Tips & Trix

Från hösten 2024 finns möjligheten att få fakturor från Toyota finans som pdf per mejl.  För att aktivera detta så hör man av sig till kundservice@toyota-fs.com 

Skatteverkets nyhetssida * https://www.skatteverket.se/omoss/pressochmedia/nyheter/2024.4.7da1d2e118be03f8e4f2b40.html Det gäller för momsavdrag vid kundförluster. * https://www.skatteverket.se/omoss/pressochmedia/nyheter/2024/nyheter/detgallerformomsavdragvidkundforluster.5.52140d4a192a01c3d481b4.html

Man kan få en notis vem som ringer även i mobilen. Önskar ni det så aktiverar ni det i två steg: * Först inne i Lynes, sedan på din mobil och kom ihåg att även slå på notiser för Lynes appen. (Louise har enbart fått instruktion för Iphone. Hojta om ni som har Android inte hittar igen vart ni gör det, så hjälper Louise er lösa det)

Tips från en kund hur man hämtar fakturor till Facebookannonser: * Kunden går in på sitt företags Facebooks sida * Klickar på annonshanteraren till vänster * Sedan på faktureringar och betalningar * Välj aktuelltkonto uppe till höger * Sedan datum  * Där är de! 

Det finns olika exempelmallar på mejl som kan användas i dialog med kunder. Dessa ska fungera som ett stöd för att förenkla för handläggare och kunder att få in enklare och smidigare rutiner. Mallarna finns under Gemensamma filer – 2 Midama ekonomi – 2 Midama ekonomi – Kundutskick – filen Mallar-mailutskick 2024 men de finns också sparade här i separata artiklar under kategorin kundkommunikation. Ett tips är att lägga in mallarna som ”snabbdelar” eller mallar i er Outlook. Det gör att de enkelt finns tillgängliga och är lätt att använda. Du kan innan du sparar den i ditt eget snabbdelsgalleri ändra texterna så att det är ett språk du själv känner dig bekväm med att använda.

När en ny kollega anställs eller en mejladress ändras så skickas en inbjudan ut till samtliga medarbetare kring att dela kalender.  Alla måste godkänna detta genom att klicka på acceptera uppe till vänster. Hittar ni inte vart man gör det, se bifogad bild 1. (När detta är gjort kan ni kontrollera om ni hittar kollegans namn i kalendern, där alla andra finns!) Därefter måste ni själva dela Er kalender med henne. För att göra det gör ni så här: * Gå till kalendern i Outlook * Klicka på Dela kalender (se bifogad bild 2) * Klicka på kalender som kommer som andra alternativ. * Under fliken behörighet klickar ni på knappen Lägg till, och letar ni rätt på Sofie i rullisten som kommer upp, och ser till att markera/välja henne. * Godkänn genom att klicka på OK. Behöver någon hjälp så kan Louise hjälpa till och assistera

Vid perioder då det är lugnare och det av olika anledningar behöver fyllas på med fler uppgifter och nytt arbete så finns några tips att tänka på för att inte skapa problem, frustration och effektivitetsförlust.  För handläggare som endast sköter löpande arbete 1. Om du har tunt i din planering, gör följande:  1a  Gå igenom alla dina kunder en gång till, finns det avstämningar på balanser som du inte hunnit kolla av tidigare? Har du något som hängt över dig en längre tid som du tänkt "det där måste jag kolla upp eller ta tag i". Använd nu tiden till att göra det. Säkerställ att samtliga av dina kunder inte har något som "hänger i luften". 1b  Finns det något hos dina kunder som du sett skulle hjälpa dem att ytterligare förbättra deras affär, var proaktiv och ta kontakt med kunderna. Betalar kunden onödigt mycket för försäkringar? Gör de avskrivningar som inte riktigt verkar stämma? Har inköp av en viss vara ökat väldigt mycket den senaste tiden? Kolla igenom, fundera och ge kunden proaktiv rådgivning. Om kundernas affärer går bättre kommer det också att på sikt gynna vår affär.    1c  Använder du/din kund det mest optimala arbetssättet, har du inte startat upp bankintegration ännu? Vet inte kunden hur man använder appen? Stämmer du av genom att pricka på lista eller använder du alla automatiska funktioner i systemet? Kan vi digitalisera din kund mer? Se då till att göra det nu.    1d  Är alla AML-kontroller påbörjade eller till och med slutförda? Saknar du någon information för att göra klart? Ring kunden och ställ alla nödvändiga frågor för att slutföra dina AML-kontroller. I samband med det, kolla igenom uppdragsavtalet. Är det något som förändrats? Uppdatera!    1e  Byråstöd. Finns alla dina rutiner nedskrivna, har du en tydlig instruktion för hur du sköter den här kunden som gör att om du inte kommer till jobbet imorgon kan vem som helst av oss ta över ditt uppdrag? Har du skrivit upp vilka behörigheter du har på kunden? Finns det verkligen ingenting mer som du kan uppdatera? Kolla igenom rutinen Överlämningsbart skick Byråstöd  och säkerställ att allt är uppdaterat För handläggare som arbetar med bokslut och deklarationer:    2. Om du har löpande uppdrag, gör följande:  2a Finns något löpande uppdrag som du kan ta hjälp med? Meddela Maja eller någon av dina kollegor att du har löpande uppdrag som du kan ta skugghjälp med. Det är viktigt att vi använder våra resurser så effektivt som möjligt och om det finns uppdrag som kan fördelas om vill jag att det prioriteras.  2b Kolla igenom Byråstöd och de årskunder som ligger fördelade på Louise, vet du om det är några av dem som står som "väntar på material" som inte stämmer överens med verkligheten? Har det inkommit material så att arbete kan påbörjas? 

Det är viktigt att säkerställa att hänvisningar på fakturamallar med mera är korrekt för gällande momslag. Kopplingsschema för korrekt hänvisning finns här nedan. 

Automatkontering löneskatt kan användas för att få löneskatten kostnadsförd löpande. Kontakta bokslutsansvarig för hjälp vid uppläggning

Blir det så, kan ni lösa det genom att göra följande: * Gå på fliken allmänt - Systemunderhåll - Specialmeny * Redigera ftg data * Ny * Skriv in följande: * Filnamn: ftgdata * Grupp: AGI * Item: Timeout * Värde: 500000

När skatt/jämkning på en anställd läggs in behöver det alltid anges datum. För att det ska slå igenom i löneberedningen kräver systemet ett slutdatum. Är det något som ska fortgå och ej är ett jämkningsbeslut kan det sättas ett datum långt fram.  Information skickats ut från Maria Sverin till Midamaekonomi-mejlen 9/1 2024