Om vår kund hanterar kontanter i sin verksamhet behöver vi upplysa om vilka regler som gäller och se till att sätta rutiner för hur kunden ska göra sin avstämning av dagskassor dagligen och hur vi ska kunna följa att saldot på 1910 stämmer med verkligheten. Om det finns differenser mot Z-rapporten och ansvarar kunden för att redogöra vad differensen består av.
Varför gör vi detta?
Korrekt kontanthantering är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Kontanthantering är också i penningtvättshänseende en riskfaktor. Dagliga avstämningar av kassor säkerställer att alla transaktioner registreras korrekt och att differenser hanteras på ett sätt som skyddar både företagets ekonomi och redovisningens trovärdighet.
Genom att upprätta tydliga rutiner för kontanthantering och dagliga avstämningar enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring, minskar vi risken för avvikelser och bristande kassasaldo. Detta hjälper våra kunder att följa lagkrav och ger en tydlig spårbarhet i hanteringen av kontanter.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Bristande kontanthantering kan leda till fel i bokföringen, oredovisade intäkter och risk för skattemässiga påföljder. Om kassasaldot på konto 1910 Kassa inte stämmer med verkligheten försvårar det arbetet med att riskbedöma kontanthanteringen utifrån gällande penningtvättslagsstiftning samtidigt riskerar detta att skapa misstanke om bristande redovisning, vilket kan leda till förtroendeförlust och problem vid revision.
Vid allvarliga brister i kassarutiner riskerar företaget att inte uppfylla kraven i REX 140 Redovisningskvalitet, och redovisningen kan därmed påverkas negativt. Vid återkommande brister kan uppdraget behöva omprövas enligt REX 330 Uppdragsavtal, vilket kan påverka kundrelationen negativt.
Vad ligger till grund för rutinen?
Kunden ska dagligen göra ett dagsavslut i sin kassa och göra en avstämning av de poster som gått in som olika betalmetoder. Målsättningen är att inslag mot kort, Swish, kontanter och presentkort ska stämma med verkligenhet. Om det finns diffar behöver kunden notera vad det beror på så vi vet hur vi ska hantera redovisningen.
Vad gör vi för att följa rutinen?
- Upplys kunden om gällande regler för hantering av kontanter
- Kom överens med kunden om rutin kring hantering av kontanter
- Spara skriftlig rutinbeskrivning i Byråstöd.
- Tillhandahåll kunden mall för Excel-avstämning och informera kunden om hur mallen ska fyllas i. Mallen hittar du här
- Avstämningsfil ska kopplas till det sista verifikatet varje månad och sedan sparas ner i kundens årsakt flik 3 - Löpande avstämning.
Känner du dig osäker inför upprättande av rutin med kund, kontakta bokslutsansvarig för stöd.
Ifyllnad av mall:
- Notera dag för dag försäljning via kontanter
- Notera dag för bankning av kontanter vid behov
- Notera! Det är möjligt att använda mall som är anpassad efter kundens verksamhet men det är viktigt att säkerställa flödet av kontanter, dag för dag.
Om det förekommer avvikelser från Z-rapport så behöver fråga ställas till kunden. Kunden ansvarar alltid för att förklara differens. Redovisningskonsult ska aldrig ta egna beslut om avvikelser utan kunden ska alltid förstå vikten av rätt betalmetod.
Vid bristande kassarutiner hos kunden ska följande ske:
- Informera kunden om behovet av fungerade kassarutiner. Läs artikel för kundutskick här
- Vid fortsatta problem, kalla kunden till möte tillsammans med bokslutshandläggare
- Om kunden fortsätter med bristande kassarutiner är det grund för omprövning. Prata ihop dig med bokslutshandläggare och vid behov av omprövning informera VD, VD ansvarar för genomförande av omprövning.
Läs mer!
- Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s.25
- Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s.28
- Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s.38
- Rex 330 Uppdragsavtal, REX s.50
Externa länkar