Varför gör vi detta?
Att dokumentera kundkorrespondens är avgörande för att uppfylla redovisningsprinciperna REX 140 Redovisningskvalitet och REX 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler. Genom att spara kopior av viktig kommunikation säkerställs spårbarhet och transparens, vilket stärker kvaliteten på redovisningen och skyddar både företaget och kunden vid granskningar eller framtida tvister.
Enligt REX 230 Intern kvalitetssäkring ska rutiner finnas för att säkerställa att dokumentationen av kundärenden är komplett och korrekt. Detta hjälper oss att snabbt kunna visa vilka rekommendationer som getts och vad som avtalats med kunden.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Om vi inte dokumenterar kundkorrespondensen enligt rutinen kan följande konsekvenser uppstå:
Förlorad spårbarhet:
• Vid en granskning eller tvist kan vi inte styrka vad som överenskommits eller vilka rekommendationer som getts.
Försvagat kundförtroende:
• Kunden kan uppleva att vi saknar struktur och att deras ärenden inte hanteras professionellt.
Juridiska risker:
• Utan dokumentation kan vi inte skydda oss mot anklagelser om felaktig hantering.
Operativa risker vid personalbyten:
• Bristande dokumentation gör det svårt för en ny redovisningskonsult att få en fullständig bild av kundens ärenden.
Vad ligger till grund för rutinen?
För att säkerställa att vi vid behov kan ta fram och styrka kommunikation som vi har haft med våra uppdragsgivare/kunder rörande viktiga delar i uppdraget behöver vi spara ned kopia på sådan kommunikation i flik 7 årsakten.
Exempel på kundkommunikation som behöver sparas
Ett exempel skulle kunna vara att vi lyft frågan om man ska ha förmån på en bil som köpts in och kunden menar att bilen enbart ska användas i tjänstekörning, Då är det bra att vi kan visa vilka kriterier som finns och vad vi rekommenderar kunden att göra för att kunna styrka detta.
Vad gör vi för att följa rutinen?
• Spara ned exempelvis kopia på ett mejl, döp filen med datum och vad det handlar om.
• Om kommunikationen skett via telefon/personligen behöver man sammanställa informationen i ett mejl och gärna skicka en kopia till kund samtidigt som man kan spara ned infon.
o Tänk på! All kundkommunikation behöver såklart inte sparas ned, men sådant som kan vara viktigt att veta att vi ifrågasatt och sedan behöver styrkas.
Läs mer
• Rex 140 Redovisningskvalitet, REX s. 25
• Rex 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler, REX s. 28
• Rex 230 Intern kvalitetssäkring, REX s. 38
• Salk 220 Kvalitetssäkring av delprocesser och enskilda arbetsuppgifter, SALK s. 39
• Salk 250 Ärendehantering, SALK s. 46
Externa länkar
• Skatteverket: Dokumentation och spårbarhet i redovisning. Läs mer här.
• Björn Lundén: Hantering av kundärenden och dokumentation. Läs mer här.
• Ekonomistyrningsverket (ESV): Dokumentation vid redovisning och kundkommunikation. Läs mer här.