Allmänna principer
- All arbetad tid ska registreras dagligen och så detaljerat som möjligt.
- Tiden ska rapporteras i hela kvartar
- Tidsrapporteringen ska spegla den faktiska arbetade tiden och aktiviteter som utförts.
Debiterbartid och interntid – vad är vad?
Debiterbar tid
- All tid knuten till specifika kunduppdrag
- Debiterbar tid kan både innefatta fakturerbar tid och icke fakturerbar tid.
Interntid
- Interna möten och avstämningar
- Utbildning, introduktion och kompetensutveckling
- E-posthantering och administrativ tid
- Handledning och support till kollegor
- Generella teknisk störning
- Gruppstärkande aktiviteter, friskvård och fika
- Icke kundspecifik kvalitetssäkring
Den interna tiden innefattar arbete som inte går att härleda till en specifik kund utan som rör intern administration, kommunikation och utbildning.
Hur rapporteras tid?
För debiterbar tid så rapporteras all tid på kundspecifika projekt. För den interna tiden används i stället interna tidskoder. För att säkerställa tydlighet i tidsrapporteringen används följande tidskoder och projekt.
Debiterbar tid
Löpande projekt
Löpande arbete innefattar mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring löpande arbete, mottagande och hantering av material, bokföring, förvaltning, avstämningar, rapport till kund, deklarationer, betalningsuppdrag och förberedelser inför bokslutsarbete.
Löneprojekt
Löneuppdrag innefattar mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring löner, mottagande och hantering av material, Lönebesked, utbetalningar, löneadministration, kundspecifik lönerapportering och statistik.
Bokslutsprojekt
Bokslutsprojekt innefattar upprättande av bokslut, årsredovisning och bokslutsrapport till kund, mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring bokslut. Rapportering och eventuell avstämning med revisor.
Deklarationsprojekt
Deklarationsprojekt innefattar mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring inkomstdeklaration för ink1:or, genomgång och hantering av material, upprättande av inkomstdeklaration och bilagor, rapport till kund. Deklarationsprojekt används enbart för privatpersoners inkomstdeklaration och kan finns upplagt antingen på privatpersonen eller företaget som personen är knuten till. (Används då ej för företag/föreningars deklaration).
Nedanstående projekt planeras ej (skapas av administratör vid behov)
Extra löneprojekt
Extra löneprojekt innefattar tillfälliga/enstaka löner, extrautbetalningar, ej återkommande statistik eller rapportering.
Rådgivningsprojekt
Rådgivningsprojekt innefattar mejl, telefonsamtal eller övrig kundkorrenspondens kring enstaka/ej återkommande händelser såsom bolagsbildning, finansiering, investering och budget etcetera.
Kvalitetsprojekt – NY!
Kvalitetsprojekt innefattar hantering av uppkomna fel och korrigeringar, projektspecifik handledning, granskning och dubbelkontroll av arbete för kvalitetssäkring samt hantering av tekniska problem och kundrelaterade störningar. Kvalitetsprojekt innefattar även de "valbara" uppgifterna från checklista bokslutsförberedande arbetet + bokslut.
- Bokslutsförberedande arbete används tidsartikel Bokslut och Rådgivning
- Övrigt kvalitetsarbete används tidsartikel Ekonomikonsulttjänster
Interntid
Den interna tiden ska innefatta all arbetstid som inte rör kundspecifika projekt. Intern tid rapporteras enligt följande tidskoder.
Administration och kvalitetsarbete - NY!
Innefattar både intern administration såsom intern e-posthantering och telefonsamtal, resursplanering och kvalitetshöjande arbete såsom reflektion, förbättringsåtgärder i rutiner eller systeminställningar, granskning av tidigare utfört arbete för att undvika fel och misstag.
Aktivitet och Fika – Sammanslagen!
Innefattar gemensamma aktiviteter såsom fika, personalfester och aktiviteter, gemensam träning och kickoffer samt prova-på aktiviteter.
Friskvård
Innefattar individuellt uttag av friskvårdstid ensam eller i grupp. Varje medarbetare har avsatt tid för friskvård och nyttjar frivilligt tiden utifrån egen planering.
Handledning
Innefattar handledning, upplärning och support till kollegor som inte är kundspecifik.
Internutbildning
innefattar egen kompetensutveckling och icke ledarledda självstudier såsom informationssökning på webbplatser, läsning av artiklar och nyhetsbrev. Internutbildning kan också handla om att läsa dokumentation inför eller efter en lärarledd utbildning samt att ha tagit emot kunskap från en kollega.
Möte
innefattar planerade interna möten och avstämningar.
Teknisk störning - NY!
Tid som går åt till tekniska problem som påverkar arbetsförmågan såsom systemfel, uppdateringar och driftsstatus (exempel: BL-strul, systemuppdateringar, datorproblem)
Utbildning
Innefattar ledarledd utbildning både intern och extern som syftar till att höja kompetens hos en eller flera medarbetare. Den här typen av utbildning är ofta förbokad, sker i grupp eller individuellt och har en ledare. Det kan också innefatta förberedelse och genomförande av intern utbildning.
Riktlinjer för användning av tidskoder
Varje aktivitet ska rapporteras så specifikt som möjligt med en tidskod från listan ovan.
Minimera övrig tid: Tidskoden ”Övrig tid” ska endast användas om ingen annan tidskod är tillämplig och ska alltid innehålla en förklaring
Tid som ofta hamnar på övrig tid
Debiterbar tid
Nedanstående aktiviteter rapporteras vanligen som ”övrig tid” men bör i stället hamna på kundspecifika projekt.
Kundkorrenspondens och möten
Mejl, telefonsamtal, förbokade/spontana möten eller annan kontakt med kunden, kundens leverantörer eller samarbetspartners som rör det uppdrag vi utför åt kunden ska rapporteras på kundspecifika löpandeprojekt. Detta innefattar även påminnelser, inhämtning, sortering och granskning och sammanställning av material.
Vid kundmöten där vi väljer att delta fler än en person ska endast tiden för en person rapporteras på det kundspecifika löpande projektet, övriga deltagares tid rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet.
Fel och misstag i kunduppdrag
Tid som skapas utifrån att medarbetaren själv eller en kollega gjort misstag som kräver utredning, rättningar och/eller extra avstämningar. Det kan vara fel och misstag som uppstår av kunskapsbrist eller mänskliga faktorn som slarv, trötthet eller ouppmärksamhet. Denna tid ska rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet.
Handledning i kunduppdrag
Tid där en kollega lär, hjälper eller stöttar en annan kollega i specifika kunduppdrag ska rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet. Det kan antingen handla om tid för att besvara frågor, instruerat eller genomgång av återkoppling i syfte att höja kvalitén på vår leverans i specifika kunduppdrag.
Kvalitetssäkring i kunduppdrag
Tid som läggs för att höja kvalité på mitt eget eller en kollegas arbete i specifika kundprojekt, det kan innefatta avstämningar, överlämningar till/från kollega, förbättringsåtgärder i rutiner eller systeminställningar samt granskning av tidigare utfört arbete för att undvika fel och misstag ska rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet.
Systemfel och problem i kunduppdrag
Tid som genereras av fel som inte beror på mänskliga misstag. Systemfel och problem som beror på programvara som kunden valt eller tillhandahåller, Felsökning och identifiering av tekniska fel i specifika kunduppdrag ska rapporteras på det kundspecifika kvalitetsprojektet.
Interntid
Nedanstående tid rapporteras vanligen som ”övrig tid” men bör i stället hamna på andra interntidskoder.
Systemfel och problem utanför kunduppdrag
Tid som genereras av systemfel och problem som beror på vår programvara. Uppdatering av programvaror, installationer, samtal med IT och eller programsupport, författande av mejl/ärende till support, driftsstörningar eller annat strul med programvara eller applikationer ska rapporteras på interntidskoden Teknisk störning.
Administration och Kvalitetssäkring
Uppgifter som rör intern administration och kommunikation, genomgång av planering, resursfördelning, uppdatera kalender, läsa, skicka och besvara e-post och enkäter, dokumentation och efterlevnad av interna rutiner och arbetssätt. Det kan också röra sig om arbete för att höja kvalitén individuellt eller på gruppnivå såsom justeringar i rutiner och arbetssätt.
Avgränsningstips vid tidrapportering!
- Tidskoden "Övrig tid" används inte längre. Intern administration som att läsa/skicka interna mejl, läsa VD månadsbrev eller uppdateringar i system som Blikk eller Byråstöd tidsregistreras som tidskoden "admin/kvalitetssäkring"
- Fika och gemensamma aktiviteter registreras på interntidskoden "Fika/Aktivitet" medan intern administration såsom mejl, läsa VD månadsbrev etc. registeras på "Admin/kvalitetssäkring". Viktigt att hålla isär dessa då de resursplaneras och följs upp separat.
- Det finns en skillnad mellan intern handledning och handledning som sker inom ramen för kvalitetsprojekt. Rör det handledning knutet till en specifik kund ska tiden rapporteras på den aktuella kundens kvalitetsprojekt. Rör det handledning knutet till generell kunskap ska den som handleder rapportera på interntidskoden "Handledning" och den som tar emot kunskap rapportera på interntidskoden "Internutbildning"
- Förberedande bokslutsarbete bestående av "valbara uppgifter" från checklista förberedande bokslut + bokslut ska rapporteras på kundens kvalitetsprojekt med tidsartikel "Bokslut o Rådgivning". För övrig tid rapporterad på kvalitetsprojekt används tidsartikeln "Ekonomikonsulttjänster" (det är även standardinställningen). Se bild nedanför hur du väljer vilken tidsartikel som ska rapporteras. Tänk på att det är viktigt att särskilja kvalitetsarbete där grundtanken är att INTE fakturera ska rapporteras som Ekonomikonsulttjänster medan Förberedande bokslutsarbete där grundtanken är ATT fakturera som går ska rapporteras som Bokslut & Rådgivning.
- Exempel:
- Svea Karlsson AB har köpt in ett nytt kassasystem och jag blir osäker på om det blir rätt i bokföringen, kan du hjälpa mig att kolla? - Rapportera på Svea Karlsson AB Kvalitetsprojekt
- Kalle Kula AB har bytt bil i företaget och jag har beräknat ett nytt förmånsvärde men jag är osäker på om jag gjort rätt, kan du hjälpa mig att se så allt stämmer? - Rapportera på Kalle Kula AB Kvalitetsprojekt
- Jag behöver hjälp att veta hur jag ska tänka när jag beräknar förmånsvärde för leasingbilar? - Rapportera som intern handledning/internutbildning
- Jag behöver lära mig hur jag använder avstämningsfunktionen i Fortnox, kan du hjälpa mig? - Rapportera som intern handledning/internutbildning
Tidsplanering
Vårt mål är att 80 % av all arbetstid ska vara debiterbar tid. För att inte tappa kvalité i vårt arbete och samtidigt ha en hållbar arbetsmiljö planerar vi för att det också ska finnas utrymme för intern tid. Fördelningen av arbetstid för heltidsanställd personal planeras enligt följande och justeras utifrån varje medarbetares aktuella sysselsättningsgrad.
Arbetstid per år (2025): 2008 h
Bufferttid som ej planeras ut: 201 h
Planerad interntid: 361 h
Planerad debiterbar tid: 1446 h
Tidinstruktion i PDF finns också publicerad i Evity och går att ladda ner här