Varför gör vi detta?
För att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler är det viktigt att alla affärshändelser har korrekt och fullständigt underlag. Verifikationerna säkerställer att bokföringen är spårbar, korrekt och rättvisande, vilket är en grundläggande förutsättning för tillförlitlig redovisning och momsredovisning.
Genom att implementera rutiner för att granska och hantera verifikationer enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring, minskar vi risken för fel och brister som kan leda till ekonomiska konsekvenser eller granskning från Skatteverket.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Bristande hantering av verifikationer kan resultera i:
• Felaktig bokföring, vilket kan leda till skattemässiga avvikelser och sanktioner.
• Förlorad spårbarhet mellan affärshändelser och bokförda poster, vilket bryter mot REX 140 och försvårar revision eller granskning.
• Momsavdrag kan nekas vid bristfälliga eller saknade underlag, vilket kan påverka företagets ekonomiska ställning negativt.
Vad ligger till grund för rutinen?
Krav på verifikation
För varje affärshändelse ska det i bokföringen finnas en verifikation. På en verifikation ska det enligt bokföringslagen finnas uppgifter om:
• när den upprättats (vanligen fakturadatum)
• när affärshändelsen inträffat
• vad affärshändelsen avser
• vilket belopp det gäller
• vilka parter som är inblandade
• vilka handlingar som legat till grund för affärshändelsen
• var originalhandlingen förvaras om den inte är en verifikation.
Krav på fakturan enligt momslagen
För momsredovisningen ska dessutom följande uppgifter finnas på fakturor till näringsidkare:
• datum för leverans eller tillhandahållande, eller datum då eventuell a conto-betalning gjorts
• ett löpnummer som ensamt identifierar fakturan
• omsatta varors mängd och art/omsatta tjänsters omfattning och art (se 23:238 )
• beskattningsunderlag för varje momssats
• tillämpad momssats
• momsbelopp
• säljarens momsregistreringsnummer
• köparens momsregistreringsnummer i vissa fall (t ex vid unionsinterna förvärv)
• säljarens och köparens namn och adress (se 22:237 )
• vid befrielse av moms – hänvisning till relevant bestämmelse (se 23:139 ).
Förenklad faktura
En förenklad faktura kan användas om fakturabeloppet är högst 4 000 kr inklusive moms. Följande uppgifter ska finnas på en förenklad faktura:
• datum för utfärdandet
• identifiering av säljaren
• typ av varor eller tjänster
• momsbelopp eller momssats.
Vid resebyråverksamhet, handel med nya transportmedel och begagnade varor, samt vid internationella affärer gäller speciella regler om uppgiftsskyldighet.
Verifikationsnummer
Verifikationerna ska på ett varaktigt sätt vara försedda med verifikationsnummer eller andra identifieringstecken så att sambandet mellan verifikationen och den bokförda posten lätt kan fastställas. Gör du en rättelse i en verifikation ska du ange när rättelsen gjorts och vem som gjort den.
Gemensam verifikation
Huvudregeln är att det för varje affärshändelse ska finnas en verifikation. Under vissa förutsättningar får dock flera affärshändelser sammanföras till en gemensam verifikation.
Då måste det vara fråga om
• likartade affärshändelser eller
• inbetalningar under en dag vid en kontantförsäljning av varor och tjänster.
Om inget underlag går att få fram?
Det kan vara OK, om det är kostnader som verkligen hör till verksamheten och det rör sig om underlag som skulle vara svåra att återskapa/få kopior på. Man bör dock försöka få fram underlag så gott det går. T ex så framgår det att man tankat på bensinfakturan eller kontokortsfakturan. Annars kan man sannolikt be leverantören om hjälp med att få fram ett nytt underlag.
Vad gör vi för att följa rutinen?
Granskning av verifikationer:
• Säkerställ att varje affärshändelse har en verifikation med följande uppgifter:
o Datum för upprättande och affärshändelse.
o Beskrivning av affärshändelsen.
o Belopp och involverade parter.
o Underliggande handlingar och förvaring av originalhandlingar.
Fakturakrav enligt momslagen:
• Vid granskning av fakturor, kontrollera att samtliga momskrav är uppfyllda, inklusive löpnummer, momsregistreringsnummer och momssatser.
Förenklad faktura:
• Vid fakturabelopp under 4 000 kr inklusive moms, kontrollera att den förenklade fakturan uppfyller minimikraven.
Gemensamma verifikationer:
• För likartade affärshändelser (t.ex. kontantförsäljning), använd gemensamma verifikationer och dokumentera varje dags försäljning.
Hantering av saknade underlag:
• Vid saknade underlag, försök återskapa verifikationen genom att kontakta leverantören eller använda alternativa källor (t.ex. kontoutdrag). Dokumentera vad som gjorts för att återskapa underlaget.
Dokumentation och rättelse:
• Vid rättelser, notera datum och ansvarig person. Säkerställ att rättelsen är spårbar och sparas i kundens årsakt.
Vid osäkerhet:
• Kontakta bokslutsansvarig eller löneansvarig för stöd i hantering av särskilda fall eller rättelser.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
Externa länkar
• Skatteverket: Krav på verifikationer och fakturor. Läs mer här.
• Björn Lundén: Bokföringslagen och verifikationskrav. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Dokumentation och spårbarhet i redovisningen. Läs mer här.