Årsakt

Årsakt

Enligt REX är vi skyldiga att dokumentera vårt dagliga arbete på våra kunder.
Samtliga kunder har en årsakt där vi spar ner dokument/underlag löpande, årsakten är tänkt som en dagbok- som vi kan överlämna till kunden efter avslutat räkenskapsår.
För varje nytt räkenskapsår, så skapar vi en ny årsakt.
Nedan finns en sammafattning/guide på rutinen kring Årsakten.

Mallen på mappstrukturen för årsakten finns att kopieras under G:

1. Uppdragsbeskrivning 
   Används sällan, information som är specifikt för uppdraget som ej ryms i byråstödet kan sparas ner här. (Tänk på att filerna kan behöva flyttas med till efterföljande årsakt om det är generell info.)
2. Bokslut o deklaration
   Underlag som behövs vid bokslutet.
   Spara löpande ner ex. företagets försäkringsbrev, inventarieköp, och periodiseringar när de dyker upp under året. I samband med bokslutsmånaden görs en genomgång av dokumenten här, och ev komplettering sker i samband med förberedelse av bokslutet. 
3. Löpande avstämning
   Balans & resultatrapport sparas ner för varje bokföringsperiod vilket för AB alltid är månadvis, för enskild näringsverksamhet kan det ske kvartalsvis. Rapporterna ska vara avstämda med markeringar och kommentarer.
   Även kontantkassarapport sparas ner här för de kunder som hanterar kontanter, och i de fall det finns andra dokument som styrker avstämningen sparas dessa också ner här.
4. Kontoutdrag - bank
   Beroende på bokföringsperiod så sparar man ner bankkontoutdraget månad/kvartal/årsvis. Döp filen till period ex 202501, eller 202501-03 för kvartal. Kontoutdraget används som prickex vid bokföring.
5. Kontoutdrag - skatteverket
   Beroende på bokföringsperiod så sparar man ner skattekontoutdraget månad/kvartal/årsvis. Döp filen till period ex 202501, eller 202501-03 för kvartal.
6. Skattedeklarationer
   Här sparar vi ner skattedeklarationer från programmen, samt kvittenser på moms- och AGI-deklarationer. Döp filerna till skattedeklaration/kvittens moms/kvittens AGI samt deklarationsdatum. (även ev rättelser sparas ner här)
7. Kundkorrespondens
   Underlag på viktig information som kommunicerats med kunden. Det kan vara ett mail där vi förklarat för kunden hur vi rekommenderar att något ska bokföras, men kunden svarat att hen vill att det ska göras på ett annat sätt. Mer utförlig/ingående information kring flik 7 hittar ni i en separat artikel här.
8. Löner kontrolluppgifter
   Här sparar vi ner lönebesked och lönejournal ner varje månad. Döp filerna till lönebesked/lönejournal samt utbetalningsdatum.
   Sköter löneavdelningen lönerna så finns en separat Årsakt Lön, och då blir denna flik tom.
9. "Tom flik"
   Kan vid behov användas som reservflik beroende på kundens verksamhet, döp fliken själv efter behov.
   Några exempel:
   Restaurangrapport, för kunder som lämnar Restaurangrapport årligen. Här sparar vi ner kopior på Systembolagskvitton, dvs underlag på inköp av alkohol som vi ej får färdiga volymrapporter ifrån.
   SIE-filer, för dagskassor som läses in bokföringen.
   ROT, spara ner kvittenser på rot-ansökningar.