Inledande affärsförbindelser - antagande av nya kunder
För att upprätta en tillräckligt god kundkännedom för att minimera riskerna att Midama Ekonomi och verksamhetens tjänster blir utnyttjade för penningtvätt och finansiering av terrorism görs en inledande kundkännedomsprocess vid antagande av nya kunder.
Rutin för antagande av nya kunder följer en systematisk process där både penningtvättsregelverk och REX – svensk standard för redovisningsuppdrag ligger till grund för antagningsprocessen.
Nedanstående bild visas en generell bild över en godkänd kundkännedomsprocess enligt penningtvättslagen 3 §. Innan en affärsförbindelse etableras genomförs en grundläggande kundkännedomskontroll. Byråns antagningsprocess utgår från denna process men är individuellt anpassad utifrån byråns verksamhet och arbetsprocesser. Antagningsprocessen sköts genom byråns interna system där både antagande och avslag dokumenteras.
Så går det till när vi tar emot nya kunder.
När en potentiell kund tar kontakt med oss på Midama Ekonomi, är det oftast vår administratör eller VD som tar emot förfrågan (ibland även annan personal). Kunder kan nå oss på flera sätt – via telefon, mejl, personligt möte eller genom att fylla i kontaktformuläret på vår hemsida.
Redan vid första kontakten ställer vi några inledande frågor för att påbörja vår kundkännedomsprocess. Det hjälper oss att förstå vilka behov kunden har och ser till att vi har tillräcklig kundkännedom för att eventuell anta kunden.
Vilken information behöver vi?
För att vi ska kunna hantera en kundförfrågan behöver vi veta:
- Företagets status – Är det en befintlig verksamhet, en nystartad, en bolagsbildning eller något annat?
- Vilka tjänster kunden behöver – Vilka typer av uppdrag vill kunden ha hjälp med?
- Grundläggande företagsuppgifter
- Företagsnamn och organisationsnummer (om det finns)
- Ungefärlig omsättning
- Om företaget är momsregistrerat och arbetsgivarregistrerat
- Vilken momsredovisningsperiod som gäller
- Inom vilken bransch företaget verkar
- Kontakt- och historikuppgifter
- Namn på kontaktperson hos företaget
- Namn på den som tidigare hanterat företagets redovisning
- Om företaget har en registrerad revisor
Identitetskontrollen innefattar även kontroll av SANK, SIP, PEP och RCA enligt kontrollstruktur i KYC-programvara (Blikk). Mot vilka register kontrollen görs går att läsa om här En person i politiskt utsatt ställning (PEP) eller familjemedlem till en PEP, eller en känd medarbetare till en PEP innebär alltid att kundens riskprofil är hög.
Om det framkommer att kunden är etablerade i ett land utanför EES som av europeiska kommissionen identifierats som ett högrisktredjeland antas inte uppdraget. Omfattningen på åtgärder för att kontrollera om kunden är etablerad i ett högrisktredjeland bestäms utifrån den sammanvägda risken som förknippas med kundrelationen.
I samband med identitetskontrollen av kontaktperson på företaget kontrolleras också verkliga huvudmän mot bolagsverkets register (Register verklig huvudman). Då en verklig huvudman enligt våra rutiner alltid ska finnas registrerad så vid utses en alternativ verklig huvudman, exempelvis VD, styrelseordförande eller motsvarande befattning i de fall en verklig huvudman inte finns registrerad. Om kunden är en juridisk person, trust eller liknande juridisk konstruktion där ägarförhållandet och kontrollstrukturen kan vara mer komplicerad sätts utifrån de givna förutsättningarna åtgärder in för att byrån ska få en förståelse och kontroll över gällande ägarstruktur. Åtgärdernas omfattning kan variera från fall till fall.
Om kunden eller kundens verkliga huvudman/alternativa verkliga huvudman är en person i politiskt utsatt ställning eller närstående till en sådan:
· vidtar byrån alltid lämpliga åtgärder för att ta reda på varifrån de tillgångar som hanteras inom ramen för affärsförbindelsen eller den enstaka transaktionen kommer,
· tillämpar byrån alltid skärpt fortlöpande uppföljning av affärsförbindelsen enligt 13 § och övervaka aktiviteter och transaktioner enligt 4 kap. 1 § i förhöjd omfattning, och
· inhämtar byrån alltid godkännande från behörig beslutsfattare inför beslut om att ingå eller avbryta en affärsförbindelse.
- Verksamhet och affärsförhållanden
- Var företaget är baserat
- Vilka de huvudsakliga kunderna är
- Ägarstrukturen i bolaget
- Om företaget hanterar internationella betalningar
Exempel på vad som kan vara relevant för att anse en kund vara etablerad i ett högrisktredjeland:
• Bosatt i landet
• Säte
• Skatterättsligt hemvist i landet
Exempel på vad som kan tyda på koppling till ett högrisktredjeland:
• Verklig huvudman bosatt i landet
• Verklig huvudman med skatterättsligt hemvist i landet
• Filial i landet
• Dotterbolag med säte i landet
• Moderbolag med säte i landet
• Systerbolag med säte i landet
• Verksamhet i landet med fast etableringsställe
• Verksamhet i landet utan fast etableringsställe
Omständigheter som generellt sett inte bedöms relevanta för frågan om hemvist, men som kan ha betydelse för att anse någon ha koppling till ett högrisktredjeland:
• Medborgarskap. - En person kan vara medborgare i ett land som personen aldrig har varit i. I vissa fall är det omöjligt att avsäga sig sitt medborgarskap.
• Kundbas i landet.
Källa: Simpt ”Grundläggande vägledning kundkännedom”
- Dokumentation som behöver skickas in
För att fullfölja kundkännedomsprocessen behöver vi också: - Registerutdrag och registreringsbevis
- Aktuell resultat- och balansrapport
- (Om det finns en aktiebok upprättad, ber vi även om den)
Nästa steg i kundkännedomsprocessen
När vi har tagit emot den grundläggande informationen startar vi en inledande kundkännedomsprocess i vår KYC-programvara (Blikk). Detta är en viktig del av vårt arbete för att säkerställa att vi har en god förståelse för kundens verksamhet och kan uppfylla de krav som gäller för kundkännedom.
Därefter gör vår administratör och VD en samlad bedömning utifrån flera faktorer:
- Vår kompetens och kunskap – Har vi rätt expertis för att hjälpa dig på bästa sätt?
- Arbetsbelastning – Har vi kapacitet att ta in en ny kund med det ansvar och de uppdrag som krävs?
- Kundkännedom – Passar din verksamhet in i vår kundportfölj och vårt arbetssätt?
Besked om nästa steg
Efter denna bedömning återkommer byråns administratör till kunden med besked. Om byrån kan åta oss uppdraget bjuder vi in till ett första möte, där vi går igenom samarbetets upplägg och nästa steg. Om vi av någon anledning inte har möjlighet att ta oss an företaget meddelar vi detta till kunden så snart som möjligt.
Om anledningen till avslag sker på grund av misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism rapporterar VD till finanspolisen.
Det första mötet – ett viktigt steg i processen
Om vi bedömer att vi kan gå vidare med kundens förfrågan bokas ett första möte in. Detta möte hålls tillsammans med:
- Den tilltänkta handläggaren på byrån – den/de person/er som i huvudsak kommer att arbeta med kundens uppdrag.
- Byråns administratör – som ansvarar för administrativa frågor.
- Kundens representanter – de personer från kundens som är ansvariga för samarbetet.
Mötet kan genomföras antingen digitalt via videolänk eller fysiskt på vårt kontor, beroende på vad som passar bäst.
Syftet med mötet
Detta möte är en viktig del av processen där vi:
- Går igenom kundens verksamhets behov och förväntningar.
- Besvarar eventuella frågor om våra tjänster och arbetssätt.
- Säkerställer att vi har all nödvändig information för att fatta ett välgrundat beslut.
- Ger kunden möjlighet att avgöra om Midama Ekonomi är rätt samarbetspartner för hen.
- Starta viktiga behörigheter och gå igenom skattekonto för kontroll att skatter och avgifter betalas korrekt.
Slutligt beslut och uppdragsstart
Efter mötet fattas det slutgiltiga beslutet om vi kan anta uppdraget. Om både kunden och vi på Midama Ekonomi är överens om att inleda samarbetet, sker följande:
- Upprättande av uppdragsavtal – en tydlig överenskommelse om uppdragets omfattning och villkor.
- Uppdatering av kundkännedomskontrollen – eventuella kompletterande uppgifter registreras kundkännedomskontrollen.
- Uppdraget startas upp – vi påbörjar arbetet enligt det avtal vi kommit överens om.
Den inledande kundkännedomskontrollen som görs sätts datum för uppföljning efter 3 månader, det möjliggör för oss att komma in i uppdraget och skaffa oss en tydlig bild över uppdraget och kundens verksamhet då det oftast är lättast att skaffa fullständig kundkännedom efter att ett uppdrag startats upp.
Inom den ovanstående rutinen säkerställer vi att reglerna enligt REX – svensk standard för redovisningsuppdrag vid (blankett 310.1–2) antagande av kund uppnås och dokumenteras. Vi säkerställer också att identitetskontroll genomförs enligt 3 kap 9 § penningtvättslagen och dokumenteras i KYC-programvara (Blikk). Identitetskontroll sker i de allra flesta fall med signering av BankID, men i de fall detta inte är möjligt kan även alternativa identitetskontroller användas, dessa finns beskrivna i Bilaga 1. Vi säkerställer också att våra uppdragsavtal på ett tydligt sätt beskriver affärsförbindelsens syfte (varför affärsrelationen inletts och vilka tjänster som omfattas) och art (hur tjänsterna ska användas inklusive frekvens och volym).
Om det uppstår omständigheter som gör att god kundkännedom inte kan uppnås bedöms risken med inledande av affärsrelationen för oacceptabelt hög vilket ska leda till avslag. Beslut om både antagande och nekande ska dokumenteras i byråns interna system (Blikk). Varningssignaler som kan ligga till grund för bedömning om kundkännedomen och hantering av eventuellt utfall beskrivs under avsnitt ”omständigheter att beakta som varningssignaler”