Guide för att flytta en kund från BLa till Fortnox
Att förbereda innan:
- Kontakta BL-support för att avsluta e-faktura (obs att de ska avsluta både EDI och PEPPOL om bägge varit aktiva)
- Avsluta ev bankintegration samt andra integrationer (tänk på att det ev kan behöva avslutas på banken också, för att slippa onödiga kostnader)
- Avsluta appen licens, och ta bort alla användare där.
- Be kunden avsluta sin BLa licens om de har en egen sån
- Spara ner anläggningsregistret
- Ladda ner samtliga bildfiler i BLa Guide här
- Spara ner kopior av samtliga kundfakturor som ni önskar ha kvar. (dessa följer ej med över till Fortnox)
- Stäm av verifikationsserie, om man önskar konvertera så det hamnar "rätt" enligt Fortnox serier framåt.
Att förbereda i Fortnox:
- Lägg upp kunden, hoppa över räkenskapsår
- Aktivera digital brevlåda
- Aktivera integration Skattekonto
- Aktivera bankintegration
- Lägg in logga
- Bjud in ägare, men aktivera inte någon licens
- Lägg upp ev anställda
Notera att inget arbete får ske varken i Fortnox eller BL Administration från att exporten är gjord tills importen/alla inställningar är klar enligt nedan!
När du är redo för att flytta:
Tänk till om du vill ha med allt nedan, eller bara vissa delar. Alternativt se till att arkivera gamla kunder/leverantörer osv i BLa innan exportering så du bara tar med dig aktuell data.
Notera: Vid konvertering av reskontra läses enbart totalbeloppet från fakturorna, inga artikel- eller konteringsrader följer med. Vi avråder dig därför att konvertera din reskontra om du jobbar enligt kontantmetoden.
Material som kan tas ut från BLa:
- SIE 4-filer från alla år som du vill flytta över till Fortnox
Arkiv → Export → SIE (Bokföring) → Välj räkenskapsår (1 SIE-fil per räkenskapsår) → Exportera → Spara som SIE.
- Kundregister (.txt format)
Arkiv → Export → Register → Kunder → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil
- Leverantörsregister (.txt format)
Arkiv → Export → Register → Leverantörer → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil
- Artikelregister (.txt format)
Arkiv → Export → Register → Artiklar → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil
- Kundreskontralista på obetalda fakturor (.xls format)
Fakturering → Reskontralista → Bocka i "Förhandsgranska utskriften" → OK → Klicka på excel-ikonen → Spara excel-fil → Excel fil sparas ner på datorn
- Leverantörsreskontralista på obetalda leverantörsfakturor (.xls format)
Leverantörsreskontra → Reskontralista → Bocka i "Förhandsgranska utskriften" → OK → Klicka på excel-ikonen → Spara excel-fil → Excel fil sparas ner på datorn
Eftersom vi enbart läser in totalbeloppet på fakturorna blir inte delbetalningar korrekt registrerade vid importen. För att hantera delbetalda fakturor kommer man i Fortnox att behöva skapa en ny betalning på den delbetalda fakturan. Stryk därefter sedan raderna på den nya betalningen. Detta görs för att ej bokföringen ska påverkas, men fakturans saldo justeras till det korrekta.
När konverteringen är klar:
- Betalspärra ev pågående betalningar, så fakturor ej blir dubbelbetalda.
- Skapa räkenskapsår, om det ej blivit upplagt iom konverteringen.
- Ställ in korrekt startnummer på nästa kundfaktura/leverantörsfaktura (inställningar/leverantörsfakturor/nummerserier och OCR)
- Stäm av verifikationsserierna så de är korrekta (inställningar/bokföring/verifikationsserier)
Först nu är det okej att börja jobba i Fortnox, och aktivera ev samarbetspaket på kunden.
Sista steget:
- Lägg in ev anläggningsregister manuellt
- Ställ in ev automatisk bokföring av ex Skattekonto mm
- När vi ser att allt är uppe, och korrekt- Arkivera kunden i BLa