Varför gör vi detta?
Enligt Rex ska redovisningsuppdrag endast behållas när kunskapen om uppdragsförhållanden visar att tillämpliga lagar och regler samt relevanta yrkesetiska krav kommer att kunna uppföljas. En förutsättning är då att nödvändiga resurser i form av kompetens och tid som uppdraget kräver finns eller kan skaffas. Minst en gång per år och om något väsentligt i uppdraget ändras ska omprövning ske.
Vad händer om vi inte följer rutinen?
Om vi inte följer rutinen för omprövning finns risk att vi behåller uppdrag som vi inte har rätt tid eller kompetens för att sköta, vi hindrar möjligheten för att ta in uppdrag som bättre passar vår tid och kompetens, vi riskerar att utsätta vår verksamhet och personal för onödigt risktagande samt bär risk att vid granskning från SRF inte uppfylla de krav vi behöver för att följa rex.
Vad ligger till grund för rutinen?
Rex 315 Omprövning av uppdrag med tillhörande tillämpningsanvisningar ligger till grund för rutinen. Löpande utvärdering av uppdrag sker minst 1 gång årligen i samband med genomförande av AML-kontroll samt uppdatering av uppdragsavtal. Utöver det sker omprövning vid behov.
Frågeställningar som ska besvaras är:
- Följer vi relevanta lagar och regler inom uppdraget? Ja/Nej
- Finns det något som tyder på att lagar och regler inte följs korrekt av kunden? Ja/Nej
- Har kunden fått information om brister som inte rättats till eller förklarats på ett tillfredsställande sätt? Ja/Nej
- Fungerar kommunikationen med kunden på ett bra sätt?
- Har kunden vid flera tillfällen valt att inte följa gällande lagar och regler? Ja/Nej
- Kan vi möta kundens behov på ett effektivt och ändamålsenligt sätt? Ja/Nej
- Finns det tecken på att samarbetet kan bli problematiskt eller att kvaliteten på vårt arbete kan påverkas negativt? Ja/Nej
- Har vi, eller kan vi få, tillräcklig information om kundens verksamhet för att uppnå god kundkännedom? Ja/Nej
- Sköter kunden de överenskommelser som finns uppsatta i gällande uppdragsavtal? Ja/Nej
Vad gör vi för att följa rutinen?
- Löpande handläggare ansvarar för att årlig genomgång av ovanstående frågeställningar för att motivera fortsatt uppdrag i samband med AML-kontroll.
- Vid förändringar i uppdrag ansvarar löpande handläggare för att utvärdera ovanstående frågeställningar för att motivera fortsatt uppdrag eller eventuell omprövning.
- Vid ej fungerande rutiner, brister eller felaktigheter i uppdraget ansvarar löpande handläggare för att ta dialog med kund och söka lösningar på förbättring.
- Vid ej fungerande dialog ska bokslutshandläggare och löpande handläggare tillsammans titta på alternativa lösningar och i gemensam dialog med kunden söka lösningar till förbättring.
- Om det vid upprepade försök från löpande handläggare samt enstaka försök från löpande handläggare och bokslutshandläggare tillsammans inte går att finna lösningar för förbättring ska uppdraget lämnas till VD för formell omprövning.
Vid omprövning ska följande information delges VD:
- Exempel på information som delats till kunden med datum och antal där det framgår vilka problem som finns, hur ofta/mycket det uppstått och vilka förslag till lösningar vi lämnat
- Exempel på mejl eller telefonsamtal som skett mellan kunden och redovisningskonsult (både löpande handläggare och bokslutshandläggare)
- Information om redovisningskonsultens uppfattning om väg framåt och eventuell önskad tidsaspekt
Hur en omprövning går till
- VD sammanställer information från löpande handläggare och ev. bokslutshandläggare och skriver ett omprövningsbrev.
- Tillsammans med omprövningsbrevet lämnas checklista för omprövning (SRF mall) till kunden
- Omprövningschecklista samt omprövningsbrev mejlas till kunden med information om tidsfrist för åtgärd
- Vid behov ringer VD kunden och diskuterar frågan om omprövning.
- Vid behov kallas kunden till möte tillsammans med VD. (Löpande handläggare, bokslutshandläggare och lönekonsult kan vid behov delta på mötet, i andra fall kan ett förberedande möte ske mellan VD och personal.)
Läs mer
Rex 310 Antagande av uppdrag, REX s.42-44
Rex 315 Omprövning av uppdrag, REX s. 45-46
Rex 320 Kunskap om uppdragsgivarens verksamhet, REX s. 47-49