Företag som har en nettoomsättning som normalt sett uppgår till högst 3 miljoner kronor får senarelägga bokföringen av ej kontanta transaktioner med högst 50 dagar efter utgången av det kvartal som affärshändelsen inträffade.
Att senarelägga bokföring på detta sätt kan bli problematiskt om bolaget också har kontrollbalansräkningsplikt. Lagen säger att man ska upprätta kontrollbalansräkning så snart man kan anta att egna kapitalet kan vara förbrukat. Någon exakt gräns finns inte.
Med detta som utgångspunkt ska bokföring av kunder med kvartalsmoms hanteras enligt nedan:
- Enskild näringsverksamhet kan alltid tillämpa senareläggning av bokföring eftersom det inte råder någon kontrollbalansräkningsplikt. Dessa kan bokföras och stämmas kvartalsvis.
- Om bokföringen är stor är det önskvärt att upprätta den varje månad för att vi ska få en jämnarbetsbelastning.
- Om kunden önskar rapporter månadsvis ska avstämningen såklart göras månadsvis.
- Aktiebolag där det är mest effektivt att bokföra kvartalsvis och där bolaget är stabilt och där vi inte kan anta att det egna kapitalet skulle kunna bli förbrukat kan bokföras kvartalsvis men avstämningarna ska göras månad för månad för att man ska kunna identifiera om en kontrollbalansräkning har uppstått. Dvs det ska finnas prickade rapporter för varje månad i flik 3 – årsakt, det innebär i praktiken att du gör tre avstämningar efter varje bokfört kvartal.
- Är bolaget inte stabilt och det finns risk att det egna kapitalet kan antas förbrukas så ska redovisningen upprättas månadsvis för att vi i rätt tid ska kunna upptäcka att kontrollbalansräkning behöver upprättas. Avstämningen görs också månadsvis.
- Skulle ett bolag hamna i kontrollbalansräkning behöver vi framåt upprätta redovisning varje månad och så snart som möjligt efter varje månadsavslut.
- Om det är svårt att bedöma om man vågar senarelägga bokföringen görs en avstämning mellan löpande handläggare och bokslutsansvarig.