Instruktion kring tidrapportering 2026

Allmänna principer

Så långt det är möjligt ska tid registreras i direkt anslutning till härrörd arbetsuppgift utan fördröjning eller sidoskapat rapporteringssystem. Det innebär att tidrapporteringsprogrammet ska startas upp vid arbetsdagens början och vara aktivt under hela arbetsdagen. 

• All arbetad tid ska registreras så detaljerat som möjligt varje dag.
• Tiden rapporteras i hela kvartar
• Tidsrapporteringen ska spegla den faktiska arbetade tiden och aktiviteter som utförts.

Debiterbartid och interntid – vad är vad?

Debiterbar tid

• All tid knuten till specifika kunduppdrag
• Debiterbar tid kan både innefatta fakturerbar tid och icke fakturerbar tid.

Interntid

• Interna möten och avstämningar
• Utbildning, introduktion och kompetensutveckling
• Intern E-posthantering och administrativ tid
• Handledning och support till kollegor
• Generella teknisk störning
• Gruppstärkande aktiviteter, friskvård och fika
• Icke kundspecifik kvalitetssäkring

Den interna tiden innefattar arbete som inte går att härleda till en specifik kund utan som rör intern administration, kommunikation och utbildning.  

Användning av olika typer av projekt

All debiterbar tid är knuten till specifika kunduppdrag och kan rapporteras på projekt för löpande redovisning/löpande redovisning årare, Bokslut, Deklaration, Löner/Löner Extra, Rådgivning eller Kvalitetsprojekt.  

• Löpande redovisning
  Används för nedlagd tid på kund rörande löpande bokföringen och förvaltning. Projektåret sträcker sig från 1 februari-31 januari. Exempel: Januari 2026 rapporteras nedlagd tid på löpande redovisning 2025. 
  
  Här nedan följer några arbetsuppgifter som vanligt upplevs svåra att ta betalt för men som skall bekostas av kund och rapporteras inom kundens löpande projekt. 
  
  • Skapa eller uppdatera Uppdragsavtal 
    Upprättande av uppdragsavtal vid ingående av ett nytt uppdrag samt uppdateringar utifrån ändringar i uppdraget är en del av kundens uppdrag och tid ska bekostas av kund. 
  • Skapa eller uppdatera Uppdragsbeskrivningar 
    Uppdateringar i byråstöd/ändring av uppdragsbeskrivning pga. ändrade förutsättningar i uppdraget är en del av kundens uppdrag och tid ska belasta kund.
    
    Undantag! Om vi gör uppdragsbeskrivningar på kunder som vi haft under lång tid och som borde gjorts vid intag av uppdraget bör vi vara försiktigare med att tid ska belasta kund. I dessa fall kan tiden rapporteras helt eller delvis på kundens kvalitetsprojekt. 
    
    
  • Flytt och inställningar till nya system 
    Byte av ekonomisystem, försystem, integrationer och inställningsjusteringar som initierats av kunden är en del av kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Även uppsättning av nya lösningar och integrationer som förenklar eller underlättar kundens uppdrag och sparar tid åt kunden på sikt ska räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund. 
    
    Undantag! Om vi initierar ett byte av system som kunden inte kan påverka, styra eller har önskat och det tidigare inte för kunden funnits ett skäl till byte ska den tiden räknas som att vara utanför uppdraget och tid ska inte belasta kund.
    
    
  • Uppstartstid för nya medarbetare/osäkerhet/tidsspill 
    Om man fastnar i arbetsuppgifter pga kunskapsbrist eller tidsödande avbrott i arbetet så ska det inte räknas till uppdraget och tid ska inte belasta kund. Tid rapporteras på kunduppdraget med justering av den fakturerbara tiden enligt nedanstående bild.
    
    Anledningar till detta kan vara:
    • Ny medarbetare
    • Ny på uppdrag 
    • Tidsödande avbrott i form av koncentration, samtal med kollegor etc.  
    • Osäkerhet
    • Kunskapsbrist

Om arbetsuppgifter inom uppdraget tar längre tid är "normalt" pga. ändringar eller nya moment i uppdraget som är initierat av kunden eller annan faktor som vi ej kan påverka ska det räknas som en del av uppdraget och tid belasta kund.  

• • Uppkomna fel och differenser  
    • Fel uppkomna pågrund av kund
      Fel eller differenser som uppstått pga. kunden själv strulat, inte lämnat in rätt underlag, tillhandahållt felaktig information eller system ska räknas till kunduppdraget och tid ska belasta kund.
    • Fel uppkomna på grund av oss
      Om medarbetaren själv eller en kollega gjort misstag som kräver utredning, rättningar och/eller extra avstämningar som uppstår av kunskapsbrist eller mänskliga faktorn som slarv, trötthet eller ouppmärksamhet ska tiden inte räknas som en del av kundens uppdrag och tid ska ej belasta kund.
      
      
  • Förberedelser av nya filformat, ändringar på bank etc. 
    Ändringar i filformat är inget vi kan påverka och därmed ska det räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Det kan handla om ISO-filer, SIE-inläsningar, ändringar i rapporteringskrav.
  • Kundspecifik informationsinhämtning/förberedelser kundmöten
    Väldig kundspecifik informationinhämtning eller förändringar i regelverk som vi behöver utreda hur kunden påverkas av ska kunden betala för, exempelvis nya 3:12 reglerna.
    
    Även förberedelser inför rådgivningsmöte/bokslutsmöte är tid som räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund.
    
    Handlar det om mer generell kunskap som en konsult förväntas ha kunskap om ska det inte räknas till kundens uppdrag och tid ska ej belasta kund. I dessa fall används tidskod internutbildning. Ta hjälp av kollega om du upplever den här avvägningen svår. 
    
    
  • Kundkontakt och möten
    Mejl, telefonsamtal, förbokade/spontana möten eller annan kontakt med kunden, kundens leverantörer eller samarbetspartners ska räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Detta innefattar även påminnelser, inhämtning, sortering och granskning och sammanställning av material. 
    
    Kundmöten ska ses som en del av kundens uppdrag och tid inkl. förberedelser och sammanfattning ska belasta kund.
    
    Om vi väljer att ha fler personer med på mötena pga kunskaps/utbildningsskäl exempelvis när en löpande handläggare deltar på bokslutsmöte eller när vi är fler som deltar för stöttning av kollega så ska endast tiden för en konsult belasta kunden och den andra personens tid sättas på kundens kvalitétsprojekt. 

• • Förberedande bokslutsarbete
    Avstämningar och nedsparande av underlag görs i samband med löpande arbete och ska i regel inte generera mycket extra tid. Lite extra tid uppkommer i samband med bokslutsmånad. Förberedande bokslutsarbete är en del av kundens uppdrag och tid ska belasta kund. 
    
    
  • Tekniska problem som vi inte kan styra
    Tekniska problem som uppstår i programvaror eller tjänster som vi inte står för ska räknas till kundens uppdrag och tid ska belasta kund. Det kan röra tekniska fel hos FORA, Skatteverket, Bolagsverket.
    Tips! Vid uppkomna fel behöver vi försöka göra andra saker emellan för att inte "tappa tiden". 
    
    
• Bokslut
  Används för nedlagd tid på respektive kund rörande boksluts och deklarationsarbete. Projektåret rör det verksamhetsår som bokslutet berör. 
• Deklaration
  Används för nedlagd tid på respektive kund i de fall deklaration inte kan rapporteras inom bokslutsprojektet. Vanligtvis i de fall deklaration inte kan lämnas i samband med bokslut eller när det rör delägare. 
• Löner
  Används för nedlagd tid på respektive kund rörande löner och personalhantering som sköts utanför redovisningsuppdraget av löneavdelningen. Projektårer sträcker sig från 1 januari-31 december. Exempel: Januari 2026 så rapporteras nedlagd tid på löner 2026. 
• Löpande redovisning årare
  Används för nedlagd tid på respektive kund rörande löpande bokföring för årskunder som inte sköts löpande under året. 
• Kvalitétsprojekt
  Används för nedlagd tid på respektive kund rörande handledning, rättningar, överlämningar samt inställningar eller uppstart av programvaror som vi initierat som exempelvis systembyte till Fortnox. 
  • Hantering av uppkomna fel i redovisningen beroende på misstag av våra system, personal eller arbetsprocesser. 
  • Projektspecifik handledning och/eller överlämning mellan kollegor. 
  • Kontroll av rapporter till nyanställda/juniora kollegor ska inte belasta kunden och läggs istället på kundens kvalitétsprojekt. 

Exempel:

• • Svea Karlsson AB har köpt in ett nytt kassasystem och jag blir osäker på om det blir rätt i bokföringen, kan du hjälpa mig att kolla? - Den som hjälper rapporterar på Svea Karlsson AB Kvalitetsprojekt, den som frågar om hjälp rapporterar på kundens löpandeprojekt. 
  • Kalle Kula AB har bytt bil i företaget och jag har beräknat ett nytt förmånsvärde men jag är osäker på om jag gjort rätt, kan du hjälpa mig att se så allt stämmer? - Den som hjälper rapporterar på Kalle Kula AB Kvalitetsprojekt, den som frågar om hjälp rapporterar på kundens löpandeprojekt. 
    
    
• Rådgivning
  Används för nedlagd tid på respektive kund rörande enstaka rådgivningsfrågor som ligger utanför den löpande bokföringen eller bokslutet. Det kan handla om rådgivning kring förvärv, köp, bolagsbildning, investeringskalkyler exempelvis. 

Användning av olika typer av interntid

• Administration och kvalitetsarbete
  Används för intern administration såsom interna mejl, besvara enkäter evity, förberedelser inför medarbetarsamtal, genomgång av tidrapporter etc. 
  • Intern administration som att läsa/skicka interna mejl, läsa VD månadsbrev eller uppdateringar i system som Blikk eller Byråstöd tidsregistreras som tidskoden "admin/kvalitetssäkring"
• Tekniska problem 
  Används för tekniska problem knuten till våra system och datorer. Det kan handla om att datorn hängt sig, att program som vi valt (Fortnox/BL/Verified/Crona/Visma) inte fungerar. Men också problem med hårdvara som kräver omstart av datorer, strul med uppkoppling, tangentbord, skrivare etc. 
  • Systemfel och problem utanför kunduppdrag
    Tid som genereras av systemfel och problem som beror på vår programvara. Uppdatering av programvaror, installationer, samtal med IT och eller programsupport, författande av mejl/ärende till support, driftsstörningar eller annat strul med programvara eller applikationer ska rapporteras på interntidskoden Teknisk störning.
• Aktivitet/Fika 
  Används för nedlagd tid på gemensam fika på kontoret samt veckovis gemensam träning (träningslust torsdagar), går ej att använda till att jobba in/sluta tidigare/göra ärenden. 
• Friskvård 
  Används för nedlagd tid på egen friskvårdstid under arbetstid. Träningen på pace varannan vecka kan användas till denna friskvårdstid men även egen träning så länge den sker under arbetstid. 
• Möte 
  Används för nedlagd tid på interna möten (löpandegrupp, bokslutsgrupp, arbetsteam, personalmöten, medarbetarsamtal) 
• Utbildning 
  Används för nedlagd tid + förberedelser inför ledarledd utbildning. När det finns behov av restid inkluderas den även i utbildningstiden. För utbildning iform av läsning på Skatteverket, nyhetsbrev, Forum etc. används istället tidskoden internutbildning. 
• Internutbildning 
  Används för nedlagd tid av kunskapshöjande arbetsuppgifter utanför ledarledd utbildning. Det handlar om kunskap som inhämtas genom nyhetsbrev, hemsidor, frågeservice, srf, tidningar och hemsidor etc. 
  • Jag behöver hjälp att veta hur jag ska tänka när jag beräknar förmånsvärde för leasingbilar? - Rapportera som intern handledning/internutbildning 
  • Jag behöver lära mig hur jag använder avstämningsfunktionen i Fortnox, kan du hjälpa mig? - Rapportera som intern handledning/internutbildning
• Handledning 
  Används för nedlagd tid av handledning, upplärning och support till kollegor som inte är kundspecifik.
  
  • Det finns en skillnad mellan intern handledning och handledning som sker inom ramen för kvalitetsprojekt. Rör det handledning knutet till en specifik kund ska tiden rapporteras på den aktuella kundens kvalitetsprojekt. Rör det handledning knutet till generell kunskap ska den som handleder rapportera på interntidskoden "Handledning" och den som tar emot kunskap rapportera på interntidskoden "Internutbildning"
• VD/Admin (Denna tidskod används endast av Maja/Louise) 

Uppstartskostnad/Bolagsbildning 

För nya kunder tar vi från 2026 en fast uppstartskostnad på 5000 kr + moms för befintliga bolag och 6000 kr + moms för bolag som vi hjälper till att bilda (registeringsavgiften till bolagsverket ligger utanför på 2400 kr) 

I denna uppstartskostnad räknas följande tid räknas in:

• Upprättande av första kundkännedomskontroll 0,5-1 h
• Upprättande av uppdragsavtal 0,25-1 h
• Uppläggning av uppgifter i Blikk och Byråstöd 0,25-1 h
• Skapande av kundmapp i G: 0,25 h
• Grundinställningar och uppläggning i Fortnox/BL 0,25-1,25 h
• Uppstartsmöte med kunden 1 h
• Uppläggning och registrering av behörigheter på Bank/Skatteverket/Fora/Collectum 0,25-0,5 h
  total tid 2,75-6 h
• Registrering hos Skatteverket/Bolagsverket/Verksamt 0,25-1 h