Drickshantering

Varför gör vi detta? 
För att leva upp till redovisningsprincipen REX 140 Redovisningskvalitet är det centralt att säkerställa att drickshanteringen redovisas korrekt och i enlighet med gällande regler. Hanteringen av dricks har flera dimensioner – från bokföring och beskattning till att säkerställa att ansvarsfördelningen mellan arbetsgivare, anställda och redovisningskonsulten är tydlig.

Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska våra arbetsrutiner säkerställa att insamlad och fördelad dricks dokumenteras korrekt. Vidare betonar REX 435 Rimlighetsbedömningar vikten av att granska och validera de underlag som kunden lämnar, såsom fördelningslistor och dokumentation, för att undvika fel i redovisningen. Genom att upprätta tydliga rutiner och kommunicera regelverket till våra kunder bidrar vi till en korrekt hantering som stärker förtroendet för redovisningen.

Vad händer om vi inte följer rutinen?
Om drickshanteringen inte följer gällande regelverk riskerar vi att bryta mot skatte- och bokföringslagar, vilket kan leda till skadeståndsanspråk, förtroendeförlust och, i värsta fall, rättsliga konsekvenser. Om arbetsgivaren hanterar dricks som lön men inte redovisar den korrekt kan företaget bli skyldigt att betala retroaktiva arbetsgivaravgifter och skattetillägg.

Enligt REX 140 Redovisningskvalitet skulle en bristande hantering även påverka kvaliteten och trovärdigheten i den ekonomiska rapporteringen. Om redovisningskonsulten inte säkerställer korrekt dokumentation enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring och SALK 240 Lönekonsultens dokumentation, kan det uppstå svårigheter vid granskningar eller revisioner, vilket skadar relationen med kunden och riskerar vårt rykte som professionella redovisningskonsulter.

Vad ligger till grund för rutinen?
Grunden är att dricks är en skattepliktig ersättning för arbete men ansvaret för att ta upp det i sin inkomstdeklaration ligger hos mottagaren av dricksen under förutsättning att dricksen mottagits från kunden direkt till mottagaren alternativt att dricksen samlas in och fördelas av personalen. 

Om dricksen samlas in av arbetsgivaren som sedan fördelar den efter eget bestämmande till olika anställda bör ersättningen anses ha kommit från arbetsgivaren – inte från kunden. Den ska då betraktas som inkomst för företaget och som vanlig lön vid fördelningen till de anställda, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter som vanligt.

Det saknar betydelse om dricks lämnas kontant eller genom ett extra belopp vid betalning med kontokort eller på annat elektroniskt sätt. Så länge det är personalen som får ta hand om dricksen och fördela den själv ska den inte räknas som ersättning från arbetsgivaren.

Dricks som lämnas kontant från kunden direkt till mottagaren ska inte bokföras av arbetsgivaren. 
Om dricksen anges som ett extra belopp vid betalning med kontokort ska beloppet bokföras som skuld till personalen om det är personalen själv som bestämmer över fördelningen. När skulden regleras anser Skatteverket att företaget måste ha ett underlag i bokföringen som visar vilka personer som fått betalningen. Det är enligt Skatteverket inte tillräckligt att bara ange personalen som motpart.

Det är vanligt att personalen får ta kontanter ur kassan om dricks betalats med kontokort. Enligt Skatteverket ska företaget ändå bokföra extrabeloppen på kontokortsbetalningarna som skuld till personalen och upprätta ett underlag som visar vilka personer som fått betalningarna när skulden regleras, dvs när pengarna tas ur kassan. 

Företag som omfattas av krav på certifierade kassaregister ska registrera förändringar av växelkassan i kassaregistret. När personalen tar kontanter ur kassan motsvarande den dricks som angetts som extra vid kontokortsbetalning, ska detta därmed registreras i kassaregistret.

För företagsledare i aktiebolag ska dricks enligt Skatteverket hanteras på samma sätt som för övriga anställda i bolaget.

Om en enskild näringsidkare eller en delägare i ett handelsbolag själv får dricks ska beloppet tas upp som inkomst i näringsverksamheten oavsett om dricksen betalas kontant eller via kontokort. 

Det är ingen moms på frivillig dricks. Enligt Skatteverket omfattas sådan dricks inte av momslagen. 

Vad gör vi för att följa rutinen?

• Börja alltid med kunskapsinhämtning enligt grundläggande förhållningsregler 
• Sprid information enligt grundläggande förhållningsregler - informationsspridning 
• Om uppdragsgivare/kund hanterar dricks behöver vi upplysa kunden om de regler som gäller för hantering av dricks samt se till att reglerna tillämpas korrekt i redovisningen.
• Om kunden hanterar dricks så se till att upplysa kunden om de regler som gäller för hanteringen och utred tillsammans med kunden hur dricksen ska hanteras.
• Upprätta tillsammans med kunden en skriftlig rutinbeskrivning över hur dricks hanteras hur kunden och vilka underlag som det kräver att kunden lämnar till redovisningen.
  • Anpassa redovisningen så att de stämmer med kundens sätt att hantera dricks.
    • När dricks når mottagare direkt från betalande kund - I dessa fall ska transaktionen ej bokföras
    • När dricks samlas in och fördelas av personal - Insamlad dricks hanteras som en skuld i redovisningen. 
    • När reglering sker till anställda ska det finnas ett underlag som visar vilka som fått del av utbetalningen. I det fall dricksen fördelas av personalen själv ansvarar vi inte för att anställda till vår kund tar upp inkomsten i deras inkomstdeklaration.
    • När dricks samlas in och fördelas av arbetsgivare- Dricksen ska intäktsföras som en momsfri intäkt och utbetalningen till anställda ska hanteras som lön.
    • När dricks samlas in och fördelas ej - Dricksen ska intäktsföras som en momsfri intäkt.
• Om det inte fungerar, dvs man inte får de svar man behöver från kund eller att kunden inte lämnar in de underlag som krävs (t ex till vilka fördelningen av dricksen skett) för att vi ska kunna säkerställa att hanteringen blir korrekt bör uppdraget omprövas.
• Vid eventuell omprövning av uppdrag, börja med att informera bokslutsansvarig. Om ni bedömer att omprövning ska göras informeras VD och VD ansvarar för genomförande av omprövning. 

Grundläggande dokumentation:

• Spara skriftlig dokumentation över informationsdelning om gällande lagar och regelverk till kunden.
• Spara skriftlig dokumentation över ansvarsfördelning och överenskommelser med kunden.
• Vid osäkerhet, följ grundläggande förhållningsregler – beslutsvägar 

Läs mer 
•    Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
•    Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
•    Rex 330 Uppdragsavtal, REX s. 50
•    Rex 435 Rimlighetsbedömningar, REX s. 63
•    Salk 240 Lönekonsultens dokumentation, SALK s. 44
•    Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46
•    Salk 330 Uppdragsavtal och arbetsbeskrivningar, SALK s. 60

Externa länkar
•    Skatteverket: Drickshantering och beskattning. Läs mer här
•    Björn Lundén: Regler för hantering av dricks. Läs mer här.
•    Ekonomistyrningsverket (ESV): Bokföring av särskilda intäkter. Läs mer här.