Instruktioner

Louise assisterar med restaurangrapper för de kunder som inte löser rapportering över alkoholförsäljning själv. Det är bra om alla handläggare som har kunder som är berörda av restaurangrapporten kontrollerar vad som behövs utifall endast delar finns på plats.  När material från kunder inkommit * Vidarebefordra underlag till Louise alternativt spara ner underlag i kundens årsakt under flik 9, döp till restaurangrapport (eller om det finns egen mapp som heter restaurangrapport på kundens startsida) och meddela därefter Louise att materialet finns i kundens mapp.  Underlag som behöver samlas in * Underlag från kommun, och vi behöver även veta deras ca priser. (de behöver alltså fylla i den översta delen av underlaget själva) * Volymrapport från samtliga leverantörer som de inhandlat alkohol från under föregående kalenderår. Exempel: Alkohol som inhandlats under 2024 ska rapporteras senast den 1 mars 2025. Tänk på!  * I många fall ligger rapporten med på årets sista faktura från leverantören * Vissa leverantörer som ex. Svensk Cater skickar inte ut dessa, utan kunden måste själv plocka ner dem på "mina sidor". Läs mer om Svensk Cater här  * Deadline är 1 mars så tänk på att efterfråga materialen så snart som möjligt på det nya året.

Frånvarorutin - rapportering i Blikk  För att skapa en enhetlig, enkel och transparent hantering av frånvaro ska vi från februari 2026 gå över till att använda frånvarorapportering i Blikk. Genom att rapportera frånvaro direkt i Blikks frånvarohantering får vi: * Mer korrekt resursplanering i realtid * Minskad manuell hantering och färre interna mejl/sms  * Bättre statistik och uppföljning av frånvaro Det innebär att när du är sjuk, vabbar eller planerar ledighet pga. semester, permission, föräldraledighet etc. så ska detta registreras enligt modulen Tid & Kvitton - Ledighet och sjukanmälan i Blikk så fort som möjligt. På så vis får vi en samlad överblick över all frånvaro på en plats.  Exempel: Vet du om att ditt barn blivit sjuk, öppnar du blikk appen på din telefon och rapportera vab direkt för den berörda dagen. Samma sak om du själv vaknar och känner dig krasslig, öppna appen och rapportera din sjukfrånvaro så fort du har möjlighet.  Så rapporterar sjukfrånvaro och ledighet i Blikk App * Instruktion med guidande bilder finns att läsa här Så rapporterar sjukfrånvaro och ledighet i Blikk på desktop/dator * Instruktion att hantera sjukanmälan finns att läsa i sin helhet i Blikks hjälpcenter * Instruktion att hantera ledighetsansökan finns att läsa i sin helhet i Blikks hjälpcenter När du fyllt i en ledighetsansökan/sjukanmälan så syns din frånvaro direkt i resursplaneringen under fliken "frånvaro" och din procentuella beläggning uppdateras automatiskt.  Så redigerar du/tar bort sjukfrånvaro och ledighet i Blikk på desktop/dator * Instruktion att redigera/ta bort ledighetsansökan finns att läsa i sin helhet i Blikks hjälpcenter Ledighet och sjukanmälan är tyvärr inte direktkopplad till tidregistreringen utan du behöver registrera frånvaron under "Tid & kvitton" - "Tidsregistrering" också.     

Guide för att flytta en kund från BLa till Fortnox Att förbereda innan: * Bestäm datum för flytt/konvertering. * Kontakta BL-support för att avsluta e-faktura (obs att de ska avsluta både EDI och PEPPOL om bägge varit aktiva) * Avsluta ev bankintegration samt andra integrationer (tänk på att det ev kan behöva avslutas på banken också, för att slippa onödiga kostnader) * Avsluta app licens, och ta bort alla användare där. * Be kunden avsluta sin BLa licens om de har en egen sån. * Stäm av allt i BLa fram till datum för konvertering, gör inga bokningar i BLa efter det datumet. * Om möjligt, se till att det inte finns några pågående betalningar hos banken. * Spara ner anläggningsregistret * Ska även löner flyttas till Fortnox; spara ner historiken. * Ladda ner samtliga bildfiler i BLa Guide här * Spara ner kopior av samtliga kundfakturor som ni önskar ha kvar. (dessa följer ej med över till Fortnox) * Stäm av verifikationsserie, om man önskar konvertera så det hamnar "rätt" enligt Fortnox serier framåt.   Att förbereda i Fortnox: * Lägg upp kunden, hoppa över räkenskapsår * Aktivera digital brevlåda, se till att styra om bokföringsunderlag hit * Lägg in logga * Bjud in ägare, men aktivera inte någon licens * Lägg upp ev anställda   Notera att inget arbete får ske varken i Fortnox eller BL Administration från att exporten är gjord tills importen/alla inställningar är klar enligt nedan!   När du är redo för att flytta: Tänk till om du vill ha med allt nedan, eller bara vissa delar. Alternativt se till att arkivera gamla kunder/leverantörer osv i BLa innan exportering så du bara tar med dig aktuell data. Notera: Vid konvertering av reskontra läses enbart totalbeloppet från fakturorna, inga artikel- eller konteringsrader följer med. Vi avråder dig därför att konvertera din reskontra om du jobbar enligt kontantmetoden. Material som kan tas ut från BLa: * SIE 4-filer från alla år som du vill flytta över till Fortnox Arkiv → Export → SIE (Bokföring) → Välj räkenskapsår (1 SIE-fil per räkenskapsår) → Exportera → Spara som SIE. * Kundregister (.txt format) Arkiv → Export → Register → Kunder → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil * Leverantörsregister (.txt format) Arkiv → Export → Register → Leverantörer → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil * Artikelregister (.txt format) Arkiv → Export → Register → Artiklar → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil * Kundreskontralista på obetalda fakturor (.xls format) Fakturering → Reskontralista → Bocka i "Förhandsgranska utskriften" → OK → Klicka på excel-ikonen → Spara excel-fil → Excel fil sparas ner på datorn * Leverantörsreskontralista på obetalda leverantörsfakturor (.xls format) Leverantörsreskontra → Reskontralista → Bocka i "Förhandsgranska utskriften" → OK → Klicka på excel-ikonen → Spara excel-fil → Excel fil sparas ner på datorn Eftersom vi enbart läser in totalbeloppet på fakturorna blir inte delbetalningar korrekt registrerade vid importen. För att hantera delbetalda fakturor kommer man i Fortnox att behöva skapa en ny betalning på den delbetalda fakturan. Stryk därefter sedan raderna på den nya betalningen. Detta görs för att ej bokföringen ska påverkas, men fakturans saldo justeras till det korrekta.   När konverteringen är klar: * Skapa räkenskapsår, om det ej blivit upplagt iom konverteringen. * Betalspärra ev pågående betalningar, så fakturor ej blir dubbelbetalda. * Namnge verifikationsserierna på aktuellt räkenskapsår till korrekt benämning, och stäm av så allt är kopplat till rätt serie. (inställningar/bokföring/verifikationsserier) * Aktivera e-faktura om det är aktuellt (inställningar/leverantörsfakturor/digitalt flöde-e-faktura) * Aktivera fakturatolkning om det är aktuellt (inställningar/leverantörsfakturor/digitalt flöde-fakturatolkning) * Ställ in korrekt startnummer på nästa kundfaktura/leverantörsfaktura (inställningar/leverantörsfakturor/nummerserier och OCR) * Lägg till valuta om fler än SEK är aktuell * Kika om något ska justeras under e-postdokument, fakturatext * Aktivera ROT/RUT om aktuellt. (inställningar/fakturering/husarbete) * Är flera faktura/utskriftsmallar aktuella, lägg upp dem. (inställningar/fakturering/utskrifter) * Aktivera integration Skattekonto * Aktivera bankintegration Först nu är det okej att börja jobba i Fortnox, och aktivera ev samarbetspaket på kunden. Sista steget: * Om aktuellt; Be kunden aktivera företagsbrevlåda, samt aktivera integration Kivra. De behöver därefter dela företagsbrevlådan med Midama Ekonomi AB för att vi ska se det som kommer in. Guide finns här * Lägg in ev anläggningsregister manuellt * Ställ in ev automatisk bokföring av ex Skattekonto mm * När vi ser att allt är uppe, och korrekt- Arkivera kunden i BLa

BL Administration 1. Öppna BLA - lönefliken 2. Öppna "Kontroll lön"   3. Välj aktuella datum genom att klicka på lilla kalenderikonen och fyll i föregående månads datum. 4. Bocka i rutan "visa löner inom datumintervall"  5. Bocka i rutan "Visa alla anställdas löner"  6. Bocka i rutan "Visa även anställda som slutat"  7. Notera bruttolönesumma längst ner till höger 8. Räkna bort ägare och ev. tjänstemän från bruttolönesumman 9. Gå till Aktivitet - lönestatistik & Rapportering - Fora månadsrapportering 10. Skapa filen på knappen "Exportera rapport"  11. Spara ned filen i hämtade filer 12. Logga in på Fora Företag 13. Gå till rapportering - importera fil - kvittera in.  14. Spara kvittens i årsakt lön 15. Klarmarkera i Byråstöd på tjänsten forarapportering Visma  1. Hämta nedsparad Fora-fil i Årsakt lön, flik 7 2. Logga in på Fora Företag 3. Gå till rapportering - importera fil - kvittera in.  4. Spara kvittens i årsakt lön 5. Klarmarkera i Byråstöd på tjänsten forarapportering Fortnox 1. Välj lön - lönekörning - knappen "utbetalda" 2. Välj period för den månad som ska rapporteras. Heter ex. 2025.K.05 för maj. 3. Notera total bruttolönesumma, räkna ifrån ägare och ev. tjänstemän 4. Byt till flik Fora - gul knapp "skapa månadsrapport" 5. Välj period som ska rapporteras 6. Markera rutan till vänster om månad så att samtliga anställda blir markerade 7. Tryck på "skapa fil" längst ner till höger 8. Spara ned filen i hämtade filer 9. Logga in på Fora Företag 10. Gå till rapportering - importera fil - kvittera in.  11. Spara kvittens i årsakt lön 12. Klarmarkera i Byråstöd på tjänsten forarapportering

Dela bokföring med revisor Vi har beslutat att plocka bort alla molndelningar vi har i BLa med revisorer idag (från 2024-09-30).  Från hösten 2024 är den nya rutinen att vi delar tillgång till bokföringen via appen/fortnox med en revisorslicens. Den stora skillnaden är att det framåt delas till en specifik person, under en kort begränsad tid och det enbart är en läs-delning. Vilket vi känner blir säkrare och mer juste mot våra kunder. Varje bokslutshandläggare kan själv aktivera/bjuda in berörd revisor, alternativt så säger ni varje handläggare till Louise så hjälper hon Er med det. Gör handläggaren det själv så behöver ni meddela Louise att det är gjort så vi kan fakturera kostnaden till kunden. (gäller BLappen, för Fortnox så läggs kostnaden generellt oftast på kunden)

För att bli ombud på Skogstorget och möjliggöra att vi kan hämta ut information direkt från Skogstorget och inte behöva invänta inlämning av års- och medlemsbesked från våra kunder skapar kunden enkelt en fullmakt via följande steg.  Steg 1: Registrera handläggare som användare Du som handläggare behöver gå in på Skogstorget och registrera dig som användare. Efter det ska kunden logga in på Skogstorget och tilldela fullmakten.  Steg 2: Informera kunden Informera kunden om att logga in på skogstorget.se/login  Steg 3: Logga in Be kunden klicka på Logga in med BankID - välj sedan inloggningsmetod.  Steg 4: Mina sidor - mina fullmakter När kunden är inloggad ska hen klicka på Mina sidor längst upp i högra hörnet. klicka sedan på "Mina fullmakter" Steg 5: Tilldela fullmakt Kunden tilldelar fullmakt genom att klicka på den gröna knappen "Ge fullmakt". Kunden fyller då i ert personnummer (handläggarens) Steg 6: Signeringsmejl Efter att kunden fyllt i uppgifterna går ett signeringsmejl ut till både handläggaren och kunden som ska signeras med BankID. Påminn kunden om detta om hen inte kollar av sin mejl så ofta. Steg 7: Logga in När avtalet är klart ska det vara färdigt att logga in och då kan varje handläggare välja vilken profil man vill logga in på om man har fullmakt hos flera. 

Ny rutin för kassahantering trädde i kraft 1 januari 2025 vilket ställer nya krav på våra kunder. Den nya rutinen är en del av våra redovisningstekniska riktlinjer, finns att läsa här och finns till för att säkerställa att vi och våra kunder har kontroll över kontantkassaflödet. Denna rutin är en viktig del för att följa gällande regler för penningtvätt och finansiering av terrorism.  Följa rutinen steg för steg * Löpande handläggare är ansvarig för att kontakta kunden och informera om rutinen. Börja med att prata med kunden och skapa dig en överblick över kundens situation.  * Vad upplever kunden som eventuella problem?  * Vad kan bli svårt för dem?  * Vad behöver de ändra i sina rutiner för att kunna följa rutinen?  * Har kunden egna förslag för att följa rutinen på ett bra sätt?   * För att smidigt informera finns stöd i kommunikationen att läsa här. Varje handläggare bestämmer själv om man vill använda mallen i sin helhet, plocka delar av den eller skriva en egen i eget språk. Det viktiga är att kunderna får tydlig och anpassad information.  * Mall för ifyllnad att dela med kunden finns att hämta under G: 2 Midama Ekonomi och mappen BYRÅRUTINER samt MALLAR.  * Bokslutshandläggare ansvarar för att vid behov ge tips och stöttning till löpandehandläggare vid utformning av en plan. Löpandehandläggare är ansvarig för att be om hjälp vid behov.  Dela mall med kund Det finns olika alternativ för att dela filen för avstämning med kunden. Det är upp till varje löpandehandläggare att komma överens med kunden om vad som passar bäst för ert samarbete. Några förslag för tillvägagångssätt i samband med fildelning finns här nedan;  * Dela filen med kunden från Storegate, alternativt lägg filen i en hel mapp som du delar med kunden * Starta ett kundsamarbete i Blikk partnerportal och dela filen där. * Ladda upp filen i Onedrive och dela länken med kunden därifrån * Mejla kunden en kopia av filen och be kunden mejla tillbaka. Spara filen När kunden skickat tillbaka den ifyllda Kontantkassarapporten kopplas filen till verifikatet den sista varje månad samt sparas i kundens årsakt - flik 3 Löpande avstämning enligt rutinen som i sin helhet finns att läsa här. Tänk på! Insamlingen av kontantkassarapporten gäller även för de kunder som bokför själva och där vi gör avstämningar löpande.  

Upprättande av AML-kontroll  Varje klientansvarig handläggare ansvarar för att minst en gång årligen upprätta en kundkännedomskontroll i Blikk. Upprättandet av kundkännedomskontroll ingår som en del av de obligatoriska uppgifterna i rutinen Checklista förberedande bokslut + bokslut (går att läsa mer om rutinen här). För att minimera risken att rutinen inte följs finns också en tjänsten "Översyn kundkännedom" i Byråstöd (går att läsa mer om tjänsten här)   Fastställande av AML-kontroll Ny rutin från våren 2025! Varje bokslutshandläggare ansvarar för att i samband med bokslutsarbetet fastställa kundkännedomskontrollen som är upprättad i Blikk. Den nya rutinen innebär en utökad kvalitetssäkring av kundkännedomskontroller och ett tydligare flöde av arbetsprocess. I samband med fastställandet av kundkännedomskontrollen ansvarar också bokslutshandläggare för att lägga till uppgifter om kundens verkliga huvudman samt sätta upp artikeln AML-kontroll för fakturering.  Instruktion AML-Kontroll Direktlänkar till avsnitt: Befattningshavare & Företrädare Verksamhet Ekonomi Geografi Syfte & Art Tjänster Sammanvägd riskbedömning Lägg till bilaga Granska och färdigställ  Viktigt att veta:  * Vid eventuella förändringar, såsom ex. ändrade ägarförhållanden/adress/verksamhet/Bransch osv. ska kundkännedomkontrollen uppdateras.  * En ny kontroll ska göras om det finns anledning av ut/omvärdera kundens riskprofil * Tiden som läggs ner på AML-kontroll ska debiteras inom kundens löpandeprojekt. * Artikel AML-kontroll läggs till för debitering i samband med fastställande av AML-kontroll. Befattningshavare & Företrädare  1. ID-kontroll Tänk på! Ser något konstigt ut ska ni alltid kontrollera med kunden enligt våra grundläggande förhållningsregler.  VILKA SKA IDENTIFIERA SIG? UPPDATERAT! Aktiebolag Styrelseledamot/möter samt verkliga huvudmän ska identifiera sig. Ofta är det samma personer, men det behöver inte alltid vara det. Personerna som dyker upp i Blikk hämtas från de uppgifter som finns registrerade på bolaget i offentliga register. Minst en person bör vara registrerad som verklighuvudman, men det kan vara flera personer. Saknas verklig huvudman, så bör ni se till att företaget registrerar en sådan. Handelsbolag Bolagsman/män samt verkliga huvudmän ska identifiera sig. Personerna som dyker upp i Blikk hämtas från de uppgifter som finns registrerade på bolaget i offentliga register. Två personer bör vara registrerade som verklighuvudman, men det kan även vara flera personer. Ekonomisk/Ideell förening Ordförande/kassör/huvudsaklig kontaktperson ska identifiera sig. På föreningar behöver personerna läggas till manuellt genom att klicka på "Lägg till person", det kommer ej per automatik. I en förening finns det ingen registrerad verklig huvudman, så där behöver vi utse en alternativ verklig huvudman. Detta bör vara styrelseordförande och/eller kassör eller liknande befattning men huvudsakligt inflytande. Enskilda firmor Privatpersonen ska identifiera sig (och ev make/maka) På enskilda firmor behöver personen/erna läggas till manuellt genom att klicka på "Lägg till person", det kommer ej per automatik. Vi behöver även utse vår huvudsakliga kontaktperson som alternativ verklig huvudman. (Ev make/maka/delägare på skogsfastighet etc. läggs också till på samma AML-kontroll, dvs enbart en AML-kontroll görs men samtliga personer läggs till) Klicka på knappen ID-kontroll: Kopia på körkort: * Klicka på knappen Granska ID-handling i verkligheten. Och bifoga en verifierad kopia på både fram- och baksida av id-kort/körkort, till vänster på knappen "Lägg till bilaga." BankID: * Klicka på ID-kontroll med BankID * Skicka via Blikk; Ange mejladress och ett personligt meddelande. Tryck på skicka * Hämta en länk; Klicka på skicka och kopiera länken som dyker upp. Lägg in i ett vanligt mejl och skicka förfrågan till kunden den vägen När förfrågan är skickad kommer det att synas för en snabb överblick i KYC-listan (gult med ett timglas). När personerna är identifierade uppdateras det i KYC-listan (grönt med en bock). Samt inne på kontrollen är ID-kontroll grönmarkerad på personen som är identifierad och klar.  Inne på kundkännedomskontrollen är ID-kontroll grönmarkerad på personen som är identifierad och klar.  2. Eventuell träff i SANK/SIP/PEP/RCA Om det dyker upp en eventuell träff i och med ID-kontrollen så behöver det kontrolleras. Ofta beror träffarna på att personen som identifierats har samma namn som en offentlig person. Då ska en kommentar lämnas om vad träffen beror på och hur vi kontrollerat träffen i rutan "Kommentera eventuell träff/träffar i register" 3. Omfattas kunden av revisionsplikt Bockruta JA/NEJ. Kontrollera om företaget har en balansomslutning på mer än 1,5 miljon eller en nettoomsättning på med än 3 miljoner och om det finns fler än 3 anställda i verksamheten.  Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. 4. Har ställföreträdare/ombud rätt att företräda kunden? -  JA/NEJ. Förklara vem som äger bolaget, och vem som äger aktierna i bolaget. Tänk på! Vet du inte hur upplägget är behöver kunden förklara det enligt våra grundläggande förhållningsregler 5. Stämmer uppgifter från kunden (t.ex i aktiebok) med uppgifterna om verklig huvudman som finns registrerade i Bolagsverkets register? - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande Fritext JA/NEJ. Den här informationen fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande. Vid inledande kundkännedomskontroll lämnas rutan med en . (punkt) för att kunna gå vidare till färdigställande.  NY INFORMATION Värt att hålla koll på om det uppstår märkliga träffar vid träffar i AML. Om ett bolag är sålt till Svenska Standardbolag (eller annan likvidator), kommer man vid sökning i registret över vekliga huvudmän få träff på personer och bolag, där det ser ut som verkliga huvudmän finns, fastän bolaget är likviderat. Söker man i Bolagsverkets näringslivsregister framgår dock att bolaget är likviderat/fusionerat. Svenska Standardbolag har fått information från Bolagsverket att registreringen i registret över verkliga huvudman ska försvinna efter fem år efter likvidationen. 6. Har verkliga huvudmän andra verksamheter eller finns andra omständigheter som kan ge en förhöjd risk med kundrelationen? - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande Kommentera om verkliga huvudmän har andra verksamheter enligt bolagsverkets register över verkliga huvudmän och din bedömning om det påverkar kundens riskbedömning. Den här information fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande. Vid inledande kundkännedomskontroll lämnas rutan med en . (punkt) för att kunna gå vidare till färdigställande.  Exempeltext 1: Företagets verkliga huvudmän är endast ägare av denna verksamhet. Inga övriga engagemang finns bland företagets verkliga huvudmän som påverkar kundens riskbedömning. Exempeltext 2: Företagets verkliga huvudmän är utöver ägandeskapet i denna verksamhet [ägare/delägare] i verksamheten/erna [företagets namn] med [företagets organisationsnummer] genom [privat ägande/ägande genom företag]. Ägandeskapet i andra verksamheten [påverkar/påverkar inte] kundens riskbedömning. 7. Beskriv kundens ägarförhållanden, kontrollstruktur, samt i förekommande fall eventuell förmånstagare. - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande Kommentera hur ägarförhållande och kontrollstruktur ser ut utifrån information som finns i bolagsverkets register över verkliga huvudmän. Exempel på detta kan vara om verklig huvudman äger kundföretaget genom ett annat bolag eller som privatperson. Den här informationen fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande. Vid inledande kundkännedomskontroll lämnas rutan med en . (punkt) för att kunna gå vidare till färdigställande.  Exempeltext 1: Företaget ägs till [xx %] av [xxxxx xxxx] som [privatperson/genom företag].  8. Finns det några högriskfaktorer kring kundens ägar- och kontrollstrukturer? - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande JA/NEJ. Förklara ägarstrukturen, är den enkel och tydlig? Mer invecklad = Större risk. Är den mer invecklad krävs ett mer ingående och förklarande svar. Är det ett företag som ingår i en koncern, förklara strukturen, samt vilka personer som äger respektive bolag. Den här informationen fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande. Vid inledande kundkännedomskontroll lämnas rutan med en . (punkt) för att kunna gå vidare till färdigställande.  9. Övriga noteringar Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Verksamhet 1. Bildandedatum Datum väljs i rullist. Information kan hämtas ur Byråstöd - Verksamhetsuppgifter - Registreringsdatum.  2. Ange företagsform Företagsform väljs i rullist. Information kan hämtas ur Byråstöd - Grunduppgifter - Typ 3. Ange Bransch Bransch väljs i rullist. Välj den bransch som närmast beskriver bransch som finns registrerad enligt verksamhetens SNI-kod. Information om bransch finns att hämta ur Byråstöd - Verksamhetsuppgifter - Bransch 4. Vilka typer av kunder har kunden? Företag, privatpersoner, offentlig sektor? Beskriv även hur kunden tillhandahåller tjänster (butik, kontor, försäljning på internet, hos kunden, etc)  Beskriv vilka kunder som kunden i huvudsak vänder sig till. Exempelvis kan Hantverkare vända sig i huvudsak till privatpersoner och företagskunder, omsorgsföretag i huvudsak vänder sig till privatpersoner och konsulter inom offentlig verksamhet i huvudsak vänder sig till offentlig verksamhet. Det behöver inte finnas ett helt uttömmande svar som garanterar att alla potentiella kunder och tillhandahållande av tjänster beskrivs utan välj en övergripande beskrivning.  Exempel 1: Kalle Karlsson snickerier utför hantverksarbete i huvudsak hos privatpersoner där arbetet utförs i kundernas hem. Det förekommer också arbete åt företagskunder där arbetet utförs i kundernas lokaler.  Exempel 2: Pia Larsson Konditori säljer bakverk i sitt bageri där både privatpersoner, företag och offentlig sektor kan vara potentiella kunder. I huvudsak sker servering på plats i konditoriet eller för avhämtning av kunden.  Exempel 3: Den enskilda firman är en skogsfastighet utan kunder. Inkomsterna kommer huvudsakligen från skogsbolag som köpt skog på rot med så kallad självfakturering, d v s skogsbolaget skickar ut underlag på mängd och pris. 5. Utför företaget husarbeten (ROT, RUT eller Grön teknik?) Bockruta JA/NEJ 6. Bedriver kunden import av varor eller tjänster?  Bockruta JA/NEJ Vid JA * Beskriv från vilka länder och hur importverksamheten ser ut. * Bocka i JA/NEJ om länderna innebär högre risk Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 7. Bedriver kunden export av varor eller tjänster?  Bockruta JA/NEJ  Vid JA * Beskriv från vilka länder och hur importverksamheten ser ut. * Bocka i JA/NEJ om länderna innebär högre risk Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 8. Beskriv kundens verksamhet i övrigt Beskriv ingående, förslag som anpassas; * FÖRETAG Ange företagsnamn är ett svenskt AB/HB/EF/etc. med säte i ange ort, ange kommun. Företaget ska bedriva verksamhet inom ange bransch. Kunderna består av privatpersoner/företag i ange område. Företagets omsättning senaste räkenskapsår låg på ange omsättning. Ägaren i företaget jobbar heltid/deltid/säsong och har ange ev antal anställda. * SKOGKUND [Kundens namn] [tillsammans med ev make/maka] äger fastighet med mark och skog i [ange ort och kommun] Inkomsterna kommer huvudsakligen från skogsbolag som köpt skog på rot med så kallad självfakturering, d v s skogsbolaget skickar ut underlag på mängd och pris. Kontakten sker på telefon och via fysiska besök i samband med årsbokslutet och inkomstdeklarationen. 9. Beskriv potentiella riskfaktorer kopplade till kundens verksamhet, bedöm sannolikhet och konsekvens.  Detta är en av de viktigaste frågorna, var utförlig i ditt svar och tänk branschspecifikt. Tänk också på att du både behöver beskriva generella risker för branschen samt specifika risker för den enskilda kunden.  Förslag på risker för följande branscher finnas att läsa här:  * Bygg * Entreprenad * Frisör- och skönhetsbransch * Restaurang * Tillverkningsindustri * Handel med kläder och sportartiklar * Fordonshandel * Åkeriföretag * Skogsägare * Idrottsföreningar Om du har någon bransch som inte finns med här så kan du själv söka på branschspecifika risker via Chatgpt. Du kan antingen använda open ai eller Microsoft Copilot Tänk på! Dela aldrig känslig/personlig information om en kund till chatgpt. Frågeställningen behöver vara generell. Exempel på frågeställning till chat gpt: ”Vilka riskfaktorer finns med att bedriva verksamhet inom tillverkningsindusti?” 9. Övriga noteringar Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Ekonomi & Transaktioner 1. Beskriv intäktskällor samt ungefärlig storlek/fördelning utifrån de varor/produkter/tjänster som kunden tillhandahåller. Beskriv ingående; vad gör företaget, vilka är kunderna, vart finns kunderna. Kommentera eventuell utstickande/riskhöjande faktorer rörande kundens intäktskällor. OBS! Du behöver inte storleksfördela varor/produkter/tjänster om du inte har den informationen tillgängligt. Du kan utgå från beskrivningen som är gjord sedan tidigare.  2. Ange med vilka typer av parter kunden har transaktioner (t. ex kunder, leverantörer, koncernbolag, anställda, övrigt) Beskriv i vilka beloppsmässiga storleksspann kunden har transaktioner med de olika parterna.  Förslag 1 att anpassa: "Företaget har transaktioner med kunder, leverantörer, koncernbolag och anställda. Kunderna är främst privatkunder och företag, leverantörerna utgörs av tjänste- och materialleverantörer. Det förekommer även internfakturering mellan koncernbolag." Förslag 2 att anpassa: Företaget har transaktioner med kunder, leverantörer och anställda. Kunderna är främst [privatpersoner/företag/offentlig verksamhet].  Förslag 3 att anpassa: Företaget har inga anställda så transaktioner sker i huvudsak med kunder och leverantörer. Kunderna är främst [privatpersoner/företag/offentlig verksamhet].  Förslag 4 att anpassa: Företaget har inga anställda så transaktioner sker i huvudsak med kunder och leverantörer. Kunderna är främst [privatpersoner/företag/offentlig verksamhet]. Vid avverkning eller försäljning av skog sker också transaktioner med skogsbolag.  Om kunden inte har några anställda eller koncernbolag så tas exempelvis dessa bort ur förslaget. Håll formuleringen kort.  OBS! Du behöver inte storleksfördela belopp om du har inte har den informationen tillgänglig.  3. Hanterar kunden kontanter?  Bockruta JA/NEJ Vid JA Fyll i den information som tidigare besvarats under frågan "hanteras kontanter i företagets verksamhet? (gäller även swish)" under denna fråga. * Ange procentuell andel av kontanter/swishbetalningar av intäkter.  Räkna ut andel kontanter genom att ta summan i Debet på 1910 under året och dividera det med utgående saldot på intäkter i resultatrapport. Du får då ut en ungefärlig siffra som du kan omvandla till procent. Exempel: Det ligger 800 000 kr i debet på 1910 och bolaget har omsatt 9 000 000 kr under året. Då är den procentuella delen kontanter 800 000 kr/9 000 000 kr = 0,088 = 8,88 % = avrundas till 9 %  Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 4. Gör kunden transaktioner med värdepapper med kunder eller andra (dvs. utöver att själv investera i värdepapper?) Bockruta JA/NEJ Vid JA * Beskriv ev. transaktioner och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 5. Handlar/hanterar kunden kryptovaluta? Bockruta JA/NEJ Vid JA * Beskriv ev. transaktioner och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 6. Tillhandahåller kunden klientmedelskonton?  Bockruta JA/NEJ Vid JA * Beskriv ev. transaktioner och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 7. Har kunden transaktioner med utlandet i väsentlig utsträckning (med undantag för mindre avtal som berör t ex. inköp av programvaror eller liknande)  Bockruta JA/NEJ Om kunden endast har avtal för köp av adobelicenser, facebookannonser, google etc. så räknas det inte som väsentlig utsträckning och ska då bockas i NEJ. Om det däremot löpande förekommande inköp eller försäljning till utlandet av varor eller tjänster ska JA bockas i.  * Skäl till JA: "Kunden genomför löpande transaktioner med utlandet, vilket inkluderar [import/export] av [varor/tjänster] till/från [specificera länder eller regioner]. Transaktionerna uppgår i genomsnitt till [ange beloppsintervall] per [månad/kvartal/år]." * Skäl till NEJ: "Kundens transaktioner med utlandet är begränsade till mindre avtal för exempelvis programvarulicenser och digitala annonseringstjänster. Inga väsentliga transaktioner sker med utlandet." 8. I vilka typer av institut har kunden konton, och genom vilka typer av betaltjänstleverantörer gör kunden transaktioner. Traditionella storbanker, neobanker, små- och medelstora banker, penningöverförare, valutaväxlare, Hawala eller annan?  Här fyller vi i den information som är vanligt förekommande och som vi vet om att kunden använder, fyll i information om vilken bank kunden använder, om kunden använder paypal, Klarna, Kassasystem, Mellanskog eller andra skogsbolag. Den information som fylls i är den information vi har kännedom om utifrån vår kundrelation och uppdragets omfattning.  9. Hur påverkar de ekonomiska faktorerna risken med kundrelationen? Finns ytterligare riskfaktorer? Bedöm sannolikhet och konsekvens.  Gör en bedömning sannolikhet och konsekvens samt riskfaktorer knutet till kundrelationen. Ytterligare riskfaktorer kan vara den information som tidigare besvarades på fritextrutan "Utför företaget utlandsbetalningar" och "hanteras kontanter i företagets verksamhet (gäller även swish)" lyfts in till denna del av kontrollen.  * Ange ungefärlig summa per år, samt vilka länder som är inblandade vid utlandsbetalningar. Samt om vi bedömer att betalningar genererar en högre riskprofil för kunden. Om ja, motivera noggrant.  * Innebär kundens kontanthantering en högre riskprofil för kunden. Om enbart swish, NEJ.  Motivering: Betalning med swish förekommer, med vi tar ut dagliga swishrapporter och dessa är spårbara med telefonnummer/namn och belopp som enligt våra rutiner bedöms utifrån rimlighet.  10. Övriga noteringar Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Geografi Önskar ni stämma av något land, så hittar ni alltid uppdaterad CPI (corruption perceptions index) här 1. Om kunden är en juridisk person ange säte (land, ort). Om kunden är en fysisk person ange folkbokföringsort och i förekommande fall andra länder för skattskyldighet. Säte anges utan vidare förklaring, skriv samma land, ort som finns beskriven under punkt "8. Beskriv kundens verksamhet" alternativt hänvisa till det tidigare stycket. Information kan hämtas ur Byråstöd - Grunduppgifter - Säte 2. I vilket/vilka länder har kundens verkliga huvudmän folkbokföring respektive skatterättslig hemvist? - Fylls i av bokslutshandläggare vid fastställande Skriv det land som finns angivet utifrån information som finns i bolagsverkets register över verkliga huvudmän. Den här informationen fylls i av bokslutshandläggare i samband med fastställande.  3. Ange geografiska områden (t.ex orter) där kunden bedriver verksamhet i väsentlig utsträckning. (t ex. via kontor, butik, lokaler. filialer, dotterbolag och/eller kunders geografi. Beskriv kort om kundens verksamhet utgår från en eller flera platser.  Exempel: Kalle Kula tekniktjänster har ett kontor i centrala Ljusdal.  Exempel 2: Gerd Gerdsson äger skogsfastighet belägen i Ljusdals kommun samt Bergs kommun.  Exempel 3: Ljusdal, Ljusdals kommun, Sverige. Företagets verksamhet utgår främst från företagets lokal i [ort]. Exempel 4: Ljusdal, Ljusdals kommun, Sverige. Företagets verksamhet bedrivs på olika platser, främst i kundernas lokaler eller bostäder i [ort] med omnejd.  4. Bedriver kunden, i väsentlig utsträckning, verksamhet utomlands? T ex. via kontor, butik, lokaler, filialer, dotterbolag eller kunders geografi? Bockruta JA/NEJ Gör samma avvägning som vid utlandstransaktioner. Köp av licenser eller enstaka tjänster som utförs utomlands betraktas som NEJ. Om kunden har sin ursprungliga kundkrets utomlands så betraktas det som JA eller om det finns ett kontor utomlands som stadigvarande används.  * Skäl till JA: "Kunden bedriver verksamhet utomlands genom [specificera, t.ex. filial, dotterbolag, kontor, butik, lokaler]. Verksamheten är etablerad i [ange land/länder] och omfattar [beskriv kortfattat verksamhetens omfattning, t.ex. försäljning, produktion, konsultverksamhet]." * Skäl till NEJ: "Kundens verksamhet är huvudsakligen förlagd till Sverige. Eventuella affärsrelationer med utlandet är begränsade till mindre köp av licenser och tjänster, vilket inte utgör en väsentlig del av verksamheten." Vid JA * Beskriv och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 5. Hur påverkar de geografiska faktorerna risken med kundrelationen? Finns ytterligare riskfaktorer? Bedöm sannolikhet och konsekvens Gör en bedömning sannolikhet och konsekvens samt riskfaktorer knutet till kundrelationen utifrån den information som framkommit.  Exempel 1: Utifrån att verksamheten utgår från en plats inom Sverige, gör vi bedömningen att sannolikheten och konsekvensen för att de geografiska riskfaktorerna är låga.  Exempel 2: Utifrån att verksamheten utgår från ett litet geografiskt område inom Sveriges gränser gör vi bedömningen att sannolikheten och konsekvensen för att de geografiska faktorerna ska påverka kundens verksamheten är låga.  6. Övriga noteringar  Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Syfte & Art  1. Beskriv kundrelationens syfte och art. Vilket syfe har kunden med att anlita er? Hur förväntar ni er att kundrelationen kommer se ut? Hur omfattande kommer tjänstleveransen vara? Beskriv ingående vilka tjänster vi hjälper kunden med; omfattning/frekvens/volym. Ta hjälp av uppdragsavtalet. Förslag på inledning: [Kundens namn] har inte kunskaperna om bokföring/beskattning därav är hens syfte att anlita Midama att säkerställa att redovisningen/bokslut/inkomstdeklaration sköts enligt de normer/regler och lagar som finns. Enligt uppdragsavtal sköter Midama: Förslag kring tjänster som anpassas; Syfte & Art större företag - Läs här Syfte & Art kvartalsredovisning mindre företag - Läs här 2. Givet det som är känt om kunden och erfarenheter från likande uppdrag för andra liknande kunder, framstår kundrelationens syfte och art som legitim.  Fritext JA/NEJ. Skriv kort JA eller NEJ utifrån din bedömning. Exempel: Ja, utifrån vår branschkunskap och erfarenhet görs bedömningen att företagets verksamhet ses som legitim  Exempel: Nej, utifrån den branschkunskap och erfarenhet vi har bedömer vi att verksamheten har oklara delar som kräver extra utredning.  3. Ange hur tjänster kommer att utföras (distruberas/levereras gentemot kund)  Klistra in standardtext: Våra tjänster utförs i enlighet med REX - Svensk standard för redovisningsuppdrag och levereras utifrån den överenskommelse som finns upprättat med kunden utifrån vårt uppdragsavtal.  4. Hur kommer kunden att tillhandahålla underlag till byrån? E-post, post, uppladdning i system, annat?  Exempeltext att utgå från: I huvudsak använder vi digitala tjänster för materialinlämning vilket sker genom uppladdning i våra ekonomisystem. Det kan också förekomma inlämning av material via e-post, post eller fysisk inlämning.  Notera särskilt om det är en kund som inte använder några digitala tjänster alls, i övrigt kan du använda exempeltexten i sin helhet.  5. Hur säkerställer byrån att kommunikation/leverans sker med rätt/behörig person hos kund?  Klistra in standardtext: Utifrån våra interna rutiner och riktlinjer använder vi i huvudsak digitala tjänster som kräver identifiering via Bank-ID för att komma åt information. Om information eller kommunikation sker på annat sätt identifieras kontaktperson genom löpande kundkontakt och identifiering vid fysiska och/eller digitala möten.  6. Hur påverkar distrubitionskanaler/leveranssätt risken med kundrelationen? Finns ytterligare riskfaktorer? Bedöm sannolikhet och konsekvens. Klistra in standardtext: Distansen som skapas via digital inlämning och kommunikation kan i vissa fall ge en högre risk men utifrån våra interna rutiner och riktlinjer finns kontroll för identifiering via Bank-ID i stor utsträckning och i de fall det inte är möjligt till verifiering via Bank-ID finns en kundkännedomsdialog som gör att vi bedömer sannolikheten för att våra distrubitionskanaler/leveranssätt förändrar kundens riskprofil som väldigt låg. Konsekvensen om det skulle ske kan vara stor och därför är den samlade bedömningen medel. 7. Övriga noteringar  Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Tjänster De tjänster som dyker upp som förvalda är de som ligger aktiva på kunden i BLIKK. På pilen till höger kan ni öppna upp varje tjänster, och där se till att bocka ur de undertjänster som ej är aktuella för kunden. Vid varje ny kontroll ska samtliga tjänster gås igenom och säkerställas vara korrekt.  Ev tjänster som saknas kan ni välja att lägga till under rubriken övriga produkter och tjänster. Även här klickar ni på pilen till höger för att se undertjänsterna, och ev bockar ur de som ej är aktuella.   1. Har ni säkerställt att ovanstående uppdrag, produkter och tjänster (inkl. eventuella kundspecifika tillägg) är korrekt angivna för denna kund. Bockruta JA/NEJ 2. Eventuell kommentar Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. 3. Övriga noteringar  Kommentar ej nödvändig. Ruta går att lämna tom. Sammanvägd riskbedömning 1. Risknivåbedömning   I stort sett alltid ska risknivån bedömas antingen som normal risk eller hög risk. Den sammanvägda bedömningen kan endast i ytterst ovanliga fall bedömas som låg. 2. Motivera bedömning av risknivå. Kommentera hur identifierade riskfaktorer i den aktuella kundrelationen (och er möjlighet att hantera dessa risker) inverkar på bedömningen av den samlade risknivån.  Utgå från samma bedömning som är gjord tidigare. Justera om det tillkommit information sedan senaste kundkännedomsbedömningen.  3. Har det under kundkännedomen uppstått några misstankar eller upptäckts några oegentligheter kopplat till kunden?  Bockruta JA/NEJ.  Utgå från Marie Wallin på penningtvättsutbildningen. Är något oklart? Går det att göra klart?  4. Har tillräcklig kundkännedom kunnat uppnås? Bockruta JA/NEJ 5. Motivera varför/varför inte Utgå från samma bedömning som är gjord tidigare. Justera om det tillkommit information sedan senaste kundkännedomsbedömningen.  6. Krävs skärpta åtgärder utifrån risknivån Bockruta JA/NEJ. Vid medelrisk bockas alltid NEJ. Vid hög risk bockas JA i.  Vid JA * Beskriv och bedöm om det utgör den högre risk genom bockruta JA/NEJ Vid NEJ * Gå vidare utan vidare åtgärd 7. Krävs ytterligare kontroll av verklig huvudmans/företrädarens identitet?  Bockruta JA/NEJ. Utifrån de kontroller som vi gör med både med ID-kontroll i Blikk samt avstämning mot register verklig huvudman ska vi alltid bocka i NEJ på denna fråga.  8. Kan affärsrelationen inledas/Behållas  Bockruta JA/NEJ. Tänk på att i bedömningen om vi ska inleda/behålla kundrelationen också ska vara en invägd bedömning om vi har kompetens/kunskap, tid och möjlighet att anta/behålla kunden. Utöver den bedömning som görs utifrån penningtvätt.  9. Motivera varför/varför inte Utgå från exempeltext: Inget avvikande som genererar förhöjd risk, vi ha kunnat få den kännedom vi behöver för att bedöma risken till normal med affärsrelationen. Vi har tiden och kompetensen för att fortsätta sköta uppdraget. Kunden följer överenskommelser i upprättat uppdragsavtal. Lägg till bilaga Till kundkännedomskontrollen ska kundens uppdragsavtal ALLTID bifogas. Utöver uppdragsavtalet ska även underlag på identifiering som ej är gjord digitalt via Blikk bifogas samt ev. tidigare AML-kontroll från Due Compliance.  * Uppdragsavtal (ALLTID) * Identifiering gjord utanför Blikk (Vid behov) * Tidigare AML-kontroll (Vid behov) Granska och färdigställ Kolla igenom kundkännedomskontrollen från början till slut. ev. fält som är orangemarkerade är tvingande och behöver i så fall kompletteras innan ni klickar på redo att färdigställas. De punkter som är angivna att ska fyllas i vid färdigställandet fylls i med en enkel . eller x för att kunna gå vidare till färdigställande.  Tänk på!  * Klientansvarig handläggare ansvarar för att upprätta en inledande kundkännedom och skicka till färdigställande genom att klicka på "klar att färdigställas" * 5-8 under "Befattningshavare & företrädare" samt 2 under "Geografi" kan av klientansvarig handläggare lämnas med endast en punkt i den inledande kundkännedomskontrollen.  * Bokslutshandläggare ansvarar för att rimlighetsbedöma och översiktligt granska den inledande kundkännedomskontrollen utifrån den kunskap och kundkännedom bokslutshandläggaren innehar.  * I samband med kontroll och avstämning vid bokslut av verklig huvudmän fyller bokslutshandläggare på information i 5-8 under "Befattningshavare & företrädare" samt 2 under "Geografi" innan färdigställande av kundkännedomskontroll. 

ALLMÄNNA PRINCIPER Så långt det är möjligt ska tid registreras i direkt anslutning till härrörd arbetsuppgift utan fördröjning eller sidoskapat rapporteringssystem. Det innebär att tidrapporteringsprogrammet ska startas upp vid arbetsdagens början och vara aktivt under hela arbetsdagen.  * All arbetad tid ska registreras så detaljerat som möjligt varje dag. * Tiden rapporteras i hela kvartar * Tidsrapporteringen ska spegla den faktiska arbetade tiden och aktiviteter som utförts. DEBITERBARTID OCH INTERNTID – VAD ÄR VAD? Debiterbar tid * All tid knuten till specifika kunduppdrag * Debiterbar tid kan både innefatta fakturerbar tid och icke fakturerbar tid. Interntid * Interna möten och avstämningar * Utbildning, introduktion och kompetensutveckling * Intern E-posthantering och administrativ tid * Handledning och support till kollegor * Generella teknisk störning * Gruppstärkande aktiviteter, friskvård och fika * Icke kundspecifik kvalitetssäkring Den interna tiden innefattar arbete som inte går att härleda till en specifik kund utan som rör intern administration, kommunikation och utbildning.   ANVÄNDNING AV OLIKA TYPER AV PROJEKT All debiterbar tid är knuten till specifika kunduppdrag och kan rapporteras på projekt för löpande redovisning/löpande redovisning årare, Bokslut, Deklaration, Löner/Löner Extra, Rådgivning eller Kvalitetsprojekt.   * Löpande redovisning Används för nedlagd tid på kund rörande löpande bokföringen och förvaltning. Projektåret sträcker sig från 1 februari-31 januari. Exempel: Januari 2026 rapporteras nedlagd tid på löpande redovisning 2025.  Här nedan följer några arbetsuppgifter som vanligt upplevs svåra att ta betalt för men som skall bekostas av kund och rapporteras inom kundens löpande projekt.  * Skapa eller uppdatera Uppdragsavtal  Upprättande av uppdragsavtal vid ingående av ett nytt uppdrag samt uppdateringar utifrån ändringar i uppdraget är en del av kundens uppdrag och tid ska bekostas av kund.  * Skapa eller uppdatera Uppdragsbeskrivningar  Uppdateringar i byråstöd/ändring av uppdragsbeskrivning pga. ändrade förutsättningar i uppdraget är en del av kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Undantag! Om vi gör uppdragsbeskrivningar på kunder som vi haft under lång tid och som borde gjorts vid intag av uppdraget bör vi vara försiktigare med att tid ska belasta kund. I dessa fall kan tiden rapporteras helt eller delvis på kundens kvalitetsprojekt.  * Flytt och inställningar till nya system  Byte av ekonomisystem, försystem, integrationer och inställningsjusteringar som initierats av kunden är en del av kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Även uppsättning av nya lösningar och integrationer som förenklar eller underlättar kundens uppdrag och sparar tid åt kunden på sikt ska räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund.  Undantag! Om vi initierar ett byte av system som kunden inte kan påverka, styra eller har önskat och det tidigare inte för kunden funnits ett skäl till byte ska den tiden räknas som att vara utanför uppdraget och tid ska inte belasta kund. * Uppstartstid för nya medarbetare/osäkerhet/tidsspill  Om man fastnar i arbetsuppgifter pga kunskapsbrist eller tidsödande avbrott i arbetet så ska det inte räknas till uppdraget och tid ska inte belasta kund. Tid rapporteras på kunduppdraget med justering av den fakturerbara tiden enligt nedanstående bild. Anledningar till detta kan vara: * Ny medarbetare * Ny på uppdrag  * Tidsödande avbrott i form av koncentration, samtal med kollegor etc.   * Osäkerhet * Kunskapsbrist Om arbetsuppgifter inom uppdraget tar längre tid är "normalt" pga. ändringar eller nya moment i uppdraget som är initierat av kunden eller annan faktor som vi ej kan påverka ska det räknas som en del av uppdraget och tid belasta kund.   * * Uppkomna fel och differenser   * Fel uppkomna pågrund av kund Fel eller differenser som uppstått pga. kunden själv strulat, inte lämnat in rätt underlag, tillhandahållt felaktig information eller system ska räknas till kunduppdraget och tid ska belasta kund. * Fel uppkomna på grund av oss Om medarbetaren själv eller en kollega gjort misstag som kräver utredning, rättningar och/eller extra avstämningar som uppstår av kunskapsbrist eller mänskliga faktorn som slarv, trötthet eller ouppmärksamhet ska tiden inte räknas som en del av kundens uppdrag och tid ska ej belasta kund. * Förberedelser av nya filformat, ändringar på bank etc.  Ändringar i filformat är inget vi kan påverka och därmed ska det räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Det kan handla om ISO-filer, SIE-inläsningar, ändringar i rapporteringskrav. * Kundspecifik informationsinhämtning/förberedelser kundmöten Väldig kundspecifik informationinhämtning eller förändringar i regelverk som vi behöver utreda hur kunden påverkas av ska kunden betala för, exempelvis nya 3:12 reglerna. Även förberedelser inför rådgivningsmöte/bokslutsmöte är tid som räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Handlar det om mer generell kunskap som en konsult förväntas ha kunskap om ska det inte räknas till kundens uppdrag och tid ska ej belasta kund. I dessa fall används tidskod internutbildning. Ta hjälp av kollega om du upplever den här avvägningen svår.  * Kundkontakt och möten Mejl, telefonsamtal, förbokade/spontana möten eller annan kontakt med kunden, kundens leverantörer eller samarbetspartners ska räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Detta innefattar även påminnelser, inhämtning, sortering och granskning och sammanställning av material.  Kundmöten ska ses som en del av kundens uppdrag och tid inkl. förberedelser och sammanfattning ska belasta kund. Om vi väljer att ha fler personer med på mötena pga kunskaps/utbildningsskäl exempelvis när en löpande handläggare deltar på bokslutsmöte eller när vi är fler som deltar för stöttning av kollega så ska endast tiden för en konsult belasta kunden och den andra personens tid sättas på kundens kvalitétsprojekt.  * * Förberedande bokslutsarbete Avstämningar och nedsparande av underlag görs i samband med löpande arbete och ska i regel inte generera mycket extra tid. Lite extra tid uppkommer i samband med bokslutsmånad. Förberedande bokslutsarbete är en del av kundens uppdrag och tid ska belasta kund.  * Tekniska problem som vi inte kan styra Tekniska problem som uppstår i programvaror eller tjänster som vi inte står för ska räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Det kan röra tekniska fel hos FORA, Skatteverket, Bolagsverket. Tips! Vid uppkomna fel behöver vi försöka göra andra saker emellan för att inte "tappa tiden".  * Bokslut Används för nedlagd tid på respektive kund rörande boksluts och deklarationsarbete. Projektåret rör det verksamhetsår som bokslutet berör.  * Deklaration Används för nedlagd tid på respektive kund i de fall deklaration inte kan rapporteras inom bokslutsprojektet. Vanligtvis i de fall deklaration inte kan lämnas i samband med bokslut eller när det rör delägare.  * Löner Används för nedlagd tid på respektive kund rörande löner och personalhantering som sköts utanför redovisningsuppdraget av löneavdelningen. Projektårer sträcker sig från 1 januari-31 december. Exempel: Januari 2026 så rapporteras nedlagd tid på löner 2026.  * Löpande redovisning årare Används för nedlagd tid på respektive kund rörande löpande bokföring för årskunder som inte sköts löpande under året.  * Kvalitétsprojekt Används för nedlagd tid på respektive kund rörande handledning, rättningar, överlämningar samt inställningar eller uppstart av programvaror som vi initierat som exempelvis systembyte till Fortnox.  * Hantering av uppkomna fel i redovisningen beroende på misstag av våra system, personal eller arbetsprocesser.  * Projektspecifik handledning och/eller överlämning mellan kollegor.  * Kontroll av rapporter till nyanställda/juniora kollegor ska inte belasta kunden och läggs istället på kundens kvalitétsprojekt.  Exempel: * * Svea Karlsson AB har köpt in ett nytt kassasystem och jag blir osäker på om det blir rätt i bokföringen, kan du hjälpa mig att kolla? - Den som hjälper rapporterar på Svea Karlsson AB Kvalitetsprojekt, den som frågar om hjälp rapporterar på kundens löpandeprojekt.  * Kalle Kula AB har bytt bil i företaget och jag har beräknat ett nytt förmånsvärde men jag är osäker på om jag gjort rätt, kan du hjälpa mig att se så allt stämmer? - Den som hjälper rapporterar på Kalle Kula AB Kvalitetsprojekt, den som frågar om hjälp rapporterar på kundens löpandeprojekt.  * Rådgivning Används för nedlagd tid på respektive kund rörande enstaka rådgivningsfrågor som ligger utanför den löpande bokföringen eller bokslutet. Det kan handla om rådgivning kring förvärv, köp, bolagsbildning, investeringskalkyler exempelvis.  ANVÄNDNING AV OLIKA TYPER AV INTERNTID * Administration och kvalitetsarbete Används för intern administration såsom interna mejl, besvara enkäter evity, förberedelser inför medarbetarsamtal, genomgång av tidrapporter etc.  * Intern administration som att läsa/skicka interna mejl, läsa VD månadsbrev eller uppdateringar i system som Blikk eller Byråstöd tidsregistreras som tidskoden "admin/kvalitetssäkring" * Tekniska problem  Används för tekniska problem knuten till våra system och datorer. Det kan handla om att datorn hängt sig, att program som vi valt (Fortnox/BL/Verified/Crona/Visma) inte fungerar. Men också problem med hårdvara som kräver omstart av datorer, strul med uppkoppling, tangentbord, skrivare etc.  * Systemfel och problem utanför kunduppdrag Tid som genereras av systemfel och problem som beror på vår programvara. Uppdatering av programvaror, installationer, samtal med IT och eller programsupport, författande av mejl/ärende till support, driftsstörningar eller annat strul med programvara eller applikationer ska rapporteras på interntidskoden Teknisk störning. * Aktivitet/Fika  Används för nedlagd tid på gemensam fika på kontoret samt veckovis gemensam träning (träningslust torsdagar), går ej att använda till att jobba in/sluta tidigare/göra ärenden.  * Friskvård  Används för nedlagd tid på egen friskvårdstid under arbetstid. Träningen på pace varannan vecka kan användas till denna friskvårdstid men även egen träning så länge den sker under arbetstid.  * Möte  Används för nedlagd tid på interna möten (löpandegrupp, bokslutsgrupp, arbetsteam, personalmöten, medarbetarsamtal)  * Utbildning  Används för nedlagd tid + förberedelser inför ledarledd utbildning. När det finns behov av restid inkluderas den även i utbildningstiden. För utbildning iform av läsning på Skatteverket, nyhetsbrev, Forum etc. används istället tidskoden internutbildning.  * Internutbildning  Används för nedlagd tid av kunskapshöjande arbetsuppgifter utanför ledarledd utbildning. Det handlar om kunskap som inhämtas genom nyhetsbrev, hemsidor, frågeservice, srf, tidningar och hemsidor etc.  * Jag behöver hjälp att veta hur jag ska tänka när jag beräknar förmånsvärde för leasingbilar? - Rapportera som intern handledning/internutbildning  * Jag behöver lära mig hur jag använder avstämningsfunktionen i Fortnox, kan du hjälpa mig? - Rapportera som intern handledning/internutbildning * Handledning  Används för nedlagd tid av handledning, upplärning och support till kollegor som inte är kundspecifik. * Det finns en skillnad mellan intern handledning och handledning som sker inom ramen för kvalitetsprojekt. Rör det handledning knutet till en specifik kund ska tiden rapporteras på den aktuella kundens kvalitetsprojekt. Rör det handledning knutet till generell kunskap ska den som handleder rapportera på interntidskoden "Handledning" och den som tar emot kunskap rapportera på interntidskoden "Internutbildning" * VD/Admin (Denna tidskod används endast av Maja/Louise)  UPPSTARTSKOSTNAD/BOLAGSBILDNING  För nya kunder tar vi från 2026 en fast uppstartskostnad på 5000 kr + moms för befintliga bolag och 6000 kr + moms för bolag som vi hjälper till att bilda (registeringsavgiften till bolagsverket ligger utanför på 2400 kr)  I denna uppstartskostnad räknas följande tid räknas in: * Upprättande av första kundkännedomskontroll 0,5-1 h * Upprättande av uppdragsavtal 0,25-1 h * Uppläggning av uppgifter i Blikk och Byråstöd 0,25-1 h * Skapande av kundmapp i G: 0,25 h * Grundinställningar och uppläggning i Fortnox/BL 0,25-1,25 h * Uppstartsmöte med kunden 1 h * Uppläggning och registrering av behörigheter på Bank/Skatteverket/Fora/Collectum 0,25-0,5 h total tid 2,75-6 h * Registrering hos Skatteverket/Bolagsverket/Verksamt 0,25-1 h Uppgift Tidsåtgång Belasta kund Ej belasta kund  Interntid Projekttyp Uppdragsavtal 0,25-1 h x     Löpande Uppdragsbeskrivning 0,25-1 h x     Löpande Systembyte/inställningar initierat av kund   x     Löpande Systembyte/inställningar initierat av oss     x   Kvalité Uppstartstid/Osäkerhet/tidsspill     x   Löpande Uppkomna fel och strul från kund   x     Löpande Uppkomna fel och strul från oss     x   Kvalité Ändringar filformat, banklösningar etc.   x     Löpande Kundspecifik kunskapsinhämtning   x     Löpande Rådgivning Bokslut Löner Kundkontakt och möten   x     Löpande Rådgivning Bokslut Löner Förberedande bokslutsarbete 0,25-2 h x     Löpande Kundspecifik handledning/överlämning av uppdrag     x   Kvalité Kundspecifik kontroll av rapporter juniora kollegor     x   Kvalité Interna mejl, Månadsbrev VD, Evity etc.       x Admin/Kvalitetsarbete Tekniska problem som ligger inom kunduppdrag utanför vår kontroll   x     Löpande Tekniska problem inom kunduppdrag inom vår kontroll     x   Kvalité Tekniska problem utanför kunduppdrag        x Tekniska problem Generell handledning utanför kunduppdrag       x Handledning Interna möten       x Möte Kunskapshöjande åtgärder utanför ledarledd utbildning       x Internutbildning Ledarledd utbildning       x Utbildning Gemensam träning/Träningslust torsdagar       x Fika/aktivitet Gemensam fika på kontoret       x Fika/aktivitet Egen friskvård inom arbetstid       x Friskvård

Ny i Fortnox?   Här kommer lite tips/guider när du ska igång i Fortnox. Saknar du något? Meddela oss så kompletterar vi!   Kom igång i Fortnox efter konvertering (flyttat från annat program) Kom igång i Fortnox Bankintegration Swedbank/ Sparbanken Bankintegration Handelsbanken Integration Skatteverket Aktivera automatisk bokföring Betala i appen   Här hittar du massor med artiklar!  

Fortnox Bokföring - Bokföring från kontoutdrag Innehållsförteckning * Kom igång * Automatisk bokföring * Hantera transaktioner * Masshantera transaktioner * Historik * Inställningar och Behörigheter  * Valuta och valutakonto * Fortnox Finans * Digital Byrå * Kortkommando Kom igång Med funktionen Bokföring från kontoutdrag kan en stor del av företagets transaktionshändelser hanteras och bokföras helt automatiskt. Funktionen kan i dagsläget användas av kunder som har en koppling med Skatteverket, Handelsbanken, SEB, Danske Bank, Swedbank och Sparbankerna, Nordea, Länsförsäkringar Bank, Sparbanken Syd eller Ekobanken.  Kom igång redan idag genom att aktivera funktionen direkt i Fortnox! Detta görs antingen under Leverantörsfakturor - Utbetalningar eller Fakturering - Inbetalningar.  När Bokföring från kontoutdrag är aktiverat kommer dina in- och utbetalningar att dyka upp under det nya menyvalet Transaktioner.  Obs! Har du i dagsläget ingen koppling till Skatteverket eller din bank kan du läsa mer om hur du aktiverar det här:  Koppla Fortnox till din bank‍  Kom igång med skattekontot‍  Automatisk bokföring Fortnox kommer automatiskt att bokföra transaktioner som har en referens som motsvarar en unik matchning på löpnummer, fakturanummer, ert ordernummer, OCR och Leverantörsnamn på en kundfaktura eller leverantörsfaktura, samt där summan på transaktionen motsvarar saldot för aktuell faktura. Detta sker under menyvalet Transaktioner. Direkt när du klickar dig in under Meny-Transaktioner får du en överblick över hur många transaktioner som har bokförts automatiskt den senaste månaden. För de transaktioner som inte matchar med en faktura eller  befintligt verifikat, rekommenderar vi dig att skapa Regelverk, som möjliggör en automatiserad hantering även för dessa typer av transaktioner. Ett regelverk innebär att du kan skapa förutsättningar för hur transaktioner ska hanteras och bokföras med hjälp av olika parametrar, gränser och konton. Läs mer om regelverk längre ner i detta avsnitt. Så här går det till: 1. Fortnox får transaktionerna från banken och/eller Skatteverket. 2. Transaktionerna läses in i ditt företag och matchas med hjälp av referenserna som återrapporteras. 3. Fortnox bokför automatiskt de transaktioner som hittar en unik matchning på kund- eller leverantörsfaktura, belopp och datum eller Regelverk.   4. Företagaren/konsulten hanterar de transaktioner Fortnox inte kunnat bokföra automatiskt. Hantera transaktioner Om Fortnox inte helt säkert kan avgöra hur transaktionen ska bokföras kommer den att hamna i din “att göra-lista”. Här visas såväl inbetalningar som utbetalningar. Du behöver här ta ställning till hur varje transaktion ska hanteras och har tre olika sätt att välja mellan. Du kan välja att manuellt koppla transaktionen till antingen en faktura eller ett befintligt verifikat, alternativt kan du skapa ett nytt verifikat. Därmed behöver alla transaktioner hanteras via ett av hanteringssätten. Anledningen till detta är att ditt företags bokföring och skatt- eller bankkonto ska stämma överens. Allt som har hänt på ditt skatt- eller bankkonto behöver hanteras i Fortnox. Läs mer om de olika hanteringssätten nedan:  Koppla mot faktura‍  För de transaktioner som som ska kopplas mot kund- eller leverantörsfaktura.  Skapa verifikat För de transaktioner som inte är bokförda och ska skapas nytt verifikat för. ‍ Koppla verifikat‍  För de transaktioner som redan är bokförda.   Hantering av rot/rut inbetalningar För transaktioner som avser inbetalningar från Skatteverket för beviljad rot-/rutansökan. ‍  Regelverk för automatisk bokföring‍  För de transaktioner som önskas automatiseras, men inte matchar en faktura eller befintligt verifikat.  Ignorera transaktion För de transaktioner som inte ska hanteras och kopplas ihop med din bokföring.  Masshantera transaktioner Masshantera är ett hjälpmedel som underlättar när du har flera liknande transaktioner som ska hanteras på ett och samma sätt. Masshantera ger dig möjlighet att markera flertalet transaktioner i din “Att göra-lista“, därefter kan du hantera allihop på en gång i ett och samma hanteringssätt. Initialt erbjuds hanteringssättet Koppla verifikat och Skapa verifikat. Läs mer här: Masshantering i Bokföring från kontoutdrag‍  Historik För att ha full kontroll på alla transaktioner som genomförts på ditt transaktionskonto klickar du på Historik. Här ser du alla transaktioner, såväl automatiskt som manuellt bokförda.  Läs mer här: Historik‍  Inställningar och Behörigheter  Under Inställningar i Bokföring från kontoutdrag kan du själv välja hur dina transaktioner ska hanteras. Du hittar inställningarna genom att klicka på kugghjulet uppe till höger i vyn Transaktioner.  Läs mer här: Inställningar och behörigheter - Bokföring från kontoutdrag‍  Valuta och valutakonto Du som arbetar med annan valuta och valutakonton i samband med Bokföring från kontoutdrag,  läs mer här: Valuta och valutakonto Fortnox Finans Du som skickar fakturor via Fortnox Finans kommer de hanteras till största del per automatik. Läs mer här: Fortnox Finans i Bokföring från kontoutdrag‍  Digital Byrå Du som arbetar i Digital byrå har möjlighet att få pling när det finns händelser att hantera under Transaktioner.  Läs mer här: Digital byrå i Bokföring från kontoutdrag‍  Kortkommando Kortkommando innebär att du inte behöver använda muspekaren för att klicka på knappar som exempelvis Bokför eller Koppla. Istället använder du dig av ditt tangentbord och håller ner olika tangenter för att en transaktion ska bokföras eller att en rad ska läggas till.  Genom att använda kortkommandon kommer du kunna spara tid och arbeta mer effektivt i transaktionsvyn. Nedan finner du samtliga kortkommandon i Bokföring från kontoutdrag just nu: - Bokför/Koppla transaktion: Alt + B  - Lägg till rad vid Skapa verifikat: Alt + N - Öppna Koppla underlag vid Skapa verifikat: Alt + Pil vänster - Koppla underlag vid Skapa verifikat: Alt + K 

Instruktion för att avsluta en kund i BLa Om ett företag ska byta redovisningssystem/byrå/avslutas i BLa följer du dessa steg: 1. AVSLUTA E-FAKTURA TJÄNSTEN Har kunden haft e-faktura aktivt behöver det avslutas, både i BLa och ev i appen/Lundify. BLa: Gå till arkiv-företagsuppgifter-fakturering-EFH elektroniskfakturahantering Ändra inställnignar; Skicka e-faktura Avaktiverad Ta emot e-faktura Avaktiverad Klicka på registrering och bekräfta med OK Appen/lundify: Kopplas bort automatiskt när man arkiverar företaget, dröjer arkivering behöver den kopplas bort manuellt nu. 2. AVSLUTA ALLT I APPEN Avsluta ev integrationer, app-paket samt radera alla användare. 3. EXPORTERA BOKFÖRING Exportera SIE-fil för varje räkenskapsår. Arkiv → Export → SIE (Bokföring) → Välj räkenskapsår (1 SIE-fil per räkenskapsår) → Exportera → Spara som SIE. 4. TA UT LISTOR Leverantörsfakturor; Leverantörsreskontra-utskrift-historik-lista över inkomna fakturor Fakturakopior; fakturering → fakturautskift → kopia  Skickade fakturor; fakturering→ historik → lista över producerade fakturor Kundreskontralista;  Fakturering → Reskontralista → Bocka i "Förhandsgranska utskriften" → OK → Klicka på excel-ikonen → Spara excel-fil → Excel fil sparas ner på datorn Leverantörsreskontralista; Leverantörsreskontra → Reskontralista → Bocka i "Förhandsgranska utskriften" → OK → Klicka på excel-ikonen → Spara excel-fil → Excel fil sparas ner på datorn 5. TA UT EV. REGISTER- (enbart om det behövs/önskas) Kundregister (.txt format) Arkiv → Export → Register → Kunder → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil Leverantörsregister (.txt format) Arkiv → Export → Register → Leverantörer → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil Artikelregister (.txt format) Arkiv → Export → Register → Artiklar → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil Anläggningsregister (excel) Bokföring → Anläggningsregister → Register → Artiklar → Nya Formatet →   6. LADDA NER BILDFILER Gå in under Arkiv - Systemunderhåll - Rutinkod och ange koden: Allbildfilerdownload Klicka på OK Därefter får du upp en ruta, där du under Tabell anger något av nedan tre koder, samt vilket datumintervall du önskar. Klicka på OK. LevFakt = dokument kopplade i leverantörsreskontran VerHuv = dokument kopplade till verifikationer KundFakt = dokument kopplade i kundreskontran   Därefter laddas filerna ner, det kan ta en stund beroende på hur många det är. När filerna är nerladdade hittar du dem enklast via: Hjälp - Information och klicka på företagsnamnet som är grönmarkerat. Klicka på Utforska längst ner till vänster, och därefter Bildfiler. Filerna ligger kvar i mappen tills man loggar ut från kunden i BLa, så man behöver kopiera/spara ner dem direkt.