedan (vilka konton som används kan skilja åt men effekten ska bli den samma).
Exempel på enfunktionsvoucher är måltidskuponger som säljs direkt av en restaurang under förutsättning att kupongerna gäller varor eller tjänster med en och samma momssats. Här ska alltså momsen hanteras vid försäljningen av lunchkupongen men intäkten redovisas först vid inlösen, då restaurangen levererat varan eller tjänsten.
Vad gör vi för att följa rutinen?
• Utred tillsammans med uppdragsgivare/kund vilken typ av voucher som säljs
• Kom överens med kund om rutin kring hantering av voucher och spara skriftlig rutinbeskrivning i Byråstöd.
Känner du dig osäker inför upprättande av rutin med kund, kontakta bokslutsansvarig för stöd.
• Tänk på! Väldigt få kassasystem kan hantera detta korrekt från början så det krävs ofta en manuell hantering. Därav är Vad gör vi för att följa rutinen? mycket viktig.
• Uppdragsgivaren/kunden är ansvarig för att redovisningen blir rätt så se till att du får den information du behöver från kunden för att säkerställa att redovisningen blir rätt.
• Vid bristande presentkortsrutiner hos uppdragsgivare/kund ska följande ske:
o Informera kunden om behovet av fungerande presentkortsrutiner
o Vid fortsatta problem, kalla kunden till möte tillsammans med bokslutshandläggare
o Om kunden fortsätter med bristande rutiner är det grund för omprövning. Prata ihop dig med bokslutshandläggare och vid behov av omprövning informera VD, VD ansvarar för genomförande av omprövning.
Exempel kontering vid försäljning och inlösen av presentkort
Läs mer
· Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
· Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
· Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
Externa länkar
· Skatteverket: Hantering av presentkort och moms. Läs mer här.
· Björn Lundén: Redovisning av presentkort (Vouchers). Läs mer här.
· Ekonomistyrningsverket (ESV): Momsregler för presentkort. Läs mer här.