Beräkna lönekrav
När vi lägger upp tjänsten beräkna lönekrav i Byråstöd ska vi framåt säkerställa att tjänsten endast läggs på bolaget och inte privatpersonen.
KU31
När vi lägger upp tjänsten KU31 i Byråstöd ska vi säkerställa att det alltid läggs på bolaget och inte privatpersonen. Kom ihåg! Lägg upp en ny KU-tjänst för varje utdelning man gör, och sätt slutdatum aktuellt inkomstår direkt vid uppläggning (dvs. att den enbart ligger aktiv om de har tagit en utdelning)
Louise kan hjälpa till att assistera vid uppläggning
Verksamhetsuppgifter
Utrymmet är begränsat, så här blir det mer generell information. Fält markerade med kryss nedan är information som ”plockas med” från register när vi lägger upp kunden.
(Om det sker förändringar kan man uppdatera denna info på kundkortets första sidan genom att klicka på knappen som heter ”Uppdatera”.)
Lägg gärna in på denna sida vilka hos oss som har behörighet på SKV, vi är nog inte konsekvens i vilket fält det är inlagt på kunder idag. Men förslagsvis under ”Övrig viktig info..” enligt skärmklipp nedan.
Bank: Ange vilken bank, samt vilka hos oss som har behörighet
Uppdrag
Se till att använda kommentarsfältet på de olika tjänsterna! Om någon plötsligt blir sjuk är detta superviktigt att det finns noteringar här.
Lägg in rutiner, viktig information, hur kommer mtrl in mm.
Kontakter
För att hålla ordning på alla kontaktpersoner som är relaterat till bolaget, använd fliken ”Kontakter” både för kontaktpersoner inom bolaget, men även externa såsom revisor, support för ev system, beställning av engagemangsbesked osv.
Dokument
Är det något mer ni vill lägga till, och utrymmet är för litet. Ladda upp ett dokument under fliken dokument!
Notera då gärna också på kundkortet under verksamhetsuppgifter/tjänsten att det finns ett dokument som beskriver mer utförligt.
Här ska även uppdragsavtalet finnas inlagda.
Läs utförlig instruktion om vad som anses vara "överlämningsbart skick" i Byråstöd här
Inkomstdeklarationer
När det kommit in inkomstdeklarationer från kunder ska det bockas in i byråstöd att material inkommit samt spara ner i kundens mapp. Är man osäker och vill ha hjälp hur man gör säg till Louise så assisterar hon.
Anståndsansökan för ink1 på samtliga privatpersoner skickas iväg i slutet av april och säkerställer att vi kan lämna in inkomstdeklarationer fram till juni. Det är upp till varje handläggare att säkerställa att det inte saknas någon företagsägare upplagd som privatperson i Byråstöd.
Översyn kundkännedom:
För att säkerställa att den årliga AML-kontrollen utförs, har finns en tjänst i byråstödet på samtliga kunder. Den heter ”Översyn kundkännedom”
Den kommer att dyka upp 1ggr/år på den som är klientansvarig, visas 30 dagar innan boklutsdatum och den ska vara gjord 30 dagar efter bokslutsdatum.
Louise har lagt upp tjänsten from 1juni 2024, så dyker det upp på någon kund som redan är gjord ska den bara klarmarkeras.
Återkoppling - avslutande bokslutsarbete
För att säkerställa att återkoppling från boksluts- till löpandehandläggare blir av och en naturlig del av bokslutsarbetet finns från 2025 en tjänst i Byråstöd som heter "Avslutande bokslutsarbete". Tjänsten ligger upplagd på alla aktiebolag med synlighetstid 90 dagar och följer samma deadline som årsredovisning. I de fall tjänsten ska läggas upp på enskilda firmor ansvarar varje bokslutshandläggare för att lägga upp tjänsten på de som är aktuella.
Team i byråstöd
Louise har fått frågan från ett av teamen om det går att lägga upp teamen i byråstödet. Och det går det, men inte riktigt på det sätt vi tror att handläggare skulle vilja att det fungerar.
Det finns Team 1-3 skapade i byråstödet, och fördelat alla Er medarbetare i rätt team. Nästa steg är att lägga till/koppla vilka kunder ni vill ska ingå i Ert team. I många fall är det olika handläggare på löpande/lön/bokslut, vilket gör att en kund kan ingå i flera olika team.
Och att koppla alla företag till rätt handläggare utifrån vad man gör på kunderna löpande/bokslut/lön osv är inte ett alternativ, det kommer inte att hjälpa er ett dugg..
Så det alternativ som finns är att lägga till alla löpande uppdrag i respektive rätt team, så ni under fliken bokföring snabbt kan få en överblick på ert teams bokföringsuppdrag. Varje team ska bestämma hur man helst vill bygga upp teamet för smidig hantering