Instruktioner

Louise assisterar med restaurangrapper för de kunder som inte löser rapportering över alkoholförsäljning själv. Det är bra om alla handläggare som har kunder som är berörda av restaurangrapporten kontrollerar vad som behövs utifall endast delar finns på plats.  När material från kunder inkommit * Vidarebefordra underlag till Louise alternativt spara ner underlag i kundens årsakt under flik 9, döp till restaurangrapport (eller om det finns egen mapp som heter restaurangrapport på kundens startsida) och meddela därefter Louise att materialet finns i kundens mapp.  Underlag som behöver samlas in * Underlag från kommun, och vi behöver även veta deras ca priser. (de behöver alltså fylla i den översta delen av underlaget själva) * Volymrapport från samtliga leverantörer som de inhandlat alkohol från under föregående kalenderår. Exempel: Alkohol som inhandlats under 2024 ska rapporteras senast den 1 mars 2025. Tänk på!  * I många fall ligger rapporten med på årets sista faktura från leverantören * Vissa leverantörer som ex. Svensk Cater skickar inte ut dessa, utan kunden måste själv plocka ner dem på "mina sidor". Läs mer om Svensk Cater här  * Deadline är 1 mars så tänk på att efterfråga materialen så snart som möjligt på det nya året.

Dela bokföring med revisor Vi har beslutat att plocka bort alla molndelningar vi har i BLa med revisorer idag (från 2024-09-30).  Från hösten 2024 är den nya rutinen att vi delar tillgång till bokföringen via appen/fortnox med en revisorslicens. Den stora skillnaden är att det framåt delas till en specifik person, under en kort begränsad tid och det enbart är en läs-delning. Vilket vi känner blir säkrare och mer juste mot våra kunder. Varje bokslutshandläggare kan själv aktivera/bjuda in berörd revisor, alternativt så säger ni varje handläggare till Louise så hjälper hon Er med det. Gör handläggaren det själv så behöver ni meddela Louise att det är gjort så vi kan fakturera kostnaden till kunden. (gäller BLappen, för Fortnox så läggs kostnaden generellt oftast på kunden)

För att bli ombud på Skogstorget och möjliggöra att vi kan hämta ut information direkt från Skogstorget och inte behöva invänta inlämning av års- och medlemsbesked från våra kunder skapar kunden enkelt en fullmakt via följande steg.  Steg 1: Registrera handläggare som användare Du som handläggare behöver gå in på Skogstorget och registrera dig som användare. Efter det ska kunden logga in på Skogstorget och tilldela fullmakten.  Steg 2: Informera kunden Informera kunden om att logga in på skogstorget.se/login  Steg 3: Logga in Be kunden klicka på Logga in med BankID - välj sedan inloggningsmetod.  Steg 4: Mina sidor - mina fullmakter När kunden är inloggad ska hen klicka på Mina sidor längst upp i högra hörnet. klicka sedan på "Mina fullmakter" Steg 5: Tilldela fullmakt Kunden tilldelar fullmakt genom att klicka på den gröna knappen "Ge fullmakt". Kunden fyller då i ert personnummer (handläggarens) Steg 6: Signeringsmejl Efter att kunden fyllt i uppgifterna går ett signeringsmejl ut till både handläggaren och kunden som ska signeras med BankID. Påminn kunden om detta om hen inte kollar av sin mejl så ofta. Steg 7: Logga in När avtalet är klart ska det vara färdigt att logga in och då kan varje handläggare välja vilken profil man vill logga in på om man har fullmakt hos flera. 

Ny rutin för kassahantering trädde i kraft 1 januari 2025 vilket ställer nya krav på våra kunder. Den nya rutinen är en del av våra redovisningstekniska riktlinjer, finns att läsa här och finns till för att säkerställa att vi och våra kunder har kontroll över kontantkassaflödet. Denna rutin är en viktig del för att följa gällande regler för penningtvätt och finansiering av terrorism.  Följa rutinen steg för steg * Löpande handläggare är ansvarig för att kontakta kunden och informera om rutinen. Börja med att prata med kunden och skapa dig en överblick över kundens situation.  * Vad upplever kunden som eventuella problem?  * Vad kan bli svårt för dem?  * Vad behöver de ändra i sina rutiner för att kunna följa rutinen?  * Har kunden egna förslag för att följa rutinen på ett bra sätt?   * För att smidigt informera finns stöd i kommunikationen att läsa här. Varje handläggare bestämmer själv om man vill använda mallen i sin helhet, plocka delar av den eller skriva en egen i eget språk. Det viktiga är att kunderna får tydlig och anpassad information.  * Mall för ifyllnad att dela med kunden finns att hämta under G: 2 Midama Ekonomi och mappen BYRÅRUTINER samt MALLAR.  * Bokslutshandläggare ansvarar för att vid behov ge tips och stöttning till löpandehandläggare vid utformning av en plan. Löpandehandläggare är ansvarig för att be om hjälp vid behov.  Dela mall med kund Det finns olika alternativ för att dela filen för avstämning med kunden. Det är upp till varje löpandehandläggare att komma överens med kunden om vad som passar bäst för ert samarbete. Några förslag för tillvägagångssätt i samband med fildelning finns här nedan;  * Dela filen med kunden från Storegate, alternativt lägg filen i en hel mapp som du delar med kunden * Starta ett kundsamarbete i Blikk partnerportal och dela filen där. * Ladda upp filen i Onedrive och dela länken med kunden därifrån * Mejla kunden en kopia av filen och be kunden mejla tillbaka. Spara filen När kunden skickat tillbaka den ifyllda Kontantkassarapporten kopplas filen till verifikatet den sista varje månad samt sparas i kundens årsakt - flik 3 Löpande avstämning enligt rutinen som i sin helhet finns att läsa här. Tänk på! Insamlingen av kontantkassarapporten gäller även för de kunder som bokför själva och där vi gör avstämningar löpande.  

Upprättande av AML-kontroll  Varje klientansvarig handläggare ansvarar för att minst en gång årligen upprätta en kundkännedomskontroll i Blikk. Upprättandet av kundkännedomskontroll ingår som en del av de obligatoriska uppgifterna i rutinen Checklista förberedande bokslut + bokslut (går att läsa mer om rutinen här). För att minimera risken att rutinen inte följs finns också en tjänsten "Översyn kundkännedom" i Byråstöd (går att läsa mer om tjänsten här)   Fastställande av AML-kontroll Ny rutin från våren 2025! Varje bokslutshandläggare ansvarar för att i samband med bokslutsarbetet fastställa kundkännedomskontrollen som är upprättad i Blikk. Den nya rutinen innebär en utökad kvalitetssäkring av kundkännedomskontroller och ett tydligare flöde av arbetsprocess. I samband med fastställandet av kundkännedomskontrollen ansvarar också bokslutshandläggare för att lägga till uppgifter om kundens verkliga huvudman samt sätta upp artikeln AML-kontroll för fakturering.  Instruktion AML-Kontroll Direktlänkar till avsnitt: Befattningshavare & Företrädare Verksamhet Ekonomi Geografi Syfte & Art Tjänster Sammanvägd riskbedömning Lägg till bilaga Granska och färdigställ  Viktigt att veta:  * Vid eventuella förändringar, såsom ex. ändrade ägarförhållanden/adress/verksamhet/Bransch osv. ska kundkännedomkontrollen uppdateras.  * En ny kontroll ska göras om det finns anledning av ut/omvärdera kundens riskprofil * Tiden som läggs ner på AML-kontroll ska debiteras inom kundens löpandeprojekt. * Artikel AML-kontroll läggs till för debitering i samband med fastställande av AML-kontroll. Befattningshavare & Företrädare  1. ID-kontroll Tänk på! Ser något konstigt ut ska ni alltid kontrollera med kunden enligt våra grundläggande förhållningsregler.  VILKA SKA IDENTIFIERA SIG? UPPDATERAT! Aktiebolag Styrelseledamot/möter samt verkliga huvudmän ska identifiera sig. Ofta är det samma personer, men det behöver inte alltid vara det. Personerna som dyker upp i Blikk hämtas från de uppgifter som finns registrerade på bolaget i offentliga register. Minst en person bör vara registrerad som verklighuvudman, men det kan vara flera personer. Saknas verklig huvudman, så bör ni se till att företaget registrerar en sådan. Handelsbolag Bolagsman/män samt verkliga huvudmän ska identifiera sig. Personerna som dyker upp i Blikk hämtas från de uppgifter som finns registrerade på bolaget i offentliga register. Två personer bör vara registrerade som verklighuvudman, men det kan även vara flera personer. Ekonomisk/Ideell förening Ordförande/kassör/huvudsaklig kontaktperson ska identifiera sig. På föreningar behöver personerna läggas till manuellt genom att klicka på "Lägg till person", det kommer ej per automatik. I en förening finns det ingen registrerad verklig huvudman, så där behöver vi utse en alternativ verklig huvudman. Detta bör vara styrelseordförande och/eller kassör eller liknande befattning men huvudsakligt inflytande. Enskilda firmor Privatpersonen ska identifiera sig (och ev make/maka) På enskilda firmor behöver personen/erna läggas till manuellt genom att klicka på "Lägg till person", det kommer ej per automatik. Vi behöver även utse vår huvudsakliga kontaktperson som alternativ verklig huvudman. (Ev make/maka/delägare på skogsfastighet etc. läggs också till på samma AML-kontroll, dvs enbart en AML-kontroll görs men samtliga personer läggs till) Klicka på knappen ID-kontroll: Kopia på körkort: * Klicka på knappen Granska ID-handling i verkligheten. Och bifoga en verifierad kopia på både fram- och baksida av id-kort/körkort, till vänster på knappen "Lägg till bilaga." BankID: * Klicka på ID-kontroll med BankID * Skicka via Blikk; Ange mejladress och ett personligt meddelande. Tryck på skicka * Hämta en länk; Klicka på skicka och kopiera länken som dyker upp. Lägg in i ett vanligt mejl och skicka förfrågan till kunden den vägen När förfrågan är skickad kommer det att synas för en snabb överblick i KYC-listan (gult med ett timglas). När personerna är identifierade uppdateras det i KYC-listan (grönt med en bock). Samt inne på kontrollen är ID-kontroll grönmarkerad på personen som är identifierad och klar.  Inne på kundkännedomskontrollen är ID-kontroll grönmarkerad på personen som är identifierad och klar.  2. Eventuell träff i SANK/SIP/PEP/RCA Om det dyker upp en eventuell träff i och med ID-kontrollen så behöver det kontrolleras. Ofta beror träffarna på att personen som identifierats har samma namn som en offentlig person. Då ska en kommentar lämnas om vad träffen beror på och hur vi kontrollerat träffen i rutan "Kommentera eventuell träff/träffar i register" 3. Omfattas kunden av revisionsplikt Bockruta JA/NEJ. Kontrollera om företaget har en balansomslutning på mer än 1,5 miljon eller en nettoomsättning på med än 3 miljoner och om det finns fler än 3 anställda i verksamheten.  Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. 4. Har ställföreträdare/ombud rätt att företräda kunden? -  JA/NEJ. Förklara vem som äger bolaget, och vem som äger aktierna i bolaget. Tänk på! Vet du inte huer upplägget är behöver kunden förklara det enligt våra grundläggande förhållningsregler 5. Stämmer uppgifter från kunden (t.ex i aktiebok) med uppgifterna om verklig huvudman som finns registrerade i Bolagsverkets register? - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande Fritext JA/NEJ. Den här informationen fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande. Vid inledande kundkännedomskontroll lämnas rutan med en . (punkt) för att kunna gå vidare till färdigställande.  NY INFORMATION Värt att hålla koll på om det uppstår märkliga träffar vid träffar i AML. Om ett bolag är sålt till Svenska Standardbolag (eller annan likvidator), kommer man vid sökning i registret över vekliga huvudmän få träff på personer och bolag, där det ser ut som verkliga huvudmän finns, fastän bolaget är likviderat. Söker man i Bolagsverkets näringslivsregister framgår dock att bolaget är likviderat/fusionerat. Svenska Standardbolag har fått information från Bolagsverket att registreringen i registret över verkliga huvudman ska försvinna efter fem år efter likvidationen. 6. Har verkliga huvudmän andra verksamheter eller finns andra omständigheter som kan ge en förhöjd risk med kundrelationen? - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande Kommentera om verkliga huvudmän har andra verksamheter enligt bolagsverkets register över verkliga huvudmän och din bedömning om det påverkar kundens riskbedömning. Den här information fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande. Vid inledande kundkännedomskontroll lämnas rutan med en . (punkt) för att kunna gå vidare till färdigställande.  Exempeltext 1: Företagets verkliga huvudmän är endast ägare av denna verksamhet. Inga övriga engagemang finns bland företagets verkliga huvudmän som påverkar kundens riskbedömning. Exempeltext 2: Företagets verkliga huvudmän är utöver ägandeskapet i denna verksamhet [ägare/delägare] i verksamheten/erna [företagets namn] med [företagets organisationsnummer] genom [privat ägande/ägande genom företag]. Ägandeskapet i andra verksamheten [påverkar/påverkar inte] kundens riskbedömning. 7. Beskriv kundens ägarförhållanden, kontrollstruktur, samt i förekommande fall eventuell förmånstagare. - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande Kommentera hur ägarförhållande och kontrollstruktur ser ut utifrån information som finns i bolagsverkets register över verkliga huvudmän. Exempel på detta kan vara om verklig huvudman äger kundföretaget genom ett annat bolag eller som privatperson. Den här informationen fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande. Vid inledande kundkännedomskontroll lämnas rutan med en . (punkt) för att kunna gå vidare till färdigställande.  Exempeltext 1: Företaget ägs till [xx %] av [xxxxx xxxx] som [privatperson/genom företag].  8. Finns det några högriskfaktorer kring kundens ägar- och kontrollstrukturer? - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande JA/NEJ. Förklara ägarstrukturen, är den enkel och tydlig? Mer invecklad = Större risk. Är den mer invecklad krävs ett mer ingående och förklarande svar. Är det ett företag som ingår i en koncern, förklara strukturen, samt vilka personer som äger respektive bolag. Den här informationen fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande. Vid inledande kundkännedomskontroll lämnas rutan med en . (punkt) för att kunna gå vidare till färdigställande.  9. Övriga noteringar Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Verksamhet 1. Bildandedatum Datum väljs i rullist. Information kan hämtas ur Byråstöd - Verksamhetsuppgifter - Registreringsdatum.  2. Ange företagsform Företagsform väljs i rullist. Information kan hämtas ur Byråstöd - Grunduppgifter - Typ 3. Ange Bransch Bransch väljs i rullist. Välj den bransch som närmast beskriver bransch som finns registrerad enligt verksamhetens SNI-kod. Information om bransch finns att hämta ur Byråstöd - Verksamhetsuppgifter - Bransch 4. Vilka typer av kunder har kunden? Företag, privatpersoner, offentlig sektor? Beskriv även hur kunden tillhandahåller tjänster (butik, kontor, försäljning på internet, hos kunden, etc)  Beskriv vilka kunder som kunden i huvudsak vänder sig till. Exempelvis kan Hantverkare vända sig i huvudsak till privatpersoner och företagskunder, omsorgsföretag i huvudsak vänder sig till privatpersoner och konsulter inom offentlig verksamhet i huvudsak vänder sig till offentlig verksamhet. Det behöver inte finnas ett helt uttömmande svar som garanterar att alla potentiella kunder och tillhandahållande av tjänster beskrivs utan välj en övergripande beskrivning.  Exempel 1: Kalle Karlsson snickerier utför hantverksarbete i huvudsak hos privatpersoner där arbetet utförs i kundernas hem. Det förekommer också arbete åt företagskunder där arbetet utförs i kundernas lokaler.  Exempel 2: Pia Larsson Konditori säljer bakverk i sitt bageri där både privatpersoner, företag och offentlig sektor kan vara potentiella kunder. I huvudsak sker servering på plats i konditoriet eller för avhämtning av kunden.  Exempel 3: Den enskilda firman är en skogsfastighet utan kunder. Inkomsterna kommer huvudsakligen från skogsbolag som köpt skog på rot med så kallad självfakturering, d v s skogsbolaget skickar ut underlag på mängd och pris. 5. Utför företaget husarbeten (ROT, RUT eller Grön teknik?) Bockruta JA/NEJ 6. Bedriver kunden import av varor eller tjänster?  Bockruta JA/NEJ Vid JA * Beskriv från vilka länder och hur importverksamheten ser ut. * Bocka i JA/NEJ om länderna innebär högre risk Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 7. Bedriver kunden export av varor eller tjänster?  Bockruta JA/NEJ  Vid JA * Beskriv från vilka länder och hur importverksamheten ser ut. * Bocka i JA/NEJ om länderna innebär högre risk Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 8. Beskriv kundens verksamhet i övrigt Beskriv ingående, förslag som anpassas; * FÖRETAG Ange företagsnamn är ett svenskt AB/HB/EF/etc. med säte i ange ort, ange kommun. Företaget ska bedriva verksamhet inom ange bransch. Kunderna består av privatpersoner/företag i ange område. Företagets omsättning senaste räkenskapsår låg på ange omsättning. Ägaren i företaget jobbar heltid/deltid/säsong och har ange ev antal anställda. * SKOGKUND [Kundens namn] [tillsammans med ev make/maka] äger fastighet med mark och skog i [ange ort och kommun] Inkomsterna kommer huvudsakligen från skogsbolag som köpt skog på rot med så kallad självfakturering, d v s skogsbolaget skickar ut underlag på mängd och pris. Kontakten sker på telefon och via fysiska besök i samband med årsbokslutet och inkomstdeklarationen. 9. Beskriv potentiella riskfaktorer kopplade till kundens verksamhet, bedöm sannolikhet och konsekvens.  Detta är en av de viktigaste frågorna, var utförlig i ditt svar och tänk branschspecifikt. Tänk också på att du både behöver beskriva generella risker för branschen samt specifika risker för den enskilda kunden.  Förslag på risker för följande branscher finnas att läsa här:  * Bygg * Entreprenad * Frisör- och skönhetsbransch * Restaurang * Tillverkningsindustri * Handel med kläder och sportartiklar * Fordonshandel * Åkeriföretag * Skogsägare * Idrottsföreningar Om du har någon bransch som inte finns med här så kan du själv söka på branschspecifika risker via Chatgpt. Du kan antingen använda open ai eller Microsoft Copilot Tänk på! Dela aldrig känslig/personlig information om en kund till chatgpt. Frågeställningen behöver vara generell. Exempel på frågeställning till chat gpt: ”Vilka riskfaktorer finns med att bedriva verksamhet inom tillverkningsindusti?” 9. Övriga noteringar Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Ekonomi & Transaktioner 1. Beskriv intäktskällor samt ungefärlig storlek/fördelning utifrån de varor/produkter/tjänster som kunden tillhandahåller. Beskriv ingående; vad gör företaget, vilka är kunderna, vart finns kunderna. Kommentera eventuell utstickande/riskhöjande faktorer rörande kundens intäktskällor. OBS! Du behöver inte storleksfördela varor/produkter/tjänster om du inte har den informationen tillgängligt. Du kan utgå från beskrivningen som är gjord sedan tidigare.  2. Ange med vilka typer av parter kunden har transaktioner (t. ex kunder, leverantörer, koncernbolag, anställda, övrigt) Beskriv i vilka beloppsmässiga storleksspann kunden har transaktioner med de olika parterna.  Förslag 1 att anpassa: "Företaget har transaktioner med kunder, leverantörer, koncernbolag och anställda. Kunderna är främst privatkunder och företag, leverantörerna utgörs av tjänste- och materialleverantörer. Det förekommer även internfakturering mellan koncernbolag." Förslag 2 att anpassa: Företaget har transaktioner med kunder, leverantörer och anställda. Kunderna är främst [privatpersoner/företag/offentlig verksamhet].  Förslag 3 att anpassa: Företaget har inga anställda så transaktioner sker i huvudsak med kunder och leverantörer. Kunderna är främst [privatpersoner/företag/offentlig verksamhet].  Förslag 4 att anpassa: Företaget har inga anställda så transaktioner sker i huvudsak med kunder och leverantörer. Kunderna är främst [privatpersoner/företag/offentlig verksamhet]. Vid avverkning eller försäljning av skog sker också transaktioner med skogsbolag.  Om kunden inte har några anställda eller koncernbolag så tas exempelvis dessa bort ur förslaget. Håll formuleringen kort.  OBS! Du behöver inte storleksfördela belopp om du har inte har den informationen tillgänglig.  3. Hanterar kunden kontanter?  Bockruta JA/NEJ Vid JA Fyll i den information som tidigare besvarats under frågan "hanteras kontanter i företagets verksamhet? (gäller även swish)" under denna fråga. * Ange procentuell andel av kontanter/swishbetalningar av intäkter.  Räkna ut andel kontanter genom att ta summan i Debet på 1910 under året och dividera det med utgående saldot på intäkter i resultatrapport. Du får då ut en ungefärlig siffra som du kan omvandla till procent. Exempel: Det ligger 800 000 kr i debet på 1910 och bolaget har omsatt 9 000 000 kr under året. Då är den procentuella delen kontanter 800 000 kr/9 000 000 kr = 0,088 = 8,88 % = avrundas till 9 %  Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 4. Gör kunden transaktioner med värdepapper med kunder eller andra (dvs. utöver att själv investera i värdepapper?) Bockruta JA/NEJ Vid JA * Beskriv ev. transaktioner och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 5. Handlar/hanterar kunden kryptovaluta? Bockruta JA/NEJ Vid JA * Beskriv ev. transaktioner och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 6. Tillhandahåller kunden klientmedelskonton?  Bockruta JA/NEJ Vid JA * Beskriv ev. transaktioner och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 7. Har kunden transaktioner med utlandet i väsentlig utsträckning (med undantag för mindre avtal som berör t ex. inköp av programvaror eller liknande)  Bockruta JA/NEJ Om kunden endast har avtal för köp av adobelicenser, facebookannonser, google etc. så räknas det inte som väsentlig utsträckning och ska då bockas i NEJ. Om det däremot löpande förekommande inköp eller försäljning till utlandet av varor eller tjänster ska JA bockas i.  * Skäl till JA: "Kunden genomför löpande transaktioner med utlandet, vilket inkluderar [import/export] av [varor/tjänster] till/från [specificera länder eller regioner]. Transaktionerna uppgår i genomsnitt till [ange beloppsintervall] per [månad/kvartal/år]." * Skäl till NEJ: "Kundens transaktioner med utlandet är begränsade till mindre avtal för exempelvis programvarulicenser och digitala annonseringstjänster. Inga väsentliga transaktioner sker med utlandet." 8. I vilka typer av institut har kunden konton, och genom vilka typer av betaltjänstleverantörer gör kunden transaktioner. Traditionella storbanker, neobanker, små- och medelstora banker, penningöverförare, valutaväxlare, Hawala eller annan?  Här fyller vi i den information som är vanligt förekommande och som vi vet om att kunden använder, fyll i information om vilken bank kunden använder, om kunden använder paypal, Klarna, Kassasystem, Mellanskog eller andra skogsbolag. Den information som fylls i är den information vi har kännedom om utifrån vår kundrelation och uppdragets omfattning.  9. Hur påverkar de ekonomiska faktorerna risken med kundrelationen? Finns ytterligare riskfaktorer? Bedöm sannolikhet och konsekvens.  Gör en bedömning sannolikhet och konsekvens samt riskfaktorer knutet till kundrelationen. Ytterligare riskfaktorer kan vara den information som tidigare besvarades på fritextrutan "Utför företaget utlandsbetalningar" och "hanteras kontanter i företagets verksamhet (gäller även swish)" lyfts in till denna del av kontrollen.  * Ange ungefärlig summa per år, samt vilka länder som är inblandade vid utlandsbetalningar. Samt om vi bedömer att betalningar genererar en högre riskprofil för kunden. Om ja, motivera noggrant.  * Innebär kundens kontanthantering en högre riskprofil för kunden. Om enbart swish, NEJ.  Motivering: Betalning med swish förekommer, med vi tar ut dagliga swishrapporter och dessa är spårbara med telefonnummer/namn och belopp som enligt våra rutiner bedöms utifrån rimlighet.  10. Övriga noteringar Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Geografi 1. Om kunden är en juridisk person ange säte (land, ort). Om kunden är en fysisk person ange folkbokföringsort och i förekommande fall andra länder för skattskyldighet. Säte anges utan vidare förklaring, skriv samma land, ort som finns beskriven under punkt "8. Beskriv kundens verksamhet" alternativt hänvisa till det tidigare stycket. Information kan hämtas ur Byråstöd - Grunduppgifter - Säte 2. I vilket/vilka länder har kundens verkliga huvudmän folkbokföring respektive skatterättslig hemvist? - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande Skriv det land som finns angivet utifrån information som finns i bolagsverkets register över verkliga huvudmän. Den här informationen fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande.  3. Ange geografiska områden (t.ex orter) där kunden bedriver verksamhet i väsentlig utsträckning. (t ex. via kontor, butik, lokaler. filialer, dotterbolag och/eller kunders geografi. Beskriv kort om kundens verksamhet utgår från en eller flera platser.  Exempel: Kalle Kula tekniktjänster har ett kontor i centrala Ljusdal.  Exempel 2: Gerd Gerdsson äger skogsfastighet belägen i Ljusdals kommun samt Bergs kommun.  Exempel 3: Ljusdal, Ljusdals kommun, Sverige. Företagets verksamhet utgår främst från företagets lokal i [ort]. Exempel 4: Ljusdal, Ljusdals kommun, Sverige. Företagets verksamhet bedrivs på olika platser, främst i kundernas lokaler eller bostäder i [ort] med omnejd.  4. Bedriver kunden, i väsentlig utsträckning, verksamhet utomlands? T ex. via kontor, butik, lokaler, filialer, dotterbolag eller kunders geografi? Bockruta JA/NEJ Gör samma avvägning som vid utlandstransaktioner. Köp av licenser eller enstaka tjänster som utförs utomlands betraktas som NEJ. Om kunden har sin ursprungliga kundkrets utomlands så betraktas det som JA eller om det finns ett kontor utomlands som stadigvarande används.  * Skäl till JA: "Kunden bedriver verksamhet utomlands genom [specificera, t.ex. filial, dotterbolag, kontor, butik, lokaler]. Verksamheten är etablerad i [ange land/länder] och omfattar [beskriv kortfattat verksamhetens omfattning, t.ex. försäljning, produktion, konsultverksamhet]." * Skäl till NEJ: "Kundens verksamhet är huvudsakligen förlagd till Sverige. Eventuella affärsrelationer med utlandet är begränsade till mindre köp av licenser och tjänster, vilket inte utgör en väsentlig del av verksamheten." Vid JA * Beskriv och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 5. Hur påverkar de geografiska faktorerna risken med kundrelationen? Finns ytterligare riskfaktorer? Bedöm sannolikhet och konsekvens Gör en bedömning sannolikhet och konsekvens samt riskfaktorer knutet till kundrelationen utifrån den information som framkommit.  Exempel 1: Utifrån att verksamheten utgår från en plats inom Sverige. Gör vi bedömningen att sannolikheten och konsekvensen för att de geografiska riskfaktorerna är låga.  Exempel 2: Utifrån att verksamheten utgår från ett litet geografiskt område inom Sveriges gränser gör vi bedömningen att sannolikheten och konsekvensen för att de geografiska faktorerna ska påverka kundens verksamheten är låga.  6. Övriga noteringar  Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Syfte & Art  1. Beskriv kundrelationens syfte och art. Vilket syfe har kunden med att anlita er? Hur förväntar ni er att kundrelationen kommer se ut? Hur omfattande kommer tjänstleveransen vara? Beskriv ingående vilka tjänster vi hjälper kunden med; omfattning/frekvens/volym. Ta hjälp av uppdragsavtalet. Förslag på inledning: [Kundens namn] har inte kunskaperna om bokföring/beskattning därav är hens syfte att anlita Midama att säkerställa att redovisningen/bokslut/inkomstdeklaration sköts enligt de normer/regler och lagar som finns. Enligt uppdragsavtal sköter Midama: Förslag kring tjänster som anpassas; Syfte & Art större företag - Läs här Syfte & Art kvartalsredovisning mindre företag - Läs här 2. Givet det som är känt om kunden och erfarenheter från likande uppdrag för andra liknande kunder, framstår kundrelationens syfte och art som legitim.  Fritext JA/NEJ. Skriv kort JA eller NEJ utifrån din bedömning. Exempel: Ja, utifrån vår branschkunskap och erfarenhet görs bedömningen att företagets verksamhet ses som legitim  Exempel: Nej, utifrån den branschkunskap och erfarenhet vi har bedömer vi att verksamheten har oklara delar som kräver extra utredning.  3. Ange hur tjänster kommer att utföras (distruberas/levereras gentemot kund)  Klistra in standardtext: Våra tjänster utförs i enlighet med REX - Svensk standard för redovisningsuppdrag och levereras utifrån den överenskommelse som finns upprättat med kunden utifrån vårt uppdragsavtal.  4. Hur kommer kunden att tillhandahålla underlag till byrån? E-post, post, uppladdning i system, annat?  Exempeltext att utgå från: I Huvudsak använder vi digitala tjänster för materialinlämning vilket sker genom uppladdning i våra ekonomisystem. Det kan också förekomma inlämning av material via e-post, post eller fysisk inlämning.  Notera särskilt om det är en kund som inte använder några digitala tjänster alls, i övrigt kan du använda exempeltexten i sin helhet.  5. Hur säkerställer byrån att kommunikation/leverans sker med rätt/behörig person hos kund?  Klistra in standardtext: Utifrån våra interna rutiner och riktlinjer använder vi i huvudsak digitala tjänster som kräver identifiering via Bank-ID för att komma åt information. Om information eller kommunikation sker på annat sätt identifieras kontaktperson genom löpande kundkontakt och identifiering vid fysiska och/eller digitala möten.  6. Hur påverkar distrubitionskanaler/leveranssätt risken med kundrelationen? Finns ytterligare riskfaktorer? Bedöm sannolikhet och konsekvens. Klistra in standardtext: Distansen som skapas via digital inlämning och kommunikation kan i vissa fall ge en högre risk men utifrån våra interna rutiner och riktlinjer finns kontroll för identifiering via Bank-ID i stor utsträckning och i de fall det inte är möjligt till verifiering via Bank-ID finns en kundkännedomsdialog som gör att vi bedömer sannolikheten för att våra distrubitionskanaler/leveranssätt förändrar kundens riskprofil som väldigt låg. Konsekvensen om det skulle ske kan vara stor och därför är den samlade bedömningen medel. 7. Övriga noteringar  Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Tjänster De tjänster som dyker upp som förvalda är de som ligger aktiva på kunden i BLIKK. På pilen till höger kan ni öppna upp varje tjänster, och där se till att bocka ur de undertjänster som ej är aktuella för kunden. Vid varje ny kontroll ska samtliga tjänster gås igenom och säkerställas vara korrekt.  Ev tjänster som saknas kan ni välja att lägga till under rubriken övriga produkter och tjänster. Även här klickar ni på pilen till höger för att se undertjänsterna, och ev bockar ur de som ej är aktuella.   1. Har ni säkerställt att ovanstående uppdrag, produkter och tjänster (inkl. eventuella kundspecifika tillägg) är korrekt angivna för denna kund. Bockruta JA/NEJ 2. Eventuell kommentar Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. 3. Övriga noteringar  Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Sammanvägd riskbedömning 1. Risknivåbedömning   I stort sett alltid ska risknivån bedömas antingen som normal risk eller hög risk. Den sammanvägda bedömningen kan endast i ytterst ovanliga fall bedömas som låg. 2. Motivera bedömning av risknivå. Kommentera hur identifierade riskfaktorer i den aktuella kundrelationen (och er möjlighet att hantera dessa risker) inverkar på bedömningen av den samlade risknivån.  Utgå från samma bedömning som är gjord tidigare. Justera om det tillkommit information sedan senaste kundkännedomsbedömningen.  3. Har det under kundkännedomen uppstått några misstankar eller upptäckts några oegentligheter kopplat till kunden?  Bockruta JA/NEJ.  Utgå från Marie Wallin på penningtvättsutbildningen. Är något oklart? Går det att göra klart?  4. Har tillräcklig kundkännedom kunnat uppnås? Bockruta JA/NEJ 5. Motivera varför/varför inte Utgå från samma bedömning som är gjord tidigare. Justera om det tillkommit information sedan senaste kundkännedomsbedömningen.  6. Krävs skärpta åtgärder utifrån risknivån Bockruta JA/NEJ. Vid medelrisk bockas alltid NEJ. Vid hög risk bockas JA i.  Vid JA * Beskriv och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 7. Krävs ytterligare kontroll av verklig huvudmans/företrädarens identitet?  Bockruta JA/NEJ. Utifrån de kontroller som vi gör med både med ID-kontroll i Blikk samt avstämning mot register verklig huvudman ska vi alltid bocka i NEJ på denna fråga.  8. Kan affärsrelationen inledas/Behållas  Bockruta JA/NEJ. Tänk på att i bedömningen om vi ska inleda/behålla kundrelationen också ska vara en invägd bedömning om vi har kompetens/kunskap, tid och möjlighet att anta/behålla kunden. Utöver den bedömning som görs utifrån penningtvätt.  9. Motivera varför/varför inte Utgå från exempeltext: Inget avvikande som genererar förhöjd risk, vi ha kunnat få den kännedom vi behöver för att bedöma risken till normal med affärsrelationen. Vi har tiden och kompetensen för att fortsätta sköta uppdraget. Kunden följer överenskommelser i upprättat uppdragsavtal. Lägg till bilaga Till kundkännedomskontrollen ska kundens uppdragsavtal ALLTID bifogas. Utöver uppdragsavtalet ska även underlag på identifiering som ej är gjord digitalt via Blikk bifogas samt ev. tidigare AML-kontroll från Due Compliance.  * Uppdragsavtal (ALLTID) * Identifiering gjord utanför Blikk (Vid behov) * Tidigare AML-kontroll (Vid behov) Granska och färdigställ Kolla igenom kundkännedomskontrollen från början till slut. ev. fält som är orangemarkerade är tvingande och behöver i så fall kompletteras innan ni klickar på redo att färdigställas. De punkter som är angivna att ska fyllas i vid färdigställandet fylls i med en enkel . eller x för att kunna gå vidare till färdigställande.  Tänk på!  * Klientansvarig handläggare ansvarar för att upprätta en inledande kundkännedom och skicka till färdigställande genom att klicka på "klar att färdigställas" * 5-8 under "Befattningshavare & företrädare" samt 2 under "Geografi" kan av klientansvarig handläggare lämnas med endast en punkt i den inledande kundkännedomskontrollen.  * Bokslutshandläggare ansvarar för att rimlighetsbedöma och översiktligt granska den inledande kundkännedomskontrollen utifrån den kunskap och kundkännedom bokslutshandläggaren innehar.  * I samband med kontroll och avstämning vid bokslut av verklig huvudmän fyller bokslutshandläggare på information i 5-8 under "Befattningshavare & företrädare" samt 2 under "Geografi" innan färdigställande av kundkännedomskontroll. 

Löpande bokföringsprojekt Framtill sista januari rapporteras ALL nedlagd tid på projektet för året innan. Exempel: I januari 2025 rapporteras all nedlagd tid på löpande bokföring 2024. Bokslutsprojekt Tiden rapporteras på det år som bokslutet tillhör. Exempel: Bokslut som görs under våren 2025 rapporteras all nedlagd tid på bokslut 2024. Löneprojekt (Gäller enbart lönegänget) Från 1 januari rapporteras all tid på innevarande månad. Exempel: I januari 2025 rapporteras nedlagd tid på lön 2025 Nya riktlinjer från 1 februari 2025 Från och med den 1 februari 2025 inför vi nya riktlinjer för tidrapportering i Blikk. Syftet med förändringarna är att förenkla rapporteringen, öka tydligheten och säkerställa att vår tidsuppföljning speglar den faktiska arbetstiden och aktiviteterna på ett mer precist sätt. Precis som tidigare rapporteras tiden i hela kvartar, all arbetad tid registreras dagligen i Blikk och så detaljerat som möjligt så att arbetstiden speglar de aktiviteter som utförts.  Tidstyper och projekt * Debiterbar tid: All tid knuten till specifika kunduppdrag. * Intern tid: Tid för intern administration, möten, utbildning, kvalitetssäkring och gruppstärkande aktiviteter. Nyhet: Kvalitetsprojekt Från 1 februari införs ett nytt projektformat, Kvalitetsprojekt. Detta är en tidstyp som rapporteras per kund. Exempel på tid som ska rapporteras under kvalitetsprojekt är: * Hantering av fel och korrigeringar i redovisningen. * Projektspecifik handledning mellan kollegor. * Granskning och dubbelkontroll av arbete. * Hantering av tekniska problem eller programstörningar knuten till programvara som valts eller tillhandahålls av kunden.  Justeringar av interna tidskoder För att förenkla och tydliggöra uppföljningen minskar vi antalet interna tidskoder. Nya och justerade tidskoder är: * Administration och kvalitetsarbete (ny) * Tekniska problem (ny) * Aktivitet/Fika (sammanslagna)  * VD/Admin (sammanslagna, används fortsättningsvis endast av Maja/Louise) Planerad tid och oregelbundna tidskoder Vissa interna tidskoder kommer fortsatt att planeras ut månadsvis, medan andra används mer sällan och endast vid behov, exempelvis tekniska problem. I artikeln instruktion kring tidrapportering hittar du en mer utförlig beskrivning av tidskoder och tidsrapportering. Tidinstruktion i PDF finns också publicerad i Evity och går att ladda ner här

Allmänna principer * All arbetad tid ska registreras dagligen och så detaljerat som möjligt. * Tiden ska rapporteras i hela kvartar * Tidsrapporteringen ska spegla den faktiska arbetade tiden och aktiviteter som utförts. Debiterbartid och interntid – vad är vad? Debiterbar tid * All tid knuten till specifika kunduppdrag * Debiterbar tid kan både innefatta fakturerbar tid och icke fakturerbar tid. Interntid * Interna möten och avstämningar * Utbildning, introduktion och kompetensutveckling * E-posthantering och administrativ tid * Handledning och support till kollegor * Generella teknisk störning * Gruppstärkande aktiviteter, friskvård och fika * Icke kundspecifik kvalitetssäkring Den interna tiden innefattar arbete som inte går att härleda till en specifik kund utan som rör intern administration, kommunikation och utbildning.   Hur rapporteras tid? För debiterbar tid så rapporteras all tid på kundspecifika projekt. För den interna tiden används i stället interna tidskoder. För att säkerställa tydlighet i tidsrapporteringen används följande tidskoder och projekt. Debiterbar tid Löpande projekt Löpande arbete innefattar mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring löpande arbete, mottagande och hantering av material, bokföring, förvaltning, avstämningar, rapport till kund, deklarationer, betalningsuppdrag och förberedelser inför bokslutsarbete. Löneprojekt Löneuppdrag innefattar mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring löner, mottagande och hantering av material, Lönebesked, utbetalningar, löneadministration, kundspecifik lönerapportering och statistik. Bokslutsprojekt Bokslutsprojekt innefattar upprättande av bokslut, årsredovisning och bokslutsrapport till kund, mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring bokslut. Rapportering och eventuell avstämning med revisor. Deklarationsprojekt Deklarationsprojekt innefattar mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring inkomstdeklaration för ink1:or, genomgång och hantering av material, upprättande av inkomstdeklaration och bilagor, rapport till kund. Deklarationsprojekt används enbart för privatpersoners inkomstdeklaration och kan finns upplagt antingen på privatpersonen eller företaget som personen är knuten till. (Används då ej för företag/föreningars deklaration).  Nedanstående projekt planeras ej (skapas av administratör vid behov)   Extra löneprojekt Extra löneprojekt innefattar tillfälliga/enstaka löner, extrautbetalningar, ej återkommande statistik eller rapportering. Rådgivningsprojekt Rådgivningsprojekt innefattar mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring enstaka/ej återkommande händelser såsom bolagsbildning, finansiering, investering och budget etcetera. Kvalitetsprojekt – NY! Kvalitetsprojekt innefattar hantering av uppkomna fel och korrigeringar, projektspecifik handledning, granskning och dubbelkontroll av arbete för kvalitetssäkring samt hantering av tekniska problem och kundrelaterade störningar. Kvalitetsprojekt innefattar även de "valbara" uppgifterna från checklista bokslutsförberedande arbetet + bokslut.  * Bokslutsförberedande arbete används tidsartikel Bokslut och Rådgivning * Övrigt kvalitetsarbete används tidsartikel Ekonomikonsulttjänster Interntid Den interna tiden ska innefatta all arbetstid som inte rör kundspecifika projekt. Intern tid rapporteras enligt följande tidskoder. Administration och kvalitetsarbete - NY! Innefattar både intern administration såsom intern e-posthantering och telefonsamtal, resursplanering och kvalitetshöjande arbete såsom reflektion, förbättringsåtgärder i rutiner eller systeminställningar, granskning av tidigare utfört arbete för att undvika fel och misstag. Aktivitet och Fika – Sammanslagen! Innefattar gemensamma aktiviteter såsom fika, personalfester och aktiviteter, gemensam träning och kickoffer samt prova-på aktiviteter. Friskvård Innefattar individuellt uttag av friskvårdstid ensam eller i grupp. Varje medarbetare har avsatt tid för friskvård och nyttjar frivilligt tiden utifrån egen planering. Handledning Innefattar handledning, upplärning och support till kollegor som inte är kundspecifik. Internutbildning innefattar egen kompetensutveckling och icke ledarledda självstudier såsom informationssökning på webbplatser, läsning av artiklar och nyhetsbrev. Internutbildning kan också handla om att läsa dokumentation inför eller efter en lärarledd utbildning samt att ha tagit emot kunskap från en kollega.  Möte innefattar planerade interna möten och avstämningar. Teknisk störning - NY! Tid som går åt till tekniska problem som påverkar arbetsförmågan såsom systemfel, uppdateringar och driftsstatus (exempel: BL-strul, systemuppdateringar, datorproblem) Utbildning Innefattar ledarledd utbildning både intern och extern som syftar till att höja kompetens hos en eller flera medarbetare. Den här typen av utbildning är ofta förbokad, sker i grupp eller individuellt och har en ledare. Det kan också innefatta förberedelse och genomförande av intern utbildning. Riktlinjer för användning av tidskoder Varje aktivitet ska rapporteras så specifikt som möjligt med en tidskod från listan ovan. Minimera övrig tid: Tidskoden ”Övrig tid” ska endast användas om ingen annan tidskod är tillämplig och ska alltid innehålla en förklaring Tid som ofta hamnar på övrig tid Debiterbar tid Nedanstående aktiviteter rapporteras vanligen som ”övrig tid” men bör i stället hamna på kundspecifika projekt. Kundkorrenspondens och möten Mejl, telefonsamtal, förbokade/spontana möten eller annan kontakt med kunden, kundens leverantörer eller samarbetspartners som rör det uppdrag vi utför åt kunden ska rapporteras på kundspecifika löpandeprojekt. Detta innefattar även påminnelser, inhämtning, sortering och granskning och sammanställning av material. Vid kundmöten där vi väljer att delta fler än en person ska endast tiden för en person rapporteras på det kundspecifika löpande projektet, övriga deltagares tid rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet.  Fel och misstag i kunduppdrag Tid som skapas utifrån att medarbetaren själv eller en kollega gjort misstag som kräver utredning, rättningar och/eller extra avstämningar. Det kan vara fel och misstag som uppstår av kunskapsbrist eller mänskliga faktorn som slarv, trötthet eller ouppmärksamhet. Denna tid ska rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet. Handledning i kunduppdrag Tid där en kollega lär, hjälper eller stöttar en annan kollega i specifika kunduppdrag ska rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet. Det kan antingen handla om tid för att besvara frågor, instruerat eller genomgång av återkoppling i syfte att höja kvalitén på vår leverans i specifika kunduppdrag. Kvalitetssäkring i kunduppdrag Tid som läggs för att höja kvalité på mitt eget eller en kollegas arbete i specifika kundprojekt, det kan innefatta avstämningar, överlämningar till/från kollega, förbättringsåtgärder i rutiner eller systeminställningar samt granskning av tidigare utfört arbete för att undvika fel och misstag ska rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet. Systemfel och problem i kunduppdrag Tid som genereras av fel som inte beror på mänskliga misstag. Systemfel och problem som beror på programvara som kunden valt eller tillhandahåller, Felsökning och identifiering av tekniska fel i specifika kunduppdrag ska rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet. Interntid Nedanstående tid rapporteras vanligen som ”övrig tid” men bör i stället hamna på andra interntidskoder. Systemfel och problem utanför kunduppdrag Tid som genereras av systemfel och problem som beror på vår programvara. Uppdatering av programvaror, installationer, samtal med IT och eller programsupport, författande av mejl/ärende till support, driftsstörningar eller annat strul med programvara eller applikationer ska rapporteras på interntidskoden Teknisk störning. Administration och Kvalitetssäkring Uppgifter som rör intern administration och kommunikation, genomgång av planering, resursfördelning, uppdatera kalender, läsa, skicka och besvara e-post och enkäter, dokumentation och efterlevnad av interna rutiner och arbetssätt. Det kan också röra sig om arbete för att höja kvalitén individuellt eller på gruppnivå såsom justeringar i rutiner och arbetssätt.   Avgränsningstips vid tidrapportering! * Tidskoden "Övrig tid" används inte längre. Intern administration som att läsa/skicka interna mejl, läsa VD månadsbrev eller uppdateringar i system som Blikk eller Byråstöd tidsregistreras som tidskoden "admin/kvalitetssäkring" * Fika och gemensamma aktiviteter registreras på interntidskoden "Fika/Aktivitet" medan intern administration såsom mejl, läsa VD månadsbrev etc. registeras på "Admin/kvalitetssäkring". Viktigt att hålla isär dessa då de resursplaneras och följs upp separat.  * Det finns en skillnad mellan intern handledning och handledning som sker inom ramen för kvalitetsprojekt. Rör det handledning knutet till en specifik kund ska tiden rapporteras på den aktuella kundens kvalitetsprojekt. Rör det handledning knutet till generell kunskap ska den som handleder rapportera på interntidskoden "Handledning" och den som tar emot kunskap rapportera på interntidskoden "Internutbildning" * Förberedande bokslutsarbete bestående av "valbara uppgifter" från checklista förberedande bokslut + bokslut ska rapporteras på kundens kvalitetsprojekt med tidsartikel "Bokslut o Rådgivning". För övrig tid rapporterad på kvalitetsprojekt används tidsartikeln "Ekonomikonsulttjänster" (det är även standardinställningen). Se bild nedanför hur du väljer vilken tidsartikel som ska rapporteras. Tänk på att det är viktigt att särskilja kvalitetsarbete där grundtanken är att INTE fakturera ska rapporteras som Ekonomikonsulttjänster medan Förberedande bokslutsarbete där grundtanken är ATT fakturera som går ska rapporteras som Bokslut & Rådgivning.  * Exempel: * Svea Karlsson AB har köpt in ett nytt kassasystem och jag blir osäker på om det blir rätt i bokföringen, kan du hjälpa mig att kolla? - Rapportera på Svea Karlsson AB Kvalitetsprojekt * Kalle Kula AB har bytt bil i företaget och jag har beräknat ett nytt förmånsvärde men jag är osäker på om jag gjort rätt, kan du hjälpa mig att se så allt stämmer? - Rapportera på Kalle Kula AB Kvalitetsprojekt * Jag behöver hjälp att veta hur jag ska tänka när jag beräknar förmånsvärde för leasingbilar? - Rapportera som intern handledning/internutbildning  * Jag behöver lära mig hur jag använder avstämningsfunktionen i Fortnox, kan du hjälpa mig? - Rapportera som intern handledning/internutbildning Tidsplanering Vårt mål är att 80 % av all arbetstid ska vara debiterbar tid. För att inte tappa kvalité i vårt arbete och samtidigt ha en hållbar arbetsmiljö planerar vi för att det också ska finnas utrymme för intern tid. Fördelningen av arbetstid för heltidsanställd personal planeras enligt följande och justeras utifrån varje medarbetares aktuella sysselsättningsgrad. Arbetstid per år (2025): 2008 h Bufferttid som ej planeras ut: 201 h Planerad interntid: 361 h Planerad debiterbar tid: 1446 h Tidinstruktion i PDF finns också publicerad i Evity och går att ladda ner här

Ny i Fortnox?   Här kommer lite tips/guider när du ska igång i Fortnox. Saknar du något? Meddela oss så kompletterar vi!   Kom igång i Fortnox efter konvertering (flyttat från annat program) Kom igång i Fortnox Bankintegration Swedbank/ Sparbanken Bankintegration Handelsbanken Integration Skatteverket Aktivera automatisk bokföring Betala i appen   Här hittar du massor med artiklar!  

Fortnox Bokföring - Bokföring från kontoutdrag Innehållsförteckning * Kom igång * Automatisk bokföring * Hantera transaktioner * Masshantera transaktioner * Historik * Inställningar och Behörigheter  * Valuta och valutakonto * Fortnox Finans * Digital Byrå * Kortkommando Kom igång Med funktionen Bokföring från kontoutdrag kan en stor del av företagets transaktionshändelser hanteras och bokföras helt automatiskt. Funktionen kan i dagsläget användas av kunder som har en koppling med Skatteverket, Handelsbanken, SEB, Danske Bank, Swedbank och Sparbankerna, Nordea, Länsförsäkringar Bank, Sparbanken Syd eller Ekobanken.  Kom igång redan idag genom att aktivera funktionen direkt i Fortnox! Detta görs antingen under Leverantörsfakturor - Utbetalningar eller Fakturering - Inbetalningar.  När Bokföring från kontoutdrag är aktiverat kommer dina in- och utbetalningar att dyka upp under det nya menyvalet Transaktioner.  Obs! Har du i dagsläget ingen koppling till Skatteverket eller din bank kan du läsa mer om hur du aktiverar det här:  Koppla Fortnox till din bank‍  Kom igång med skattekontot‍  Automatisk bokföring Fortnox kommer automatiskt att bokföra transaktioner som har en referens som motsvarar en unik matchning på löpnummer, fakturanummer, ert ordernummer, OCR och Leverantörsnamn på en kundfaktura eller leverantörsfaktura, samt där summan på transaktionen motsvarar saldot för aktuell faktura. Detta sker under menyvalet Transaktioner. Direkt när du klickar dig in under Meny-Transaktioner får du en överblick över hur många transaktioner som har bokförts automatiskt den senaste månaden. För de transaktioner som inte matchar med en faktura eller  befintligt verifikat, rekommenderar vi dig att skapa Regelverk, som möjliggör en automatiserad hantering även för dessa typer av transaktioner. Ett regelverk innebär att du kan skapa förutsättningar för hur transaktioner ska hanteras och bokföras med hjälp av olika parametrar, gränser och konton. Läs mer om regelverk längre ner i detta avsnitt. Så här går det till: 1. Fortnox får transaktionerna från banken och/eller Skatteverket. 2. Transaktionerna läses in i ditt företag och matchas med hjälp av referenserna som återrapporteras. 3. Fortnox bokför automatiskt de transaktioner som hittar en unik matchning på kund- eller leverantörsfaktura, belopp och datum eller Regelverk.   4. Företagaren/konsulten hanterar de transaktioner Fortnox inte kunnat bokföra automatiskt. Hantera transaktioner Om Fortnox inte helt säkert kan avgöra hur transaktionen ska bokföras kommer den att hamna i din “att göra-lista”. Här visas såväl inbetalningar som utbetalningar. Du behöver här ta ställning till hur varje transaktion ska hanteras och har tre olika sätt att välja mellan. Du kan välja att manuellt koppla transaktionen till antingen en faktura eller ett befintligt verifikat, alternativt kan du skapa ett nytt verifikat. Därmed behöver alla transaktioner hanteras via ett av hanteringssätten. Anledningen till detta är att ditt företags bokföring och skatt- eller bankkonto ska stämma överens. Allt som har hänt på ditt skatt- eller bankkonto behöver hanteras i Fortnox. Läs mer om de olika hanteringssätten nedan:  Koppla mot faktura‍  För de transaktioner som som ska kopplas mot kund- eller leverantörsfaktura.  Skapa verifikat För de transaktioner som inte är bokförda och ska skapas nytt verifikat för. ‍ Koppla verifikat‍  För de transaktioner som redan är bokförda.   Hantering av rot/rut inbetalningar För transaktioner som avser inbetalningar från Skatteverket för beviljad rot-/rutansökan. ‍  Regelverk för automatisk bokföring‍  För de transaktioner som önskas automatiseras, men inte matchar en faktura eller befintligt verifikat.  Ignorera transaktion För de transaktioner som inte ska hanteras och kopplas ihop med din bokföring.  Masshantera transaktioner Masshantera är ett hjälpmedel som underlättar när du har flera liknande transaktioner som ska hanteras på ett och samma sätt. Masshantera ger dig möjlighet att markera flertalet transaktioner i din “Att göra-lista“, därefter kan du hantera allihop på en gång i ett och samma hanteringssätt. Initialt erbjuds hanteringssättet Koppla verifikat och Skapa verifikat. Läs mer här: Masshantering i Bokföring från kontoutdrag‍  Historik För att ha full kontroll på alla transaktioner som genomförts på ditt transaktionskonto klickar du på Historik. Här ser du alla transaktioner, såväl automatiskt som manuellt bokförda.  Läs mer här: Historik‍  Inställningar och Behörigheter  Under Inställningar i Bokföring från kontoutdrag kan du själv välja hur dina transaktioner ska hanteras. Du hittar inställningarna genom att klicka på kugghjulet uppe till höger i vyn Transaktioner.  Läs mer här: Inställningar och behörigheter - Bokföring från kontoutdrag‍  Valuta och valutakonto Du som arbetar med annan valuta och valutakonton i samband med Bokföring från kontoutdrag,  läs mer här: Valuta och valutakonto Fortnox Finans Du som skickar fakturor via Fortnox Finans kommer de hanteras till största del per automatik. Läs mer här: Fortnox Finans i Bokföring från kontoutdrag‍  Digital Byrå Du som arbetar i Digital byrå har möjlighet att få pling när det finns händelser att hantera under Transaktioner.  Läs mer här: Digital byrå i Bokföring från kontoutdrag‍  Kortkommando Kortkommando innebär att du inte behöver använda muspekaren för att klicka på knappar som exempelvis Bokför eller Koppla. Istället använder du dig av ditt tangentbord och håller ner olika tangenter för att en transaktion ska bokföras eller att en rad ska läggas till.  Genom att använda kortkommandon kommer du kunna spara tid och arbeta mer effektivt i transaktionsvyn. Nedan finner du samtliga kortkommandon i Bokföring från kontoutdrag just nu: - Bokför/Koppla transaktion: Alt + B  - Lägg till rad vid Skapa verifikat: Alt + N - Öppna Koppla underlag vid Skapa verifikat: Alt + Pil vänster - Koppla underlag vid Skapa verifikat: Alt + K 

Instruktion för att ladda ner bildfiler i BLa Om ett företag ska byta redovisningssystem eller kanske byta byrå, kan man behöva ladda ner alla kopplade bildfiler som finns i BLa innan företagets arkiveras där. Här kommer en instruktion hur man gör det. Gå in under Arkiv - Systemunderhåll - Rutinkod och ange koden: Allbildfilerdownload Klicka på OK Därefter får du upp en ruta, där du under Tabell anger något av nedan tre koder, samt vilket datumintervall du önskar. Klicka på OK. LevFakt = dokument kopplade i leverantörsreskontran VerHuv = dokument kopplade till verifikationer KundFakt = dokument kopplade i kundreskontran   Därefter laddas filerna ner, det kan ta en stund beroende på hur många det är. När filerna är nerladdade hittar du dem enklast via: Hjälp - Information och klicka på företagsnamnet som är grönmarkerat. Klicka på Utforska längst ner till vänster, och därefter Bildfiler. Filerna ligger kvar i mappen tills man loggar ut från kunden i BLa, så man behöver kopiera/spara ner dem direkt.