Hej [kundens namn]!
Vi vill göra det enklare för dig att lämna underlag och samtidigt skapa en tryggare och effektivare hantering av ditt företags uppgifter. Därför går vi över till digital inlämning av material direkt i våra bokföringssystem.
Från och med [datum] ska underlag lämnas i den digitala lösning som vi kommer överens om för ditt företag. Då ersätter vi inlämning på papper och via mejl med inlämning direkt i systemet.
För dig innebär det:
-
Mindre administration. Allt registreras på ett ställe, utan separata papperslistor och mejlsammanställningar.
-
Bättre överblick. Underlaget blir lättare att följa upp och kontrollera inför varje bokföringsperiod.
-
Mindre dubbelarbete. När uppgifterna registreras direkt i systemet minskar behovet av manuell inmatning och kompletteringar.
-
Bättre förutsättningar att hålla nere kostnaderna. Mindre manuell hantering minskar tiden som behöver läggas på ekonomiadministration.
-
Tryggare hantering av personuppgifter. Uppgifterna samlas i en lösning med styrd åtkomst, vilket minskar behovet av att sprida dem på papper och i mejl.
Vi hjälper dig att komma igång med digital rapportering i [Björn Lundén eller Fortnox]. Du eller dina medarbetare laddar upp material, eller vidarebefordrar mejlen till den programspecifika mejladressen direkt in i systemet löpande, så att de finns samlade när det är dags för oss att hantera bokföringen.
Några tips på vägen:
- Skapa en fakturamejl som du tar emot alla fakturor till exempelvis "faktura@dittföretagsnamn.nu"
- Kontakta alla dina leverantörer och meddela att du framöver önskar att de skickar sina fakturor direkt till din fakturamejl
- Sätt upp en automatisk vidarebefordring från din fakturamejl till din digitala brevlåda i ekonomisystemet exempelvis bl.arkiv@1234.se eller lev.fortnox@1234.se
Du får hjälp genom övergången. Vi går gärna tillsammans igenom lösningen med dig så du känner dig trygg inför förändringen och vi kan också hjälpa dig att sätta upp de delar du känner dig osäker kring.
Vi ser fram emot att göra ditt företags ekonomi enklare tillsammans med dig!
Vänliga hälsningar