Mall för mejlutskick till kunder om utlägg och vidarefakturering
Hej!
Om du gjort ett utlägg för en kunds räkning och när du köper en vara eller tjänst för annans räkning så finns vissa regelverk att följa om varan eller tjänsten ska vidarefaktureras.
Om du gör ett utlägg för en kunds räkning som du fakturerar kunden ska du inte ta ut moms. Ett utlägg måste uppfylla följande villkor för att vara gällande:
- Kunden ska själv ha betalningsansvar till leverantören
- Du får inte göra några vinstpålägg
- Beloppet ska behandlas som ett utlägg i din bokföring
På ett utlägg får ingående moms inte dras av även om din kund kan ha avdragsrätt. En fakturakopia bör därför bifogas när kostnaden faktureras till din kund.
Om du köper en vara eller en tjänst för att sälja vidare, behöver du själv bokföra inköpet. Du får dra av moms och ska sedan redovisa moms på försäljningen.
Skatteverket menar att det slutliga betalningsansvaret är avgörande för om det ska hanteras som en icke beskattningsbar transaktion utlägg eller vidarefakturering.
Exempel utlägg och vidarefakturering:
- En konsult (leverantör) av utbildningstjänster ska fakturera kostnader för exempelvis resor och boende i samband med försäljning av en utbildningstjänst till sin kund.
- Kostnader för flygbiljetter och hotell är kostnader underordnade konsultens tillhandahållna tjänst, dvs de är enbart kostnadskomponenter i tillhandahållandet av utbildningstjänsten. Därmed är det samma momssats på allt som faktureras för denna tjänst, även den del som ska täcka konsultens kostnader för flyg och hotell.
- Om kunden däremot beställt en flygresa och hotellövernattning ska dessa tjänster vidarefaktureras med just den/de momssatser som gäller för flygresan respektive hotellövernattningen.
- Och skulle det rent av vara kundens egen kostnad, till exempel en flygresa och hotellövernattning för en av kundens anställda – och som konsulten (leverantören) bara gjort ett utlägg för, skulle konsulten hantera detta som en fordran på kunden. Konsulten fakturerar i så fall utan moms och skickar med en kopia av originalfakturan/kvittot till kunden så att denne kan lyfta ingående moms enligt dessa underlag.