Varför gör vi detta?
Att hantera attest- och betalningsuppdrag korrekt är avgörande för att säkerställa hög kvalitet, ansvarsfull hantering av kunders ekonomiska resurser och upprätthålla förtroende. Enligt REX 530 Betalningsuppdrag är det centralt att definiera vad ett betalningsuppdrag innebär, vilka behörigheter som krävs och hur uppdragsavtal eller skriftliga instruktioner ska säkerställa tydliga riktlinjer för uppdraget.
Vidare betonar REX 230 Intern kvalitetssäkring vikten av att implementera kontroller och rutiner som garanterar att betalningar och attester sker på ett korrekt sätt. Det handlar om att skapa systematiska processer som säkerställer att alla moment i betalningsuppdraget är kvalitetssäkrade och väl dokumenterade. Genom att följa principerna i REX 435 Rimlighetsbedömningar, kan vi identifiera eventuella avvikelser och agera proaktivt för att minimera risker. Detta stärker inte bara vår egen interna kontroll utan skyddar även våra kunder från potentiella misstag.
Samtidigt påminner SALK 260 Roller och behörigheter om vikten av att tydligt fastställa och dokumentera behörigheter för alla som är involverade i betalningsuppdraget, inklusive fullmakter och bankbehörigheter. SALK 240 Lönekonsultens dokumentation understryker vikten av att varje betalningsuppdrag dokumenteras tydligt, från attestinstruktioner till kundens skriftliga godkännande. Med dessa riktlinjer på plats skapar vi en transparent, säker och kvalitetssäkrad process för betalningsuppdrag.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Om vi inte följer rutinen riskerar vi att utföra betalningar utan nödvändiga fullmakter eller attester, vilket kan bryta mot lagar och regelverk enligt REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Detta kan leda till rättsliga påföljder, ekonomiska förluster för både oss och våra kunder samt allvarliga skador på vårt förtroende som redovisningskonsulter. Bristande dokumentation, som enligt SALK 240 Lönekonsultens dokumentation är en grundläggande förutsättning, kan dessutom försvåra framtida granskningar och förhindra att vi kan visa att vi följt våra professionella skyldigheter.
Att ignorera REX 435 Rimlighetsbedömningar kan resultera i att felaktiga eller otillräckliga underlag accepteras, vilket ökar risken för felaktiga betalningar. Vidare kan avsaknaden av strukturerade rutiner, som de som föreskrivs i REX 230 Intern kvalitetssäkring, leda till ineffektiva processer och ökad sårbarhet för bedrägerier eller misstag. Därför är det avgörande att vi säkerställer att alla betalningsuppdrag utförs enligt tydligt fastställda och kvalitetssäkrade rutiner.
Vad ligger till grund för rutinen?
Ett uppdrag som består av att redovisningskonsulten biträder med att ta fram betalningsförslag och betalningsfiler, men där uppdragsgivaren själv utför betalningen, är inte ett betalningsuppdrag. Ett betalningsuppdrag innebär att det är redovisningskonsulten som självständigt utför betalningar för uppdragsgivarens räkning.
Ett betalningsuppdrag innebär att redovisningskonsult
- Självständigt kan genomföra betalningar för uppdragsgivarens räkning
- Genom ett uppdragsavtal eller annan av uppdragsgivaren skriftligt bekräftad instruktion fått i uppdrag att utföra betalningsuppdrag. Den skriftliga instruktionen ska innehålla:
- Vilka typer av betalningar som ingår i uppdraget
- Information om behörighet
- Överenskomna attestrutiner
- Eventuella beloppsmässiga begränsningar
Vad gör vi för att följa rutinen?
När ett betalningsuppdrag ska utföras är det viktigt att alltid börja med att utreda om det uppdrag du utför åt uppdragsgivaren är ett betalningsuppdrag eller inte. Göra rimlighetsbedömningar av underlag och dokumentera eventuella avvikelser samt rapportera väsentliga händelser samt eventuell begäran om kompletteringar eller behov av åtgärder. Det är också av vikt att uppdragsgivaren före betalning har attesterat underlag som ligger till grund för betalningarna.
- Börja alltid med kunskapsinhämtning enligt grundläggande förhållningsregler
- Utför löpande rimlighetsbedömningar kring betalningsuppdragets underlag.
- Vid osäkerhet om underlagets relevans eller kvalité, följ grundläggande förhållningsregler kring kunskapsinhämtning och informationsdelning.
- Ställ frågor till kunden om underlaget
- Begär in kompletteringar eller ändringar i underlaget
- Informera kunden om att betalningsuppdraget inte kan utföras utan korrekt underlag.
- Rapportera väsentliga händelser skriftligen till kunden och spara ner i kundens mapp.
- Säkerställ att uppdragsavtal eller annan skriftlig instruktion finns för betalningsuppdraget.
- Säkerställ att den utförande handläggaren har fullmakt med behörighet på bank.
- När kunden lämnat in underlag som du godkänt ska kunden attestera före betalning, verkställande av betalningar bör, så långt det kan ske, utföras av två personer i förening.
- I första hand ska alla kunder uppmanas att använda attestfunktion i BLapp eller Fortnox-app.
- Om användning av digitala verktyg inte fungerar för attest är det viktigt att du försäkrar dig om att uppdraget för betalning har lämnats skriftligt av behörig firmatecknare, samt att dokumentera på vilket sett du kontrollerat behörigheten.
- Spara ner dokumentation om uppdrag och identifiering av behörighet i kundens årsakt flik 7.
Läs mer
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
• Rex 330 Uppdragsavtal, REX s.50
• Rex 435 Rimlighetsbedömningar, REX s. 63
• Rex 530 Betalningsuppdrag, REX s. 73
• Salk 220 Kvalitetssäkring i delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39
• Salk 240 Lönekonsultens dokumentation, SALK s. 44
• Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46
• Salk 260 Roller och behörigheter, SALK s. 48
Externa länkar
• Skatteverket: Regler kring betalningshantering. Läs mer här.
• Fortnox: Användning av attestfunktion. Läs mer här.
• Björn Lundén: Betalningsuppdrag och rutiner. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Internkontroll vid betalningar. Läs mer här.