Frigjord tid blir värdefull när den används proaktivt
Tid som frigörs genom digitalisering och automatisering ska användas till kundrelationer, förbättringar eller nya möjligheter.
Inom dessa tre områden ska den frigjorda tiden användas:
- Starkare kundrelationer
- Förbättringar i samarbetet
- Nya möjligheter
För att hjälpa till att fundera kring vad det betyder rent konkret att arbeta proaktivt så har vi tagit fram en grundprincip i tre steg att luta sig mot när man ska fundera ut vad man ska lägga sin tid inom.
Här nedan följer exempel på hur principen kan användas
| Område | Upptäcka | Formulera | Komma till handling |
| Starkare kundrelationer | Jag får aldrig svar på mejl från min kund | Jag märker att du är svår att nå på mejl. Skulle det fungera bättre om vi väljer ett annat sätt att kommunicera? | Ge förslag till alternativ till kunden. |
| Starkare kundrelationer | Jag vet inte vad min kund gör för något. | Jag känner att jag har lite dålig koll på hur din verksamhet fungerar, vill du berätta mer? | Ge förslag på möte och lyssna på kunden eller genomför ett studiebesök |
| Starkare kundrelationer | Kunden tar det alltid som kritik när jag ber om underlag | Jag upplever att du ofta tolkar mina frågor som kritik, kan du berätta lite mer om hur du uppfattar vårt samarbete? | Ge förslag på att ändra rutinen som passar kundens kommunikationssätt. |
| Starkare kundrelationer | Kunden förstår inte ekonomirapporterna | Du får rapporter varje månad men jag vill säkerställa att du har nytta av dem. Vilka frågor om verksamheten skulle du helst vilja få svar på? | Vi kan välja ut tre nyckeltal som passar din verksamhet och ha ett kort samtal om vad de visar och vilka åtgärder du vill prioritera |
| Starkare kundrelationer | Kunden hör alltid av sig när något är bråttom. Vi får veta sent om förändringar. | Vi får ibland information om större förändringar redan efter besluten är fattade, vilka planer har du framåt där det skulle vara värdefullt att involvera oss tidigare? | Vi kan kanske lägga in ett kvartalsmöte där vi går igenom ekonomi, planer och kommande beslut. På så vis kan vi vara ute i lite bättre tid. |
| Förbättringar i samarbetet | Jag får manuellt stämma av bankkontot för det saknas bankintegration | Det skulle fungera mycket smidigare för både dig och mig om du inte behövde dela kontoutdrag med mig varje månad. | Jag kan hjälpa dig att förbereda för en bankintegration och så går vi igenom det tillsammans. |
| Förbättringar i samarbetet | Kassan som kunden använder går inte att integrera | Jag har märkt att den kassaleverantör som ni använder inte går att integrera till bokföringen. Vill du berätta vilka behov ni har att få ut av kassasystemet så kan vi kanske kolla på alternativ? | Ge förslag på byte av kassasystem. |
| Förbättringar i samarbetet | Kunden har många swishbetalningar som saknar koppling till kassa | Jag märker att det är många av dina kunder som använder swish som betalmedel, bör vi sätta upp en webbutik med försäljning direkt i kassa för de här försäljningarna? | Ge förslag på Swish-handelsavtal och kassasystem för det. |
| Förbättringar i samarbetet | Underlagen kommer sent trots att hanteringen är digital | Vi lägger båda tid på att leta efter underlag, jag tror att vi skulle kunna förenkla arbetet och vi tydliggjorde vem som gör vad, var brukar det fastna hos er? | Vi kan hålla en kort genomgång med er, sätta en rutin och följa upp efter månad för att se hur det känns. Ok? |
| Nya möjligheter | Kunden genomför ingen lönekartläggning | Hur fungerar det med lönekartläggning hos er? Har ni koll på lönetransparensdirektivet? | Kan vi hjälpa dig med att ta fram grunderna till lönekartläggningen så det går smidigare för dig att avsluta? |
| Nya möjligheter | Kostnader för underleverantörer har ökat för kunden med 200 %. | Jag ser att dina kostnader på konto xx har dragit iväg mycket de senaste tiden, har du funderat på att se över de här avtalen? | Ska jag hjälpa dig att analysera vilka underleverantörer som ökat mest i pris? |
| Nya möjligheter | Kunden har ökat med många anställda den senaste tiden | Jag märker att du växer och plötsligt har många fler anställda, ska vi kanske titta på att skapa en enklare rutin? | Erbjud kunden hjälp med att ta fram en policy eller rutin för löneunderlag. |
| Nya möjligheter | Kunden frågar ofta om det finns pengar till betalningar | Jag märker ofta att du behöver kontrollera om pengarna räcker till nästa månad, skulle det underlätta om du såg det tidigare? | Vi kan hjälpa dig ta fram en likviditetsprognos som vi tillsammans följer upp varje månad? |
| Nya möjligheter | Kunden nämner att arbetsbelastningen är hög | Du har nämnt att arbetsbelastningen varit hög nu ett tag, behöver ni anställa? Vad behöver du isåfall veta för att känna dig trygg med det beslutet? | Vi kan ta fram ett beslutsunderlag med beräknad kostnad och några olika scenarier för beläggning och intäkter. Sen går vi igenom hur det påverkar resultat och likviditet. |
Det viktiga är att vi utgår från ett upptäckt behov vi ser som sedan behöver bekräftas av kunden. Ibland räcker ett bättre samtal eller tydligare rutin. När ett större behov finns blir nästa steg ett avgränsat erbjudae med tydlig nytta, omfattning och pris.
Testa på någon av dina egna kunder:
- Välj 1 kund och fyll i:
- Jag har lagt märke till ...
- Det jag behöver fråga kunden för att förstå mer är...
- Om kunden bekräftar att behovet finns skule vi kunna hjälpa till med ...